Efek berantai. Dalam budaya pop, ini adalah gagasan yang menunjukkan bahwa perubahan kecil pada kondisi awal dapat memiliki efek mendalam pada sistem yang lebih besar.
Dalam kasus Bureau voor Normalisatie (NBN), yang merupakan organisasi Belgia yang mengembangkan dan menerbitkan standar, perubahan kecil itu datang dalam bentuk bot yang didasarkan pada perangkat lunak IBM® Robotic Process Automation.
Pentingnya standar tidak bisa ditekankan lebih besar lagi.Standar meningkatkan kualitas produk dan layanan.Standar mendorong efisiensi dan memfasilitasi perdagangan.Dan berbagai standar mendukung ekonomi nasional dan perdagangan global, dengan menyamakan kedudukan.Di Belgia sendiri, pengembangan dan publikasi satu standar tambahan secara rata-rata meningkatkan produk domestik bruto (PDB) Belgia sebesar EU 2,04 juta per tahun, menurut studi tahun 2020 yang diterbitkan oleh VUB (Vrije Universiteit Brussel).
Sebagai badan anggota nasional Belgia dari Komite Standardisasi Eropa (CEN), NBN berkontribusi pada pengembangan dan publikasi standar Eropa (EN). CEN rata-rata menerbitkan sekitar 1.100 standar EN per tahun, dan NBN menerbitkan semuanya sebagai standar nasional Belgia (NBN EN) juga, per mandat hukum.
NBN juga merupakan badan anggota nasional Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) dan memberikan kontribusi yang sama untuk pengembangan dan publikasi standar ISO. Meskipun NBN tidak diwajibkan untuk menerapkan semua standar ISO sebagai standar Belgia (NBN ISO), secara tradisional NBN akan menerbitkan beberapa standar tertentu setiap tahun. Namun, permintaan industri Belgia untuk standar ISO NBN telah meningkat dalam beberapa tahun terakhir. Pada tahun 2020, NBN mengalihkan pandangannya untuk menerbitkan lebih banyak standar ISO.
Hasil Lebih Besar
Dengan menggunakan perangkat lunak RPA, NBN mendaftarkan 2.150 standar ISO /tahun, dibandingkan dengan 800 di masa lalu
Hemat Waktu
Waktu yang dihemat menggunakan perangkat lunak otomasi adalah 650 jam pada tahun 2021
Namun, pekerjaan itu harus dilakukan secara manual. Karena alat otomatisasi internal yang ada tidak dirancang untuk mendukung standar ISO, NBN perlu mengumpulkan informasi dan memasukkan informasi pemungutan suara secara manual. Prosesnya memakan waktu delapan minggu atau lebih, sehingga membatasi jumlah standar ISO yang dapat diterbitkan NBN setiap tahunnya.
"Pekerjaannya membosankan dan berulang-ulang," kata Catherine Michel, Pakar Produksi NBN yang bertanggung jawab atas proses publikasi. "Untuk mendaftarkan satu standar, ada beberapa kolom yang harus diisi. Setiap bidang harus disalin dari situs atau layar yang berbeda, dan Anda harus mencari informasinya. Risiko kesalahan menjadi tinggi. Selain itu, karyawan tidak dapat melakukan ini sepanjang hari karena mereka memiliki tugas lain untuk dilakukan."
Pada Oktober 2020, NBN melibatkan Parplex, perusahaan teknologi yang berspesialisasi dalam solusi perangkat lunak otomatisasi proses robot (RPA). Ellen Bartholomeeusen, Manajer Operasional NBN, mengatakan, "Penting bagi kami untuk melihat bahwa Parplex adalah Mitra Bisnis IBM. Dan kami memilih Parplex karena mereka mengusulkan solusi terbaik."
Kolaborasi ini dimulai dengan uji coba yang difokuskan pada pemrosesan sebagian kecil surat suara. Pada Januari 2021, setelah keberhasilan uji coba tersebut, Parplex mengalihkan perhatiannya untuk mengotomatiskan seluruh proses penerapan standar ISO sebagai standar Belgia dan mengonfigurasi bot, yang disebut Otis. Parplex bekerja secara iteratif dan menyempurnakan serta memvalidasi bot untuk setiap fase. Setelah pengujian menyeluruh, NBN meluncurkan Otis pada Mei 2021.
Nordine Vandezande, pemilik Parplex, menjelaskan lebih lanjut: "Perangkat lunak IBM RPA memiliki semua fitur yang diperlukan untuk membangun bot dan mengotomatiskan proses pemungutan suara NBN. Kami mengkonfigurasi proses lengkap: membuat surat suara dan mengumpulkan informasi dari standar. Bot berjalan setiap malam. Ini berfungsi berdasarkan spreadsheet yang berisi metadata terkait ISO, seperti nomor dan deskripsi standar. Dengan membaca spreadsheet, bot mengetahui surat suara mana yang perlu dibuat dan mana yang perlu ditutup."
