Dalam misinya untuk mengatasi penyebab kemiskinan, meningkatkan peluang hidup anak-anak, dan membantu orang mencapai kemandirian finansial, Departemen Pekerjaan dan Pensiun (DWP) memberikan dukungan dan panduan bagi lebih dari 20 juta orang di seluruh Inggris.
Bagi banyak warga ini, layanan DWP sangat penting untuk membantu mereka mengatasi kesulitan keuangan dan mengembalikan kehidupan mereka ke jalurnya. Akibatnya, sangat penting bahwa sistem dan proses DWP cukup kuat untuk memastikan bahwa pensiun dan tunjangan dibayarkan dengan benar dan tepat waktu kepada setiap penggugat.
Guna memastikan bahwa infrastruktur nasional yang penting tetap sesuai dengan tujuan saat ini dan di masa depan, DWP harus dapat mengembangkan sistem dan prosesnya agar selaras dengan kebijakan pemerintah dan kebutuhan masyarakat.
Departemen ini ingin meningkatkan ketangkasan dengan mengadopsi metode baru dalam merancang, menyediakan, dan mengelola aplikasi dalam infrastruktur cloud publik dan pribadi yang fleksibel.
Pendekatan modern terhadap manajemen TI ini akan memberdayakan DWP untuk mengembangkan dan memberikan layanan digital yang benar-benar berkelas dunia untuk mendukung warga dan memperkuat ekonomi Inggris.
Menghemat jam kerja pengguna
1 juta jam kerja pengguna yang dihemat dengan mengurangi insiden besar per bulan sebesar 73%
Migrasi aplikasi
60+ Aplikasi penting dimigrasikan ke cloud pribadi yang baru
Migrasi server
1.500+ Server dimigrasikan ke cloud pribadi baru
DWP menyadari bahwa transformasi perlu dilakukan dalam dua tahap. Pertama, mereka perlu mendapatkan kembali kendali atas IT dari penyedia pihak ketiga yang telah mendukung sistem selama beberapa tahun. Kedua, mereka perlu merekayasa ulang proses manajemen TI dan melatih tim internalnya untuk mendorong perubahan—sebuah inisiatif yang secara internal dikenal sebagai "Layanan Kelas Dunia."
Sebagai langkah pertama, tim DWP memutuskan untuk melibatkan IBM Consulting untuk membangun arsitektur cloud hybrid baru yang akan memungkinkan DWP untuk meng-host sistem yang paling penting dan data sensitif dalam lingkungan cloud pribadi yang kaya keamanan, sementara juga memanfaatkan layanan cloud publik jika sesuai untuk meningkatkan kelincahan dan efisiensi biaya.
Dengan memanfaatkan fasilitas yang disediakan oleh Crown Hosting Services, tim DWP dan IBM membangun dan menyediakan dua pusat data baru yang canggih, yang terhubung dengan pusat data DWP yang sudah ada dan telah teruji sepenuhnya untuk memastikan ketersediaan dan ketahanan yang tinggi. Infrastruktur baru ini sepenuhnya tervirtualisasi dan dikonfigurasikan sebagai cloud pribadi, memberikan fleksibilitas yang jauh lebih besar daripada model sebelumnya, yang terutama menjalankan aplikasi pada server fisik yang terpisah.
Dengan infrastruktur yang ada, tim mulai memigrasikan aplikasi-aplikasi penting DWP ke pusat data yang baru, dengan menggunakan metode migrasi pusat data IBM yang telah teruji dan terbukti. Kumpulan aplikasi yang lebih besar dan lebih kompleks dimigrasikan dalam serangkaian gelombang, sementara aplikasi yang lebih kecil, tidak terlalu penting atau berisiko lebih rendah dipindahkan satu per satu menggunakan pendekatan konveyor.
