Semua sekolah memerlukan strategi manajemen fasilitas yang sesuai sebelum mereka dapat beroperasi secara efisien, dan sementara manajemen fasilitas dapat memakan waktu dan mahal, itu bisa dihindari. Dengan menemukan dan melengkapi situs dengan perangkat lunak pemeliharaan yang tepat.
Di Cornell University, divisi Fasilitas dan Layanan Kampus mengawasi layanan fasilitas dan mengelola administrasi tugas-tugas pemeliharaan besar dan kecil. Ketika sekolah didirikan, hanya ada dua bangunan di kampus. Maju cepat ke masa kini, dan kampus utama saja memiliki lebih dari 700 gedung dan fasilitas tempat pemeliharaan dilakukan, itu perlu koordinasi tinggi, tetapi tidak terjadi dalam semalam. Pada tahun 2000, Cornell mencari alat bantu bagi penyedia layanan fasilitas untuk mengelola, menerima, mengatur, memprioritaskan, menjadwalkan, dan melakukan kepatuhan, pemeliharaan, atau pekerjaan proyek.
“Awalnya kami mencari sistem pemeliharaan preventif yang lebih kuat untuk tim manajemen fasilitas dan grup departemen utilitas kami,” jelas Jocelyn Becraft, Associate Director dalam departemen Manajemen Fasilitas Cornell. “Pada saat itu, sistem lama kami melibatkan tiket kertas cetak pada kertas berlubang khusus dengan tiga kolom. Potongan-potongan tersebut akan masuk ke tiga area terpisah dan bahkan memiliki tanda air untuk area khusus di Fasilitas yang diberi kode oleh grup IT lokal.”
Selain ketidaknyamanan yang ditimbulkan oleh tiket kertas, terdapat ketidaknyamanan dalam penggunaan peralatan di seluruh departemen Manajemen Fasilitas. Sementara tim pemeliharaan preventif memiliki solusi mobile seperti laptop, karyawan pemeliharaan korektif tidak.
Universitas ini meminta panduan dari IBM tentang cara menerapkan program pemeliharaan preventif yang berfokus pada konservasi dan memilih solusi IBM® Maximo® Application Suite.
“Saat itu, ini adalah hal yang sederhana dalam arti apa yang kami inginkan, program pemeliharaan preventif yang sangat kuat. Untuk grup utilitas, kami ingin seluruh operasi pabrik mereka dikelola sepenuhnya dan kemampuan untuk memasukkan data yang diambil untuk itu, dari Maximo, jelas Becraft, “sehingga mereka kemudian dapat melakukan prakiraan atau kebutuhan sumber daya, baik sumber daya manusia maupun material.”
Dari 5 menjadi 2 karyawan
Pengembang IT yang memelihara sistem berkurang dari 5 menjadi 2 karyawan, sehingga tim dapat mengalihkan pengembang ke area penting lainnya.
800+ permintaan
Maximo dapat secara efisien memungkinkan penanganan 800+ permintaan layanan setiap hari.
Pada tahun 2020, sekolah ini mengalami perluasan gedung dan fasilitas berskala besar, namun solusi selulernya tidak sebanding dengan perubahan yang diusulkan. Departemen Manajemen Fasilitas ingin meningkatkan lingkungan selulernya dengan perangkat lunak baru dan mengimplementasikan kembali versi terbaru Maximo di pasar. Proyek ini akan memberikan tim pemeliharaan kemampuan untuk melacak kondisi aset dan anomali secara lebih efisien, menggunakan pemantauan jarak jauh, menempatkan solusi seluler di tangan semua personel fasilitasnya dan memungkinkan akses ke data ketika tidak ada jaringan.
Tim juga menginginkan platform baru yang dapat disesuaikan dan memungkinkan alat-alat pengembangan yang sudah ada untuk digabungkan. Kemampuan tersebut akan memudahkan transisi bagi karyawan tanpa memerlukan waktu pelatihan tambahan untuk mempelajari alat baru. Cornell meminta bantuan konsultasi dari IBM untuk fase berikutnya dari perbaikan platform pemeliharaannya.
“Kami tidak memiliki banyak pengalaman in-house dengan penerapan sistem baru. Itu Maximo, tapi tidak seperti yang sekarang ini. Alat itu masih jauh lebih kuat daripada alat internal yang biasa kami gunakan,” ujar Becraft. “Kami juga meluangkan banyak waktu untuk menstandarkan nama-nama di seluruh bagian, seperti unit penanganan udara. Ada begitu banyak komponen standarisasi, dan kami akan menyatukan semuanya di bawah satu judul sistem dan merekam data. Namun kami membutuhkan bantuan untuk memahami secara detail apa yang ingin kami lakukan, serta praktik terbaik untuk rencana kerja untuk jenis aset dan sumber daya yang kami miliki.”