Otis berjalan pada stasiun kerja yang sepenuhnya dikonfigurasi oleh Parplex. Sistem ini terintegrasi dengan sistem manajemen informasi produk (PIM) internal, situs web ISO, dan platform perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) NBN. Hal ini memastikan bahwa informasi sampai ke tempat yang semestinya dalam waktu nyata.
Ms. Michel menambahkan: "Setiap pagi kami langsung melihat surat suara mana yang sudah diimplementasikan dengan benar - surat suara tersebut ditandai dengan 'ok'. Dalam beberapa kasus, bot tidak dapat mengisi kolom karena informasinya tidak ada dalam sistem ISO atau karena alasan lain. Dalam kasus ini, bot menyoroti bidang tersebut dan campur tangan manusia diperlukan untuk membuat koreksi atau mengisinya."
Bartholomeeusen juga mengapresiasi kemampuan solusi ini untuk melaporkan kesalahan dan bug. "Itu membuat tugas lebih mudah dengan menunjukkan kepada kami apa yang tidak berhasil sehingga kami dapat menyelesaikan tugas dengan sangat cepat," katanya. "Menurut saya, hanya 5% dari penerapan standar yang memerlukan intervensi manual. Dari sudut pandang kecepatan dan kualitas, menerapkan bot telah menjadi nilai tambah yang luar biasa."
Jumlah standar ISO NBN yang diterbitkan setiap tahun telah meroket.
Kembali pada tahun 2019, NBN hanya menerbitkan 140 standar ISO NBN. Pada tahun 2020, dengan dukungan dari mahasiswa magang dan lima orang yang melakukan pemungutan suara, diterbitkan 800. Tetapi pada tahun 2021, menggunakan teknologi otomatisasi, ia mencatat 2,150 standar ISO NBN — peningkatan luar biasa sebesar 1,435% hanya dalam dua tahun.
"Berkat Parplex, kami dapat memproses sejumlah besar standar," kata Ms. Michel. "Ketika bot pertama kali diluncurkan, kami melakukan pengujian dan menemukan pengecualian. Setiap kalinya, Nordine mampu menyempurnakan bot untuk menangani pengecualian, sehingga bot menjadi lebih baik dan lebih baik lagi."
Dia melanjutkan: "Kami telah membuat kemajuan besar. Pada tahun depan, kami akan menangani standar ISO yang sebelumnya tidak ada dalam katalog kami. Dengan teknologi otomatisasi IBM, kami telah mempercepat ketelitian katalog standar kami, dan kami akan melanjutkan kolaborasi kami dengan Parplex."
Hal yang tidak kalah penting bagi NBN adalah meningkatkan kualitas data dan menghemat waktu. Pusat ini menutup sekitar 4.000 surat suara nasional per tahun. Untuk pemungutan suara yang terkait dengan pengembangan standar EN dan ISO, lembaga ini memperkirakan bahwa mereka menghemat sekitar 150 jam kerja per tahun pada tahun 2020 dan 2021. Untuk standar ISO NBN, ini menghemat 500 jam kerja pada tahun 2021.
"Kebebasan tenaga kerja kami dari tugas-tugas yang berulang dan membosankan adalah sangat penting," ujar Bartholomeeusen. “Dan pelanggan memiliki akses lebih cepat ke konten kami.” Ms. Michel setuju: “Sebagai karyawan NBN, saya sangat senang bahwa saya dapat berkonsentrasi pada nilai yang lebih tinggi dan tugas yang lebih kualitatif. Jadi bot itu adalah teman terbaik saya.”
Didirikan berdasarkan undang-undang pada tahun 2003 dan aktif sepenuhnya pada tahun 2007, NBN (tautan berada di luar ibm.com) adalah lembaga pemerintah nasional Belgia yang bertanggung jawab untuk memfasilitasi pengembangan, publikasi, dan penjualan standar Belgia, Eropa, dan internasional. Perusahaan ini melayani berbagai sektor, termasuk energi, konstruksi, produk konsumen, dan banyak lagi. NBN juga menyediakan layanan untuk mempromosikan penyebaran dan penggunaan standar dan memiliki portofolio 42.000 standar. NBN berkantor pusat di Brussels.
IBM Business Partner Parplex (tautan berada di luar ibm.com) adalah penyedia solusi, layanan, dan dukungan otomatisasi proses robotik yang telah meraih berbagai penghargaan. Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun dalam otomatisasi proses, Parplex tahu cara menghindari jebakan umum dan cara membantu pelanggan agar berhasil mengimplementasikan RPA. Parplex berlokasi di Heusden-Zolder, Belgia.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2022. IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Agustus 2017.
IBM, logo IBM, dan ibm.com adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di www.ibm.com/id-id/legal/copytrade.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.