Angka tidak berbohong.
Laporan ini dapat menggambarkan kesehatan keuangan perusahaan, mendorong pengambilan keputusan, mengungkap risiko, dan mengungkapkan efisiensi dan kekurangan operasional. Melalui proses akuntansi, data keuangan adalah cara bisnis berkomunikasi dengan mereka yang menjalankannya. Artinya, selama ada yang menerimanya.
Terkadang data sulit diperoleh atau dianalisis atau dikonsolidasikan. Dan komunikasi hanya tumbuh lebih kompleks ketika bisnis bukan entitas tunggal melainkan kumpulan bisnis. Seperti halnya Ascendis Health Limited: sebuah organisasi kesehatan dan kebugaran global yang terdiri dari 134 entitas di seluruh segmen kesehatan konsumen, farmasi, medis, kesehatan hewan, dan biosains.
Yolandi van den Berg, Manajer Pelaporan Grup Ascendis, menjelaskan proses konsolidasi dan pelaporan untuk organisasi yang menjual produk di 130 negara: "Sangat menantang untuk memantau semua entitas tersebut dalam mata uang yang berbeda. Mereka semua memiliki sistem ERP yang berbeda-beda, informasinya tidak dalam format yang sama, dan datanya tidak konsisten."
Dia melanjutkan: "Dan kemudian ada kerumitan tambahan dalam transaksi antar perusahaan, seperti pinjaman, dan menerjemahkan informasi ke dalam mata uang Rand Afrika Selatan. Jadi untuk konsolidasi, Anda memerlukan sistem atau proses untuk mengeliminasi transaksi antar perusahaan tersebut dari sudut pandang grup."
Di masa lalu, Ascendis menggunakan perangkat lunak perencanaan keuangan berbasis spreadsheet untuk pelaporan keuangannya, namun hal tersebut bermasalah karena beberapa alasan. "Prosesnya sangat manual, sehingga datanya rentan terhadap kesalahan," lanjut van den Berg. "Tidak ada cara untuk memasukkan jurnal dan menjalankan laporan atas semua entri konsolidasi. Anda harus mengunggah dokumen Excel hanya untuk melihat hasil akhirnya .... Ini jelas bukan alat yang dirancang untuk mengkonsolidasikan dan menerjemahkan 134 entitas dari berbagai mata uang pelaporan seperti yang dimiliki Ascendis."
Pelaporan yang ekstensif
Menjalankan penutupan, konsolidasi, dan laporan untuk 134 entitas bisnis
Ukuran DB
Ukuran database keuangan adalah 80 GB
Pada akhirnya, kurangnya data yang akurat dikombinasikan dengan konsolidasi perangkat lunak dan keterbatasan pelaporan mengaburkan visibilitas seluruh grup. Hal ini, pada gilirannya, menghambat pengambilan keputusan dan tindakan, dan mengekspos bisnis pada risiko.
Jaco Henning, Manajer Keuangan Grup Ascendis, menjelaskan lebih lanjut: "Kami hanya menggunakan perangkat lunak ini dua kali dalam setahun: untuk pelaporan interim dan akhir tahun. Konsolidasi Grup hanya dilakukan setahun sekali untuk pelaporan eksternal, sehingga manajemen kami tidak pernah memiliki gambaran grup bulanan. Mereka membutuhkan informasi tersebut untuk mengelola kelompok dan membuat keputusan yang tepat. Hal ini tidak dimiliki oleh alat pelaporan kami sebelumnya.”
Dengan lisensi perangkat lunak keuangan warisan yang akan segera habis masa berlakunya, Ascendis melihat adanya peluang untuk mengganti sistem tersebut dengan teknologi IBM® Cognos® Controller.
"Kami membutuhkan alat yang tepat untuk melakukan konsolidasi," kata Henning. "Kami juga menginginkan adanya kontrol yang lebih ketat untuk pelaporan keuangan kami sehingga kami bisa mendapatkan angka-angka yang lebih berkualitas dan konsisten. Itu sebabnya kami memilih Cognos Controller.”
Untuk implementasinya, Ascendis berpaling ke Mitra Bisnis IBM iOCO, sebuah perusahaan teknologi raksasa yang mengkhususkan diri pada solusi dan layanan analisis data, termasuk analisis bisnis, analisis prediktif, layanan terkelola, dan manajemen proyek. Jacqueline Minnaar, Konsultan Utama FPM yang bekerja untuk divisi manajemen kinerja keuangan iOCO, memimpin proyek ini bersama tim Ascendis.
“Saya sangat suka bekerja dengan Jacqueline,” kata van den Berg. “Dia sangat teliti. Setiap kali saya memiliki pertanyaan — dan ada banyak karena kompleksitasnya — dia selalu sangat membantu. Saya sangat, sangat senang.”
Minnaar menggambarkan keterlibatan tersebut sebagai implementasi yang besar, namun menambahkan: "Cognos bisa menangani organisasi besar dengan sempurna. Ascendis memiliki delapan jenis ERP yang berbeda. Dari perspektif data, mereka menyimpan data aktual, berbagai versi anggaran dan prakiraan, serta realisasi pemerintah untuk masing-masing. Jadi database-nya berukuran sekitar 80 GB, itu sangat besar. Dan penyimpanan back-end dari semua data adalah salah satu yang terbesar yang pernah saya lihat. Jadi mereka menggunakan banyak fungsi Cognos.”
