Salah satu penyedia tenaga listrik besar dan terdiversifikasi di AS mengetahui bahwa mereka memiliki masalah dengan pembelian tak terencana dan berniat untuk mengatasinya. Hal ini berarti menelusuri data pembelian historis untuk mendapatkan pemahaman terperinci tentang di mana penyimpangan itu terjadi, dan dari sana, cakupan masalah yang sebenarnya akan ditangani. Perusahaan ini beralih ke myInvenio, sebuah Perusahaan IBM, untuk menerapkan analisis proses.

Dengan menggunakan IBM® Process Mining, alat bantu penemuan dan pemodelan proses yang merupakan bagian dari solusi IBM Cloud Pak® for Business Automation, tim ini bekerja sama dengan manajer pengadaan perusahaan. Pada bagian pertama proyek, tim menangkap aliran data selama kurang lebih satu tahun dari Modul Pembelian dari rangkaian IBM Maximo® Utilities, platform manajemen aset inti perusahaan. Alur tersebut terutama melibatkan departemen pembelian dan akuntansi gudang perusahaan, yang mencakup beberapa lini bisnis (LoB).

Setelah data dimasukkan ke dalam IBM Process Mining, model berbasis AI yang mendasarinya memecah semuanya menjadi peta yang jelas dari setiap langkah proses P2P - mulai dari permintaan dan PO hingga penerimaan dan pembuatan faktur - untuk setiap LoB. Bagi Manajer Pembelian, nilai dari model-model ini bukan hanya kemampuan mereka untuk menunjukkan masalah dengan alur "apa adanya" yang ada, tetapi juga kemampuan mereka untuk melihat langsung, berdasarkan data, seperti apa proses yang ideal, yang sering disebut sebagai jalur yang bahagia. "Kami mendapatkan pandangan tentang apa yang sebenarnya terjadi di seluruh proses P2P kami yang tidak pernah kami dapatkan sebelumnya," jelasnya. "Dan hal ini juga memberikan kami perspektif yang lebih objektif tentang seperti apa proses dasar yang optimal, bukan dari para pakar proses, tetapi dari data itu sendiri."

Di antara hasil utama model ini adalah temuan bahwa hanya 20% dari aktivitas pembelian yang berhubungan dengan material-pembelian suku cadang dan sejenisnya-mengikuti jalur pengadaan yang optimal. Untuk 80% aktivitas yang tidak sesuai dengan jalur bahagia, rata-rata waktu tunggu pesanan lebih dari 30% lebih lama, sebagian besar disebabkan oleh waktu ekstra yang dihabiskan untuk pencocokan faktur dan pengerjaan ulang pesanan.

Pengadaan layanan berjalan sedikit lebih baik. Sementara model IBM Process Mining hanya menemukan 10 langkah dalam jalur proses optimal, rata-rata jalur yang tidak sesuai ditemukan hampir 30 langkah. Bagi Manajer Pembelian, mengetahui alasannya menjadi sebuah momen yang sangat berharga. "Kami tahu bahwa pengerjaan ulang pesanan adalah masalah yang signifikan," katanya. "Namun fakta bahwa lebih dari 50% pesanan pengadaan layanan membutuhkannya merupakan kejutan yang nyata, dan data menunjukkan bahwa hal itu nyata."

Proyek yang dilakukan oleh penyedia tenaga listrik ini berhasil mencapai tujuannya: memetakan bagaimana pengadaan barang dan jasa yang sebenarnya terjadi, beserta dampaknya terhadap metrik kinerja utamanya. Seperti yang dilihat oleh Manajer Pembelian, signifikansi sebenarnya dari proyek ini terletak pada panduan yang dapat diberikan kepada upaya transformasi proses perusahaan. "Dengan menggunakan data nyata dan AI untuk memetakan alur proses pengadaan kami, kami juga telah memperoleh apa yang disebut sebagai peta jalan potensial untuk mentransformasikannya," katanya. "Tindakan ini memberi kami kerangka kerja yang ketat untuk memahami di mana kami harus fokus untuk meningkatkan - dan, jika memungkinkan, mengotomatiskan - berbagai elemen aliran proses."

Dan hal ini membawa kita kembali pada hal yang paling penting bagi penyedia tenaga listrik: menyediakan tenaga listrik yang aman dan dapat diandalkan bagi para pelanggannya. Dengan kata lain, praktik pengadaan yang baik - yang efisien, terstandardisasi dan hemat biaya - sesuai dengan strategi manajemen aset yang lebih luas.

Pada tataran praktis, Manajer Pembelian menunjukkan, wawasan proses berbasis data membantu menjelaskan alasan untuk mengejar inisiatif transformasi. "Dengan kerangka kerja pemodelan proses dinamis yang didukung AI, kami dapat mensimulasikan cara pengurangan proses yang tidak sesuai dapat mengurangi waktu tunggu rata-rata untuk memesan suku cadang," jelasnya. "Itu adalah pesan yang kuat dalam kasus bisnis, dan itulah mengapa solusi IBM Process Mining adalah alat yang sangat kuat."

Berbasis di Amerika Serikat, perusahaan energi ini melayani jutaan pelanggan ritel perumahan, komersial, dan industri di beberapa negara bagian, termasuk beberapa pasar listrik yang paling kompetitif.

Klien yang ditampilkan dalam studi kasus ini awalnya bekerja sama dengan myInvenio yang mulai menjalankan bisnis sebagai IBM pada tanggal 1 Agustus 2021. Produk myInvenio dalam studi kasus ini, myInvenio Process Mining, sekarang dikenal sebagai IBM Process Mining.