Anak perusahaan La Poste Group, Asten Santé mencari alat penganggaran canggih untuk meningkatkan efisiensi operasional. Perusahaan ini memilih IBM Cognos Analytics dan IBM Planning Analytics (nama baru TM1) untuk mengembangkan beberapa modul utama bagi tim, sebuah proyek yang memakan waktu lebih dari 3 tahun untuk menyelesaikannya.
IBM Cognos Analytics
IBM Planning Analytics (nama baru TM1)
Asten Santé adalah penyedia layanan kesehatan rumah terkemuka, melayani hampir 120.000 pasien setiap hari di seluruh Prancis. Berawal dari organisasi nirlaba, kini Asten Santé menjadi anak perusahaan La Poste Group dan berafiliasi dengan cabang La Poste Santé & Autonomie.
Lebih dari tiga tahun yang lalu, Asten Santé memulai diskusi tentang penerapan alat untuk mengotomatisasi konstruksi anggaran dan memfasilitasi analisisnya. "Kami sedang mencari alat pengambilan keputusan dan kemudi untuk tim manajemen dan operasional kami." jelas Laurence Paquereau, Group Control Manager, Asten Santé.
Keragaman aktivitas perusahaan membuat proses menghasilkan penjualan menjadi makin kompleks, seperti halnya afiliasinya dengan Grup La Poste. "Menjadi bagian dari Grup La Poste berarti melalui 5 langkah anggaran per tahun: 1 anggaran dan 4 estimasi. Dengan kata lain, fase konstruksi dan pengembangan anggaran dilakukan lima kali dalam setahun, yang merupakan beban kerja yang signifikan. Oleh karena itu, memiliki alat bantu penganggaran telah memungkinkan kami untuk mempercepat operasi ini, sekaligus memastikan bahwa operasi ini lebih andal dan aman."
Asten Santé dengan cepat beralih ke Next Decision, mitra yang telah berkolaborasi dalam proyek-proyek Business Intelligence, serta solusi IBM Cognos TM1 dan IBM Planning Analytics. "Pada posisi sebelumnya, salah satu pengendali manajemen tim telah bekerja dengan solusi IBM ini: ia sudah terbiasa dengan keefektifan alat bantu dan manfaat yang dapat kami peroleh darinya." tegas Laurence Paquereau.
Asten Santé memutuskan untuk memulai dengan modul akuntansi awal tentang laporan laba rugi analitis.
"Tujuan kami adalah menghubungkan IBM Planning Analytics ke SAGE, untuk mengekstrak data aktual dan membuat modul konstruksi anggaran yang didedikasikan untuk laporan laba rugi. Modul pertama ini merupakan batu loncatan penting untuk subjek yang lebih teknis dan memperkaya." jelas Laurence Paquereau, Group Control Manager, Asten Santé.
Sejak itu, beberapa modul lain telah dikembangkan:
Aktivitas bisnis dan penjualan: modul ini terhubung ke alat bisnis Isadom untuk mengekstrak data utama (pasien, perawatan, dll.) dan karenanya mendapatkan proyeksi anggaran untuk tahun tersebut.
Konsumsi pasien: penyedia layanan kesehatan membutuhkan sejumlah besar bahan habis pakai. Modul ini, yang membantu mengevaluasi kebutuhan ini dan menghitung margin, paling sering digunakan oleh tim operasional untuk mengoptimalkan konsumsi mereka.
Aset: perusahaan telah menerapkan modul untuk perkiraan CAPEX, berdasarkan proyeksi aktivitas. Alat ini terutama digunakan oleh departemen kontrol manajemen.
Inisiatif tambahan telah dilakukan, seperti pembuatan laporan laba rugi per lembaga.
Untuk setiap modul, metode pengembangannya sama: "pakar Next Decision kami memulai dengan halaman kosong dan mencatat kebutuhan kami selama sesi lokakarya. Hal ini memungkinkan modul dibuat selama diskusi kita. Kami benar-benar melihat modul ini menjadi nyata di atas kertas, bahkan sebelum alat tersebut ada!”
Dengan pengembangan modul baru, Asten Santé telah beralih dari konstruksi anggaran sederhana ke menciptakan alat manajemen keuangan asli. Solusinya tangguh dan mencakup pembaruan harian dari data akuntansi dan operasional.
"Saat ini kami menggunakan IBM Planning Analytics dalam beberapa cara." jelas Laurence Paquereau, Group Control Manager, Asten Santé. "Selain forecasting anggaran, kami membuat laporan bulanan untuk manajemen, direktur regional, manajer cabang, dan berbagai manajer layanan pendukung (penjualan, pemasaran, dll.). Sebulan sekali, kami menghasilkan analisis yang lebih detail, terutama berfokus pada margin, untuk tim operasional. Kami menggunakan solusi ini setiap hari di departemen kontrol manajemen kami, untuk tugas kontrol dan analisis."
Tim Asten Santé dan Next Decision saat ini sedang mengerjakan modul FTE (ekuivalen penuh waktu) yang akan menilai sumber daya manusia yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang direncanakan dalam proyeksi anggaran. Asten Santé berharap dapat menyelesaikan solusi ini pada kuartal pertama 2024. Proyek lain yang sedang kami kerjakan adalah menyediakan laporan laba rugi berdasarkan aktivitas, yang akan memberikan gambaran yang lebih akurat kepada manajemen tentang kinerja perusahaan, aktivitas demi aktivitas. Sekali lagi, proyek ini dijadwalkan untuk 2024.
Terakhir, perubahan dalam tim kontrol manajemen akan membutuhkan pelatihan bagi para pengendali baru, untuk memfasilitasi transfer keterampilan. "2024 akan menjadi tahun konsolidasi EPM kami." simpul Laurence Paquereau.
Sebagai pemain kunci dalam sektor perawatan kesehatan di rumah, Asten Santé membantu pasien di sepanjang perjalanan perawatan kesehatan mereka, menangani kondisi akut dan kronis, serta menangani masalah yang berkaitan dengan hilangnya otonomi karena penuaan atau kecacatan.
Asal mula Asten Santé sebagai sebuah asosiasi dan afiliasinya dengan La Poste Group membuatnya menjadi pemain yang unik di sektor perawatan kesehatan di rumah, dengan pendekatan yang berkomitmen penuh dan langsung kepada pasien dan tim perawatan kesehatan.
Asten Santé menawarkan berbagai layanan medis-teknis di rumah untuk pasien: Sleep Apnea, Insufisiensi Pernapasan Kronis, Infus, Nutrisi, Terapi Insulin, Penyakit Parkinson...
Selama 50 tahun, tim pakar multidisiplin kami telah bekerja sama dengan para profesional perawatan kesehatan untuk memastikan perawatan pasien yang komprehensif dan personal serta menjamin kepatuhan terhadap pengobatan.
Di Asten Santé, kami memandang setiap pasien sebagai individu yang unik, dengan kisahnya sendiri, kebutuhan dan masalahnya sendiri, dan oleh karena itu kami selalu memprioritaskan dimensi manusiawi dalam profesi kami.