Sebagai contoh, Ascendis menggunakan teknologi ini untuk data aktual, peramalan, penganggaran, dan laporan arus kas. "Setiap bulan, setiap orang mengunggah informasi aktual ke dalam sistem, yang kemudian kami gunakan untuk mengekstrak paket pelaporan bulanan kami untuk berbagai unit bisnis, pemberi pinjaman, dan manajemen," jelas van den Berg. "Sangat penting bagi kami untuk membuat perkiraan yang akurat secara bulanan dan tahunan, serta dari perspektif anggaran."
Ascendis juga mengembangkan model arus kas dalam aplikasi Cognos, yang memungkinkan perusahaan menghasilkan laporan arus kas bulanan untuk pemberi pinjaman. "Sekarang kami berhasil memenuhi semua persyaratan yang dibutuhkan oleh para pemangku kepentingan," tambah Henning."
Di seluruh organisasi, Ascendis menyadari manfaat konsolidasi dan pelaporan bulanan. Data yang akurat menghasilkan lebih banyak visibilitas. Lebih banyak visibilitas menghasilkan insight yang lebih baik. Dan insight yang lebih baik mengarah pada pengambilan keputusan dan tindakan yang tepat.
“Di masa lalu, kami tidak memiliki konsolidasi bulanan,” kata Henning. “Sekarang kami punya. Kami tidak memiliki laporan arus kas bulanan. Sekarang kami punya. Hari ini kami memiliki informasi yang tersedia setiap bulan untuk seluruh grup, sedangkan sebelumnya hanya setahun sekali. "
Dia melanjutkan: "Dengan Cognos, manajemen dapat melihat apa yang terjadi di seluruh grup dan meninjau unit bisnis kami, di mana posisi mereka secara finansial, membandingkannya dengan anggaran dan prakiraan, dan melihat apakah mereka berada di jalur yang tepat. Karena mereka mendapatkan gambaran yang lebih besar, mereka dapat mengelola bisnis dengan lebih baik."
Dalam satu contoh, pelaporan keuangan sistem menunjukkan adanya perbedaan yang berpotensi menimbulkan risiko terkait kas. "Kami melihat laporan tersebut dibandingkan dengan rekening bank dan melihat bahwa bisnis ini tidak menghasilkan tingkat kas yang tepat," kenang Henning. “Kami gagal membayar utang kami. Jadi sistem ini membantu kami mengidentifikasi jenis-jenis masalah atau risiko tersebut sehingga kami dapat mulai mengatasinya sejak dini."
Perangkat lunak Cognos Controller memberi Ascendis lebih banyak kontrol, fitur yang dihargai Henning. “Dengan Cognos, kami memiliki laporan log yang menunjukkan kepada Anda apa yang terjadi, bagaimana informasi berubah,” katanya. “Sistem lama kami tidak menawarkan jenis kontrol ini dan Anda tidak dapat memantau akses.”
Data juga lebih konsisten, sehingga memudahkan dan meningkatkan analisis. "Ini adalah bagan akun yang sama di seluruh grup sekarang," kata van den Berg. “Semua orang melaporkan pendapatan pada baris yang sama. Ada konsistensi dalam pelaporannya.”
Saat ini, Ascendis masih melakukan perubahan dan penyesuaian sistem, dan menggunakan lebih banyak kemampuan seiring dengan perubahan organisasi. "Kami menemukan semakin banyak cara untuk menggunakan Cognos, seperti untuk meningkatkan proses anggaran dan prakiraan kami," tutup Henning. “Saat itulah kami sampai pada tahap ini. Namun yang pasti, Anda tidak bisa menjalankan bisnis tanpa alat bantu seperti Cognos."
Didirikan pada tahun 2008, Ascendis Health (tautan berada di luar ibm.com) adalah organisasi kesehatan dan kebugaran global yang beroperasi di seluruh segmen kesehatan konsumen, farmasi, medis, kesehatan hewan, dan biosains. Merek Reuterina, Solal dan MenaCal.7, antara lain, dijual di lebih dari 130 negara dan sangat dihormati di pasar. Perusahaan ini berbasis di Gauteng, Afrika Selatan dan melaporkan pendapatan sebesar R 6.963 juta pada tahun 2020.
Didirikan untuk menyederhanakan TIK, iOCO (tautan berada di luar ibm.com) adalah perusahaan layanan teknologi terintegrasi terkemuka di Afrika, dengan konsentrasi keterampilan terbesar di benua itu. Mempekerjakan 4.500 staf teknis, tujuan kami adalah untuk memberikan pendekatan yang berorientasi pada desain dan berpusat pada pelanggan untuk memecahkan masalah bisnis. Dengan kehadiran di Afrika, Inggris, Eropa dan Timur Tengah, iOCO melayani semua vertikal industri dan lebih dari 2.000 klien.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Analytics, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Juli 2021.
IBM, logo IBM dan ibm.com adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di "Informasi hak cipta dan merek dagang" di ibm.com/legal/copyright-trademark.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut. Klien bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. IBM tidak memberikan nasihat hukum atau menyatakan atau menjamin bahwa layanan atau produknya akan memastikan bahwa klien mematuhi hukum atau peraturan apa pun.