AusNet adalah perusahaan yang menjunjung tinggi nilai-nilainya. Salah satu nilai intinya adalah menjaga kesejahteraan orang-orangnya—karyawan dan juga pelanggannya. Ini adalah tugas yang berat. Sebagai salah satu perusahaan transmisi dan distribusi energi terbesar di Victoria, Australia, perusahaan ini menjaga agar listrik tetap menyala untuk 1,5 juta pelanggan dan melibatkan lebih dari 1.300 karyawan untuk membantunya.
Rasa kebersamaan itu dimulai dari dalam. "AusNet memiliki budaya yang sangat inklusif," kata Bernie Repacholi, Head of People Systems and Enablement di AusNet. "Karyawan kami membentuk hubungan yang bermakna dan seumur hidup. Orang-orang sangat terhubung dengan tujuan kami untuk mempercepat masa depan yang berkelanjutan."
"Itu berarti apa yang kami lakukan untuk pelanggan juga karena kami beroperasi di komunitas tempat kami tinggal," lanjutnya. "Kami memainkan peran penting dalam menghubungkan komunitas-komunitas tersebut dengan energi dan menyediakan energi yang berkelanjutan, aman, andal, dan bersih."
Orang-orang menjadi perhatian utama pada tahun 2021, saat perusahaan menemukan kekurangan pembayaran yang tidak disengaja kepada karyawan saat ini dan mantan karyawan sebagai akibat dari cakupan dan penerapan perjanjian dan penghargaan di tempat kerja perusahaan yang berlaku.
AusNet memilih untuk bersikap transparan dalam mengatasi masalah ini. “Salah satu nilai inti AusNet adalah kami melakukan apa yang benar,” kata Repacholi. “Kami benar-benar ingin hidup sesuai dengan nilai itu.” Perusahaan secara sukarela mengungkapkan masalah ini kepada regulator dan berkomunikasi dengan karyawan, yang menerima pembayaran pengembalian.
Pada saat yang sama, AusNet mulai bekerja sama dengan IBM—yang telah memiliki hubungan yang baik—untuk mengevaluasi platform sumber daya manusianya. Platform ini terdiri dari tiga sistem terpisah. Meskipun berfungsi, tetapi sulit dan memakan waktu bagi para manajer dan karyawan mereka untuk mengetahui sistem mana yang harus digunakan untuk tujuan tertentu.
Sebagai bagian dari kewajiban hukum untuk menyimpan catatan waktu dan kehadiran, perusahaan mewajibkan karyawan untuk mengisi lembar waktu. Mayoritas karyawan tidak terbiasa melakukannya, dan sistem ini menantang bagi mereka untuk digunakan.
AusNet perlu memodernisasi proses sumber daya manusia yang ada dengan mengkonsolidasikan beberapa sistemnya, mengurangi intervensi manual dan mempercepat tugas sumber daya manusia untuk karyawan dan manajer.
pengurangan waktu administrasi SDM yang diperkirakan selama 5 tahun ke depan
proses bisnis lebih dari 3 sistem yang dikonsolidasikan menjadi 1
Dalam menentukan pendekatan terbaik untuk memperbaiki sistem sumber daya manusianya, AusNet mempertimbangkan dua opsi utama: meningkatkan platform yang ada, yang mencakup modul talenta SAP SuccessFactors yang sudah ketinggalan zaman, atau mengganti sistem kunonya dengan SAP SuccessFactors Employee Central, sebuah sistem informasi sumber daya manusia berbasis cloud. sistem (HRIS). Sebagai penasihat transformasi pada proyek tersebut, layanan konsultasi SAP SuccessFactors— bagian dari IBM Consulting Business Transformation Services — melihat masalah dari perspektif sistem dan merekomendasikan solusi yang terakhir.
Dengan SAP SuccessFactors Employee Central sebagai fondasinya, AusNet memilih beberapa modul tambahan untuk membantu memenuhi kebutuhan bisnisnya dan meningkatkan produktivitas. Pertama dan terpenting, AusNet memilih modul waktu dan kehadiran untuk memastikan karyawan dibayar dengan benar. Selain itu, perusahaan meningkatkan modul talenta yang sudah ada.
Bekerja sebagai satu tim—nilai inti internal AusNet lainnya—IBM dan AusNet bergabung dengan para pakar SAP untuk mengimplementasikan solusi pada bulan Juli 2022, dengan menggunakan satu manajer proyek untuk memimpin upaya tersebut. Membangun sistem perangkat lunak dan kerangka kepatuhan terkait perjanjian perusahaan adalah tantangan besar. Proses ini melibatkan upaya berjam-jam untuk menggabungkan aturan bisnis, informasi dari dokumen hukum, dan metrik kepatuhan.
Meskipun tim TI AusNet memprakarsai proyek ini dan sangat terlibat di dalamnya, tim sumber daya manusia memimpin sebagian besar desain sistem. Dengan menggunakan kombinasi prinsip-prinsip agile dan desain yang berpusat pada manusia, tim ini tetap memiliki batasan dalam meminta masukan dari karyawan dengan persyaratan kepatuhan.
"Kami cukup intens dalam melibatkan karyawan dan manajer mengenai bagaimana kami ingin mereka berpartisipasi," kata Repacholi. "Kami membentuk kelompok referensi bisnis yang ditugaskan untuk memastikan orang-orang dalam bisnis yang terkait dengan proyek mengetahui apa yang sedang terjadi. Beberapa hal siap dikerjakan dan beberapa tidak. Jadi kami memastikan bahwa rencana perubahan benar-benar jelas dalam hal itu.”
