Ketika bisnis asuransi kesehatan perusahaan CNU berkembang pesat, ketergantungan pada analisis tagihan medis secara manual memperlambat waktu penyelesaian dan meningkatkan biaya—mengancam penundaan pembayaran penting.

CNU dapat memproses sekitar 1,3 juta tagihan medis per bulan dengan lebih cepat dan akurat dari sebelumnya, berkat konten yang didigitalkan dan proses otomatis, yang digerakkan oleh peranti lunak IBM Enterprise Content Management.

Central Nacional Unimed (CNU) memasarkan rencana perawatan medis perusahaan, manfaat khusus, dan perawatan khusus kepada beberapa perusahaan terbesar di Brasil. CNU utamanya melayani perusahaan-perusahaan besar nasional, yang beroperasi di minimal tiga negara bagian dan mencakup setidaknya 300 penerima manfaat (baik pemegang polis maupun tertanggung). Perusahaan ini juga bekerja sama dengan sejumlah perusahaan kecil dan menengah. Saat ini, CNU memiliki lebih dari 1,6 juta pelanggan di seluruh Brasil.

Setiap bulannya, CNU memproses rata-rata 1,3 juta tagihan medis atas nama para penerima manfaatnya, di mana 120.000 di antaranya dilengkapi dengan dokumen pendukung. Prosesnya sangat rumit—analis harus mengevaluasi tagihan berdasarkan sejumlah faktor, seperti hari yang dihabiskan untuk perawatan, jenis layanan dan persediaan yang digunakan, diagnosis, dan banyak lagi, untuk menentukan apakah mereka akan membayar seluruh tagihan, sebagian dari tagihan, atau apakah mereka akan menolak tagihan tersebut secara langsung.

Sebelumnya, CNU mengandalkan sebagian besar metode manual untuk mengevaluasi tagihan medis. Tidak hanya prosesnya memakan waktu, metode ini memiliki risiko kesalahan yang tinggi; yang semuanya mengancam untuk mencegah CNU mengganti biaya penyedia layanan kesehatan dengan segera dan akurat.

Dengan volume bisnis yang terus meningkat, CNU tahu era pemrosesan manual askan segera berakhir.

Felipe Garcia Rios, Konsultan Sistem di CNU, menjelaskan lebih lanjut: “Penundaan menjadi semakin sering terjadi, dan biaya meningkat karena kami harus mempekerjakan lebih banyak staf. Kami tidak bisa terus menerus membuang sumber daya pada masalah ini, dan perlu menemukan cara untuk membuat pemrosesan lebih efisien. Hal ini akan memungkinkan kami untuk menganalisis tagihan dengan lebih cepat dan meningkatkan skala untuk menangani beban kerja yang meningkat.”

CNU merombak pendekatannya terhadap pemrosesan tagihan medis, dengan menggunakan solusi IBM Enterprise Content Management untuk mendigitalkan dokumen dan mengotomatisasi alur kerja. Dalam waktu kurang dari enam bulan, perusahaan ini mampu mengubah tumpukan berkas kertas menjadi penyimpanan konten elektronik yang kaya dan memperkenalkan platform manajemen kasus canggih yang merampingkan analisis dan pemrosesan tagihan medis.

Felipe Garcia Rios berkomentar: "Tidak seperti vendor lain, yang hanya bisa menawarkan beberapa solusi titik, IBM mampu memberikan paket lengkap. Kami mendapatkan semua yang kami cari dalam satu platform yang terintegrasi.

Saat ini, ketika CNU menerima tagihan, CNU memindai dokumen tersebut dan menggunakan solusi IBM Datacap untuk secara otomatis menangkap dan mengindeks informasi kunci dari file elektronik. Semua tagihan yang didigitalkan disimpan di tempat penyimpanan IBM FileNet Content Manager pusat.

IBM Case Manager memberi analis satu titik kendali untuk memproses tagihan medis. Dari satu layar, pengguna dapat melihat semua informasi yang terkait dengan item tertentu, termasuk perincian prosedur dan harga, bersama dengan salinan tagihan medis asli itu sendiri. CNU juga telah menetapkan serangkaian alur kerja tugas yang memandu analis melalui setiap langkah yang mereka butuhkan untuk meninjau dan memproses tagihan.

Platform Case Manager terintegrasi dengan lancar bersama FileNet Content Manager dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) inti CNU, memberikan analis akses mudah ke banyak data tentang pembayaran, pelanggan, dan penyedia.

Pendekatan baru CNU untuk penanganan tagihan medis telah meningkatkan produktivitas analis dan memungkinkan mereka untuk bekerja dengan cara yang jauh lebih fleksibel.

“Menjauh dari kertas telah benar-benar mengubah cara orang bekerja,” tegas Felipe Garcia Rios. “Analis kami tidak perlu lagi memburu kotak dan lemari arsip untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan; yang harus mereka lakukan adalah melakukan pencarian sederhana dan konten yang relevan akan muncul di layar komputer mereka. Dan karena banyak orang dapat mengakses dokumen yang sama secara bersamaan, tidak perlu menunggu catatan tertentu, sehingga analis dapat langsung mulai bekerja.”

Dia melanjutkan: “Dengan akses yang lebih mudah ke konten dan proses yang lebih otomatis, analis kami dapat mengelola beban kerja mereka jauh lebih efektif, dan melewati volume pekerjaan yang jauh lebih tinggi daripada sebelumnya.”

Keuntungan efisiensi telah diterjemahkan ke dalam waktu siklus yang lebih pendek dan penghematan biaya yang mengesankan, seperti yang dijelaskan Paulo Januzzi, Director of Healthcare and Exchange: “Sejak memperkenalkan solusi IBM Enterprise Content Management, kami telah mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menganalisis tagihan medis sebesar 35 persen, dan telah mempersingkat waktu pemrosesan rata-rata untuk tagihan sebesar 10 persen. Hasilnya adalah bahwa analis dapat membuat keputusan yang lebih tepat waktu tentang membayar tagihan dan CNU dapat mengganti biaya penyedia layanan kesehatan lebih cepat, membantu kami mempertahankan hubungan positif dengan mitra ini.

“Terlebih lagi, dengan meminimalkan penggunaan kertas dan melakukan perbaikan proses lainnya, kami dapat memotong biaya administrasi hingga 90 persen. Solusi ini telah memberikan dorongan besar bagi laba kami.

Menerima konten dan alur kerja elektronik telah memungkinkan CNU untuk mendobrak hambatan pertumbuhan, sehingga perusahaan dapat meningkatkan operasi untuk mengelola volume bisnis yang terus meningkat tanpa menambah jumlah karyawan.

Catatan Felipe Garcia Rios: “Kami telah membawa pemrosesan tagihan medis ke tingkat berikutnya dengan solusi IBM Enterprise Content Management. Tim bekerja lebih cepat dan lebih akurat, dan kami mampu menangani beban kerja yang jauh lebih tinggi tanpa harus menambah staf. Kami sekarang memiliki fondasi yang kuat yang kami butuhkan untuk terus mengembangkan bisnis kami dan memberikan layanan yang sangat baik secara konsisten kepada para mitra dan pelanggan kami, yang mengandalkan kami untuk mendapatkan akses layanan kesehatan yang hemat biaya.”

Central Nacional Unimed (CNU) (link berada di luar ibm.com) menjual dan mengelola rencana asuransi kesehatan—atas nama koperasi kesehatan terbesar di Unimed Brasil. Didirikan pada tahun 1998, CNU melayani lebih dari 1,67 juta nasabah dan mempekerjakan lebih dari 1.400 orang.