Dengan bantuan konsultasi dari IBM, tim Cornell mengintegrasikan sistem lama ke dalam versi terbaru Maximo bersama dengan solusi mobile baru yang memungkinkan lebih banyak pengguna. Sebuah program pelatihan dibuat untuk karyawan, dan dalam beberapa bulan, basis pengguna tumbuh dari 10 pengguna percontohan menjadi 260 pengguna.
“Itu adalah kemenangan besar bagi kami karena semua yang perlu kami lakukan di Maximo bisa kami lakukan di solusi seluler,” jelas Becraft. “Itu tidak memiliki basis data sendiri yang terpisah dari Maximo; tetapi merupakan perpanjangan dari Maximo.”
Manfaat Maximo pada perangkat seluler meliputi:
- Pemantauan jarak jauh dari semua operasi
- Dukungan AI dalam operasi untuk mendeteksi anomali
- Ruang kerja yang lebih aman untuk semua orang
- Manajemen pemeliharaan, kapan saja, di mana saja
- Peningkatan produktivitas bagi teknisi
- Pengetahuan yang ditingkatkan bagi tim untuk lebih memahami dan bertindak atas kesehatan aset
Ketika pandemi COVID-19 menutup Cornell pada tahun 2020 dan kampus dikosongkan dari mahasiswa dan staf, kebutuhan akan manajemen dan pemeliharaan fasilitas tidak berhenti. Meskipun ada fungsionalitas offline dalam sistem baru ini, sebagian besar pengguna harus berada di kampus untuk menggunakannya sambil berbagi perangkat, tetapi hal itu tidak lagi memungkinkan. Kebutuhan untuk mendorong lebih banyak lisensi Maximo dan perangkat seluler menjadi lebih menonjol.
Sebelum COVID-19, tidak semua orang di dalam Fasilitas memiliki perangkat seluler. Pelukis, misalnya, tidak memerlukan akses ke Maximo sebelum pandemi. Mereka akan mengisi slip, menyerahkannya kepada koordinator administrasi, dan waktu serta perintah kerja mereka akan dimasukkan. Namun, dengan staf administrasi yang berada di luar kampus dan tidak dapat mencatat jam kerja, pelaporan tenaga kerja yang akurat menjadi lebih sulit untuk dilakukan.
“Ketika Covid melanda, kami tidak memiliki banyak staf di kampus dan catatan kerja menjadi penting bagi kami dalam memahami di mana seseorang berhenti bekerja. Selain itu, dengan orang-orang yang perlu mengambil cuti sakit untuk waktu yang lama, kami perlu tahu di mana teknisi lain dapat melanjutkan tugas orang tersebut,” kata Kristi Cooley, Manajer IT di Cornell. “Kami juga harus memikirkan keselamatan, menjaga karyawan tetap terpisah secara fisik dan tidak lagi berbagi perangkat.”
Akses ke Maximo dan seluler membantu teknisi mengatasi keadaan darurat secara real time. Pengguna dapat berada di lapangan mengerjakan satu hal dan memiliki akses ke perintah kerja langsung yang masuk. Mereka dapat mengambil alih atau menugaskan kembali tugas tersebut kepada seseorang di lokasi yang lebih baik atau dengan sumber daya yang lebih tepat untuk melakukannya, meskipun itu adalah tim di zona lain.
“Dengan adanya COVID 19, kami perlu melakukan pendekatan yang efisien untuk pemeliharaan dan berbagai jenis pekerjaan yang menjadi tanggung jawab kami,” jelas Becraft. “Kami memiliki kepemimpinan baru di divisi kami yang percaya pada pengambilan keputusan berbasis data. Kami membutuhkan sistem untuk memberi kami jawaban yang tidak bisa dilakukan orang lain. Kepemimpinan mulai melihat apa yang ada di setiap perintah kerja dan siapa yang ditugaskan untuk tim itu dan yang lainnya. “Apakah mereka perlu berbagi sumber daya? Jika satu tim memiliki backlog yang signifikan di satu zona, bisakah seseorang di zona lain menawarkan dukungan untuk membantu mereka keluar dari backlog?”
Sebelumnya, Cornell menggunakan Maximo sebagai pengiriman pekerjaan dan sistem penagihan. Sekarang, ini juga digunakan sebagai alat bantu manajemen kerja untuk memperkirakan pemeliharaan preventif dan mengintegrasikan pemeliharaan korektif dan pekerjaan proyek. Pembaruan terkini, diaktifkan oleh Maximo, mendukung 800+ permintaan layanan setiap hari dan menghadirkan efisiensi dan pengoptimalan. Ini menghilangkan proses manual yang berlebihan dan kertas berlubang khusus yang mahal serta meningkatkan layanan pelanggan dan dukungan kepada pengguna Maximo.
“Kami benar-benar tanpa kertas sebagai hasil dari Maximo,” tambah Becraft. "Tidak ada yang menggunakan kertas untuk apa pun yang berhubungan dengan pekerjaan atau proyek pemeliharaan, dan kami dapat menjadi organisasi pemeliharaan yang lebih berkelas karena semua informasi yang dapat kami simpan dalam satu sistem tentang semua gedung dan semua sistem di dalamnya."