Pada saat yang sama, tim tetap setia pada praktik transparansi AusNet, berkomunikasi secara langsung dengan para karyawan. Kelompok pengujian juga dilibatkan bila diperlukan. "Ada beberapa hal yang kami temukan di sepanjang proses yang memerlukan pemikiran ulang tentang pekerjaan konfigurasi," kata Repacholi. "Kelebihannya adalah IBM memberi tahu kami, 'Apa pun yang perlu kami lakukan untuk mencapai hasil akhir, kami akan terus mengadaptasi sistem untuk memenuhi kebutuhan AusNet yang telah digariskan, memastikan semuanya dilakukan dengan benar."
Pada akhirnya, tim menerapkan solusi dan mengkonsolidasikan 38 proses bisnis dari tiga sistem menjadi satu.
Saat ini, AusNet menuai hasil dari sistem sumber daya manusia barunya. Kecepatan untuk masuk ke pasar sangat penting dalam menarik dan mempertahankan talenta. Untuk itu, sistem baru ini telah sangat mempercepat proses persetujuan perekrutan AUSnet. Permintaan posisi baru sebelumnya harus melalui tiga tingkat persetujuan. Persetujuan akhir datang dari manajer umum eksekutif, yang bisa memakan waktu hingga dua minggu. Sekarang, tim kepatuhan adalah satu-satunya yang perlu memberikan persetujuan dan mengeluarkan persetujuan setiap hari.
Karyawan sekarang dapat dengan mudah mengisi lembar waktu di perangkat seluler mereka dan antusias dengan manfaat tambahan yang diberikan sistem ini. “Orang-orang menyukai visibilitas cara kerjanya,” kata Repacholi. “Pemimpin memiliki dasbor lembar waktu di mana mereka dapat melihat pola pada banyaknya waktu yang digunakan untuk mengerjakan proyek. Sistem ini menggabungkan aturan bisnis untuk pelacakan waktu dan secara otomatis menerapkannya jika, misalnya, karyawan berhak atas tunjangan atau lembur."
Manajemen sekarang tahu persis berapa karyawan dibayar berdasarkan jam kerja mereka. Kemampuan itu juga membuka percakapan tentang kesehatan dan kesejahteraan ketika karyawan bekerja lembur. Manajemen dapat melihat dan merespons dengan cepat area-area bisnis yang menghadapi tantangan sumber daya.
Dengan kerangka kerja kepatuhan yang telah dikodekan ke dalam sistem, AusNet dapat mempercayai keakuratan data dan sistem yang mendasarinya. Daripada manajemen mengacu pada spreadsheet saat menugaskan karyawan ke posisi baru, sistem ini secara otomatis memberikan poin gaji yang benar tanpa intervensi manual—informasi yang jelas terlihat oleh semua karyawan.
Selama lima tahun berikutnya, AUSnet memproyeksikan akan dapat mengurangi waktu administrasi sumber daya manusia hingga 50%. Perusahaan saat ini sedang mempelajari kemungkinan fitur dan fungsionalitas tambahan dalam SAP SuccessFactors, seperti pembenahan proses orientasi dan meningkatkan pengalaman karyawannya.
“Dalam proyek ini, kami semua berkumpul dan bekerja sebagai satu tim dengan hasil bersama,” Repacholi menyimpulkan. “Kami tahu IBM tidak akan pergi begitu saja setelah kami meluncurkan. Ini benar-benar hubungan yang dibangun di atas kepercayaan timbal balik. Kami percaya pada IBM dan IBM percaya bahwa kami akan memberikan informasi yang diperlukan untuk membangun solusi yang pada akhirnya memenuhi kebutuhan kami.”
Berbasis di Melbourne, Australia, AusNet (tautan berada di luar ibm.com) adalah bisnis transmisi dan distribusi energi yang mengoperasikan tiga jaringan listrik dan gas teregulasi di Victoria, Australia. Perusahaan ini dimiliki secara pribadi oleh Australian Energy Holdings No 4 Pty Limited, sebuah perusahaan yang dikendalikan oleh Brookfield Asset Management.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2023. IBM Corporation, New Orchard Road, Armonk, NY.
Diproduksi di Amerika Serikat. Oktober 2023.
IBM, logo IBM, dan IBM Consulting adalah merek dagang atau merek dagang terdaftar dari International Business Machines Corporation, di Amerika Serikat dan/atau negara lain. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di ibm.com/legal/copyright-trademark.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Semua contoh klien yang dikutip atau dijelaskan disajikan sebagai ilustrasi tentang cara beberapa klien menggunakan produk IBM dan hasil yang mungkin telah mereka capai. Biaya lingkungan dan karakteristik kinerja yang sebenarnya akan bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi tiap-tiap klien. Hasil yang diharapkan secara umum tidak dapat diberikan karena hasil setiap klien akan bergantung sepenuhnya pada sistem dan layanan yang dipesan oleh klien. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.
Klien bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap semua hukum dan peraturan yang berlaku. IBM tidak memberikan nasihat hukum atau menyatakan atau menjamin bahwa layanan atau produknya akan memastikan bahwa klien mematuhi hukum atau peraturan apa pun.