Untuk melayani anggotanya dengan lebih baik, Elevations Credit Union mencari alat untuk mendukung misinya menjadi organisasi yang digerakkan oleh proses dengan mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan menggunakan kembali prosesnya.

Elevations menggunakan penawaran berbasis cloud IBM Blueworks Live untuk mendokumentasikan dan menghubungkan proses, sehingga mendapatkan pemahaman yang lebih komprehensif mengenai prosedur-prosedur yang saling bergantung.

Meskipun banyak organisasi harus berkompromi antara faktor-faktor yang saling bersaing seperti kesuksesan finansial dan kepuasan anggota, Elevations memahami bahwa mencapai keunggulan proses adalah salah satu cara yang paling pasti untuk menghilangkan kebutuhan berkompromi. Dengan menyadari pentingnya pendekatan yang disiplin terhadap keunggulan proses, Elevations memutuskan untuk mengikuti penghargaan bergengsi Malcolm Baldrige National Quality Award, yang mengakui keunggulan dalam tujuh aspek utama: kepemimpinan; perencanaan strategis; fokus pada pelanggan; pengukuran, analisis, dan manajemen pengetahuan; fokus pada tenaga kerja; fokus pada operasi; dan hasil. Untuk membantu organisasi mencapai tujuan tersebut, Chief Executive Officer-nya pertama-tama berfokus pada Penghargaan Colorado Performance Excellence (CPEx), yang memberikan penghargaan kepada organisasi yang berhasil menerapkan kriteria Baldrige untuk keunggulan kinerja. Penghargaan CPEx merupakan batu loncatan yang sempurna untuk bersaing, dan untuk dapat memenangkan Penghargaan Baldrige.

Ketika Elevations menanyai timnya tentang proses yang ada, mereka menyadari bahwa banyak dari mereka yang tidak memiliki dokumentasi dasar tentang proses mereka, apalagi pemahaman tentang bagaimana banyak proses di dalam organisasi yang saling bergantung satu sama lain. "Tantangan terbesar yang kami hadapi adalah mencoba membantu orang-orang memahami bahwa semua proses dalam organisasi saling terkait. Dengan kata lain, output saya adalah input Anda, dan input saya adalah output Anda. Kami menyadari bahwa kami harus mulai memetakan semua proses kami," ujar Carla Wolfe, Wakil Presiden Keunggulan Kinerja Perusahaan di Elevations Credit Union.

Elevations mencari solusi untuk mendukung ekspektasi tinggi atas inisiatif perbaikan prosesnya. “Kami perlu menemukan alat yang memungkinkan orang untuk masuk dan benar-benar melihat proses satu sama lain dan bekerja secara kolaboratif. Jadi kami mulai melakukan sedikit riset pada berbagai jenis sistem yang ada. Segera setelah kami menemukan IBM Blueworks Live, kami segera menyadari bahwa kesederhanaannya akan memungkinkan banyak orang untuk berpartisipasi dengan cepat," kata Wolfe.

Elevations menggunakan penawaran Blueworks Live untuk membangun peta proses perusahaan menyeluruh dengan semua proses organisasi dibagi ke dalam kategori. "Kami meminta orang-orang kami membuat diagram tingkat tinggi yang sederhana untuk menjawab pertanyaan tentang setiap proses, seperti apa inputnya, apa outputnya? Proses apa lagi yang harus kita pikirkan? Semuanya dicakup di dalam Blueworks Live. Dan kami menyelesaikan banyak pekerjaan dengan sangat cepat,” kata Wolfe.

Dengan menggunakan penawaran Blueworks Live, staf Elevations dengan cepat memperoleh pemahaman yang lebih jelas tentang pentingnya berbagai proses dan bagaimana mereka terhubung. Ini menciptakan proses aliran nilai, yang menunjukkan dari sudut pandang yang lebih strategis bagaimana mendapatkan dari kebutuhan anggota untuk benar-benar memuaskan kebutuhan itu dan kemudian mengukur masukan yang diterima.