Tim administrasi sekarang dapat mengalokasikan sumber daya seperti kebutuhan personel dengan lebih efisien. Yang dulunya membutuhkan lima pengembang IT, kini dikelola oleh dua orang, sehingga tim dapat mengalihkan karyawan ke area penting lainnya. Hingga saat ini, jumlah lisensi dan perangkat seluler saat ini telah melonjak menjadi 377 pengguna.
Penghematan biaya tambahan, hanya dalam sisi inspeksi, telah membuktikannya. Lingkungan baru ini menyediakan pengganti untuk solusi pemeriksaan mandiri, sehingga tidak perlu lagi memfasilitasi pertukaran data Maximo ke sistem tersebut secara terus-menerus. Komponen kepatuhan dan regulasi Maximo juga telah meningkatkan efisiensi departemen pemeliharaan universitas.
“Salah satu hal yang kami sukai adalah modul inspeksi baru dari Maximo,” tambah Becraft. “Hanya dalam waktu enam bulan terakhir, telah tercipta begitu banyak peluang efisiensi dan efektivitas untuk semua grup kami. Kami sekarang dapat menggunakan Maximo sebagai pengganti catatan kertas untuk pelaporan dan datanya langsung sampai ke aset yang sedang diperiksa.”
Cooley menambahkan: “Kepatuhan adalah bagian besar darinya. Kami memiliki sistem yang dapat melacak semua yang perlu kami lakukan untuk apa yang dibutuhkan oleh agensi yang berbeda. Kami memiliki alat yang memungkinkan untuk berkomunikasi di semua tingkat organisasi dan memberikan tingkat kepercayaan diri dan akuntabilitas dalam pekerjaan. Ini menunjukkan apa yang sebenarnya diperlukan untuk mempertahankan kampus.”
Ke depannya, departemen Manajemen Fasilitas akan terus berupaya untuk menerapkan visi dan standardisasi secara penuh di seluruh fasilitas dalam organisasi untuk menjadi operasi yang lebih berkelanjutan. Salah satu tujuannya adalah untuk membersihkan kampus dari limbah material dan untuk lebih memanfaatkan sumber daya yang sudah ada di lapangan. Universitas berencana untuk meningkatkan Maximo, yang diaktifkan oleh AI, untuk membantu staf lapangannya mengidentifikasi faktor kinerja, meningkatkan keandalan pemeliharaan, dan meningkatkan pemanfaatan aset, sehingga mengurangi biaya pemeliharaan.
“Kami memiliki kantong kesuksesan besar, tetapi kami memiliki area perbaikan di seluruh papan. Namun aset-asetnya, secara umum, telah berkembang pesat,” kata Becraft. “Untuk keberlanjutan, kami sedang mengupayakan optimasi rantai pasokan. Kami menggunakan sistem ini untuk membantu kami agar tidak perlu menumpuk banyak materi di kampus atau memesan sebelum kami membutuhkannya sehingga kami bisa menyiapkannya. Ini juga ada di peta jalan kami untuk menyambut lebih banyak pengguna dan melakukan perawatan yang lebih prediktif. Kami memiliki sistem otomatisasi gedung baru yang ingin kami integrasikan secara lebih penuh.”
Becraft melanjutkan: “Kami sering kali lebih memperhatikan apa yang masih harus kami lakukan dibandingkan dengan apa yang telah kami capai sejauh ini, tetapi dari awal hingga kami berada di posisi sekarang adalah pertumbuhan yang luar biasa. Apa yang sebenarnya dilakukan Maximo adalah memberi kita kemampuan untuk membuat keputusan berbasis data. Hal ini memungkinkan kami untuk mendapatkan sumber daya yang tepat untuk melakukan apa yang kami butuhkan untuk mendukung universitas dan misinya.”
Terletak di Ithaca, New York, Cornell (tautan berada di luar ibm.com) adalah universitas riset hibah tanah resmi Ivy League swasta yang didirikan pada tahun 1865. Badan kemahasiswaan terdiri dari lebih dari 15.500 mahasiswa sarjana dan 10.000 mahasiswa pascasarjana dari 50 negara bagian di Amerika dan 119 negara. Lembaga ini dibagi menjadi tujuh perguruan tinggi sarjana dan tujuh divisi pascasarjana di kampus utamanya.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2023. IBM Corporation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, September 2023.
IBM, logo IBM, dan Maximo adalah merek dagang dari International Business Machines Corporation, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di ibm.com/legal/copyright-trademark.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Semua contoh klien yang dikutip atau dijelaskan disajikan sebagai ilustrasi tentang cara beberapa klien menggunakan produk IBM dan hasil yang mungkin telah mereka capai. Biaya lingkungan dan karakteristik kinerja yang sebenarnya akan bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi tiap-tiap klien. Hasil yang secara umum diharapkan tidak dapat diberikan karena hasil yang setiap klien dapatkan akan bergantung sepenuhnya pada sistem dan layanan yang dipesan oleh klien. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.