Tim mempertimbangkan kebutuhan unik dari setiap sistem terhadap rentang waktu yang menantang, virtualisasi, penerapan ulang, perbaikan atau penggantian aplikasi yang sesuai untuk meningkatkan kinerja dan stabilitas sekaligus mengurangi biaya infrastruktur.
Tim menyampaikan rencana migrasi dengan kecepatan cepat selama sepuluh bulan, memindahkan total lebih dari 60 aplikasi ke 1.500 virtual servers. Dengan arsitektur cloud pribadi yang sangat dapat diskalakan dan didukung oleh penyimpanan empat petabyte, pusat data yang baru kini memiliki kapasitas untuk mendukung beban kerja DWP selama bertahun-tahun ke depan.
Pindah ke pusat data baru berarti DWP kini memiliki infrastruktur modern yang dibutuhkan untuk mengambil kendali lebih besar atas strategi TI-nya. Namun, untuk merasakan manfaat penuh, organisasi juga perlu merekayasa ulang praktik manajemen layanan TI-nya. Oleh karena itu, tahap kedua dari keterlibatan DWP dengan IBM difokuskan pada analisis proses, identifikasi masalah, pelatihan tim TI internal DWP, dan penyusunan kerangka kerja untuk mendorong peningkatan yang berkelanjutan.
Sebagai contoh, salah satu tujuan utamanya adalah untuk mengurangi jumlah jam kerja pengguna yang hilang—yaitu, jumlah staf yang terkena dampak pemadaman sistem dikalikan dengan durasi pemadaman. Tim ini meneliti penyebab utama gangguan, mengidentifikasi titik-titik utama dan memperkenalkan praktik manajemen baru—misalnya, melakukan penilaian teknis dan risiko untuk semua perubahan, membuat model yang lebih akurat untuk mengklasifikasikan tingkat keparahan insiden, dan menggunakan alat pemantauan proaktif untuk membantu mengidentifikasi potensi masalah sebelum menyebabkan gangguan yang nyata.
Adalah penting bahwa tim DWP harus segera memperoleh keterampilan untuk menerapkan perubahan ini sendiri dan menjadi mandiri dalam mengelola lingkungan ke depan. Oleh karena itu, tim IBM berfokus pada memungkinkan DWP untuk merencanakan dan melaksanakan transformasi: memberikan metodologi dan contoh praktik terbaik, mendefinisikan produk kerja, menciptakan backlog dan memberdayakan tim DWP untuk memberikan perubahan secara mandiri. Semua komunikasi menekankan fakta bahwa DWP mendorong dan mengendalikan seluruh program kerja, dan bahwa tanggung jawab atas inisiatif dan kredit untuk keberhasilannya akan diberikan kepada tim DWP yang terlibat.
DWP melihat Layanan Kelas Dunia sebagai inisiatif berkelanjutan untuk peningkatan berkelanjutan, bukan program satu kali. Dalam bekerja sama dengan IBM, departemen ini telah mengadopsi praktik-praktik yang membantu meningkatkan manajemen layanan TI, meningkatkan kemandirian, dan mempercepat transformasi—sehingga dalam hitungan bulan berhasil mencapai apa yang mungkin membutuhkan waktu bertahun-tahun tanpa pendekatan baru ini.
Saat ini, DWP memiliki infrastruktur TI dan serangkaian praktik manajemen TI yang sepenuhnya sesuai untuk masa depan. Keberhasilan pelaksanaan kedua fase inisiatif transformasi tersebut telah memberikan dampak langsung dan mendalam pada stabilitas sistem DWP, yang pada gilirannya memungkinkan peningkatan produktivitas yang signifikan.
Sebagai contoh, DWP memperkirakan bahwa sejak dimulainya inisiatif ini, mereka telah mengurangi jumlah insiden besar di seluruh area TI mereka sebesar 73%. Hal ini telah mengurangi jam kerja pengguna yang hilang dari 2% menjadi hanya 0,03%, peningkatan hampir dua kali lipat yang telah menghemat lebih dari satu juta jam kerja pengguna untuk departemen tersebut.