Dengan menggunakan insight dari penawaran Blueworks Live, Elevations menyesuaikan prosesnya untuk meningkatkan tingkat kepuasan anggota. Sebagai contoh, Elevations menggunakan proses masukan anggotanya untuk menunjukkan bahwa penundaan antara pengajuan aplikasi pinjaman online dan penerimaan tanggapan membuat anggota frustrasi. Organisasi kemudian dengan cepat membangun proses pengajuan aplikasi pinjaman yang lebih baik. Di masa lalu, penjamin emisi meninjau setiap aplikasi pinjaman, yang memakan waktu dua hari kerja atau lebih. Sekarang, jika aplikasi pinjaman memenuhi persyaratan penjaminan standar, anggota akan menerima jawaban langsung, dan hanya pinjaman yang tidak memenuhi persyaratan yang perlu ditinjau oleh penjamin emisi. Organisasi juga merekayasa ulang proses hipoteknya. Dengan menggunakan penawaran Blueworks Live, Elevations mengidentifikasi titik-titik redundansi dan kemacetan dalam proses, sehingga menghasilkan lebih dari 50 persen pengurangan waktu siklus dan peningkatan peringkat kepuasan anggota. Selain itu, Elevations menyiapkan proses baru untuk memastikannya berkomunikasi dengan para anggota selama proses hipotek.

Hanya satu tahun setelah meluncurkan inisiatif peningkatan prosesnya, Elevations mengajukan permohonan untuk mendapatkan penghargaan CPEx Award dan menang. "Kami tidak pernah menyangka bahwa dalam waktu satu tahun kami bisa mendaftar dan memenangkan Penghargaan Colorado Performance Excellence tingkat Timberline. Mereka memberikan pujian yang luar biasa untuk arsitektur kami dan cara kami menggunakan Blueworks Live untuk membangun repositori proses kami," ujar Wolfe. "Saya merasa seperti Blueworks Live berdiri di podium bersama kami saat menerima penghargaan, karena saya tidak tahu bagaimana kami bisa melakukannya jika tidak demikian."

Elevations kemudian mengincar penghargaan bergengsi Malcolm Baldrige National Quality, sebuah penghargaan yang dianugerahkan setiap tahun oleh presiden Amerika Serikat dan National Institute of Standards and Technology (NIST) kepada sejumlah kecil organisasi di Amerika Serikat yang menunjukkan tingkat keunggulan kinerja tertinggi. Pada tanggal 10 November 2014, Elevations menerima telepon ucapan selamat dari Menteri Perdagangan AS Penny Pritzker yang memberitahukan bahwa perusahaan telah memenangkan penghargaan tersebut. Pada bulan April 2015, Wolfe dan perwakilan serikat kredit lainnya menerima penghargaan tersebut pada konferensi tahunan Quest for Excellence di Baltimore, Maryland.

Elevations mengantisipasi bahwa penawaran Blueworks Live akan membantu memungkinkannya untuk terus meluncurkan inovasi proses di seluruh organisasi. "Sekarang saya pikir orang-orang benar-benar secara holistik memahami bahwa begitu mereka memahami proses mereka dan bagaimana mereka melakukan sesuatu, pada dasarnya mereka memiliki kunci keberhasilan. Mereka bisa melakukan apa saja. Mereka dapat melihat bagian mana pun dari organisasi dan meningkatkan apa pun yang mereka pilih untuk ditingkatkan," kata Wolfe.

Elevations Credit Union (tautan berada di luar ibm.com) adalah salah satu serikat kredit terbesar yang melayani daerah Boulder dan Broomfield di Colorado. Didirikan pada tahun 1952 dengan aset kurang dari USD100, organisasi ini sekarang memiliki aset lebih dari USD1,6 miliar. Elevations menyediakan berbagai produk dan layanan keuangan kepada 115.000 anggotanya, termasuk rekening giro dan tabungan; pinjaman mobil, pinjaman mahasiswa dan bisnis; hipotek; home equity lines of credit (HELOC); dan kartu kredit. Organisasi ini juga memiliki penasihat keuangan untuk membantu para anggotanya dalam perencanaan keuangan, seperti investasi, perencanaan pensiun, strategi pendapatan, dan perencanaan pengalihan kekayaan.