Selain itu, selama bulan Mei 2019, DWP mencapai target sebulan penuh tanpa penghentian produksi, sebuah pencapaian yang belum pernah terjadi sebelumnya dan hampir tidak terpikirkan dengan infrastruktur dan proses pendukung yang ada sebelumnya. Ini bukan hanya metrik penting bagi tim TI, tetapi juga menunjukkan peningkatan nyata dalam kualitas layanan bagi staf DWP dan masyarakat yang mereka layani.
Dengan mengambil kendali atas area TI-nya sendiri, DWP juga telah membebaskan diri dari kendala komersial dan teknis yang selama ini menghalangi mereka untuk mendorong perubahan. Hasilnya, terjadi peningkatan sebesar 600% dalam penyampaian perubahan yang signifikan, dan tingkat keberhasilan perubahan meningkat menjadi lebih dari 99,5%.
Yang paling penting, pendekatan inisiatif transformasi yang berpusat pada warga dan pengguna berarti bahwa DWP tidak hanya menggunakan uang publik secara lebih efektif, tetapi juga dapat berfokus pada penyediaan layanan yang lebih efisien, inovatif, dan ramah pengguna kepada orang-orang yang paling membutuhkannya. Sebagai hasilnya, inisiatif ini diakui di MCA Awards 2020 (tautan berada di luar ibm.com), dan mendapatkan pujian yang tinggi dalam kategori "Peningkatan Kinerja di Sektor Publik".
Melalui kolaborasi dan kerja sama tim dengan IBM, DWP telah mampu mengendalikan takdir TI-nya sendiri dan menempatkan infrastruktur nasionalnya yang penting pada pijakan yang kuat untuk masa depan. Departemen ini sekarang memiliki kebebasan untuk mentransformasi layanannya untuk mengimplementasikan kebijakan pemerintah dan memenuhi kebutuhan warga di tahun-tahun mendatang.
Department for Work and Pensions (tautan berada di luar ibm.com) adalah departemen pemerintah Inggris yang bertanggung jawab atas kebijakan kesejahteraan, pensiun, dan pemeliharaan anak. Departemen ini mengelola dan memberikan berbagai tunjangan usia kerja, disabilitas, dan kesehatan kepada sekitar 20 juta orang.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Maret 2021.
IBM, logo IBM, dan ibm.com adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di ibm.com/legal/copyright-trademark.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.
Pernyataan Praktik Keamanan yang Baik: Keamanan sistem IT mencakup perlindungan sistem dan informasi melalui pencegahan, deteksi, dan respons terhadap akses yang tidak semestinya dari dalam dan luar perusahaan Anda. Akses yang tidak tepat dapat mengakibatkan informasi diubah, dihancurkan, disalahgunakan, atau disalahgunakan, atau dapat mengakibatkan kerusakan atau penyalahgunaan sistem Anda, termasuk untuk digunakan dalam serangan terhadap pihak lain. Tidak ada sistem atau produk IT yang bisa dianggap sepenuhnya aman dan tidak ada satu pun produk, layanan, atau tindakan keamanan yang bisa sepenuhnya efektif dalam mencegah penggunaan atau akses yang tidak semestinya. Sistem, produk, dan layanan IBM dirancang untuk menjadi bagian dari pendekatan keamanan yang sesuai hukum dan komprehensif, yang akan melibatkan prosedur operasional tambahan, dan mungkin memerlukan sistem, produk, atau layanan lain agar lebih efektif. IBM TIDAK MENJAMIN BAHWA SISTEM, PRODUK, ATAU LAYANAN APA PUN KEBAL DARI, ATAU AKAN MEMBUAT PERUSAHAAN ANDA KEBAL DARI, TINDAKAN JAHAT ATAU ILEGAL DARI PIHAK MANA PUN.