Industri perawatan kesehatan berubah dengan cepat dalam upaya memberikan perawatan pasien yang lebih baik sambil mengendalikan biaya dan meningkatkan efisiensi operasional. Asan Medical Center ingin mengotomatiskan prosedur alokasi tempat tidur untuk mengurangi beban kerja staf rumah sakit, sehingga mereka memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas-tugas layanan pelanggan yang bernilai tinggi.

Menggunakan metodologi IBM Garage, tim IBM Services bekerja dengan Asan Medical Center untuk merestrukturisasi alur kerja yang kompleks dan merampingkan proses alokasi tempat tidur melalui otomatisasi cerdas.  Sebagai perpanjangan dari proses alokasi tempat tidur otomatis, Robotic Process Automation (RPA) juga diterapkan pada tugas-tugas terkait, seperti pendaftaran rawat inap, perubahan reservasi dan pembatalan.

Dalam industri perawatan kesehatan yang sangat kompetitif di Korea Selatan, layanan pelanggan dan efisiensi merupakan poin utama yang membedakan dan teknologi semakin menjadi pendukung utama.

Untuk memantapkan diri sebagai rumah sakit yang berpusat pada pasien, Asan Medical Center ingin meningkatkan layanan yang diberikan kepada pasiennya. Mereka menyadari bahwa ada peluang untuk membebaskan staf rumah sakit dari tugas berulang alokasi tempat tidur yang merupakan tugas manual yang kompleks dan melatih personel baru dalam tugas ini biasanya memakan waktu beberapa bulan. AMC ingin mengotomatiskan proses penting dan kriteria yang kompleks dari alokasi tempat tidur.

Woo Ye-seon, Wakil Direktur, Asan Medical Center, menjelaskan, "Ada banyak tugas yang berulang dalam tugas di tempat tidur, jadi kami tidak memiliki cukup waktu untuk mengerjakan tugas yang lebih penting, seperti penerimaan pelanggan. Jadi, kami ingin menghabiskan lebih banyak waktu untuk penerimaan atau layanan pelanggan, yang merupakan tugas bernilai tambah tinggi, dengan mengurangi waktu kerja staf yang dihabiskan untuk tugas-tugas kecil."

Menerapkan otomatisasi cerdas untuk tugas alokasi tempat tidur membantu Asan Medical Center meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Selama proyek 12 minggu, tingkat kesalahan untuk tugas alokasi tempat tidur adalah 0% untuk 35 departemen medis terpilih yang menangani hampir 55% dari total pasien yang dirawat. Tempat tidur ditetapkan maksimal 20 menit lebih cepat dibandingkan dengan sistem manual. Staf AMC, yang terlibat dalam pendaftaran pasien, dapat menghemat waktu sekitar 3 jam setiap hari, memberi mereka lebih banyak waktu untuk mendedikasikan diri pada perawatan pasien.

Saat ini, lebih dari 100 pendaftaran rawat inap per hari ditangani tanpa campur tangan manusia. Mempertimbangkan fakta bahwa jarak yang ditempuh oleh tenaga medis pun diperhitungkan dalam sistem alokasi tempat tidur, putaran pasien juga lebih efisien, Profesor Kim Jong-Hyeok, Direktur, Divisi Perencanaan dan Koordinasi AMC, menambahkan, "Dalam waktu singkat, penugasan tempat tidur otomatis dan RPA meningkatkan efisiensi kerja dan kami telah mencapai kepuasan staf yang lebih tinggi. Setiap anggota staf yang sebelumnya terlibat dalam pendaftaran pasien dapat menghemat waktu sekitar tiga jam sehari sekarang."

Alur kerja cerdas tidak hanya otomatis, dioptimalkan, dan dipersonalisasi, tetapi juga dinamis dan dapat fleksibel dan berkembang dengan mudah untuk menciptakan nilai baru. Alur ini telah membantu AMC menghubungkan proses menyeluruh, sehingga meniadakan silo dan memotong lintas fungsi untuk mendapatkan hasil yang baru. Kim Min-jung, Kepala - IBM Korea, Global Business Services, menambahkan, "Sungguh menyenangkan melihat perbedaan yang dibuat untuk menjalankan Asan Medical Center secara efisien ketika alur kerja yang cerdas membantu memahami data dan wawasan di bagian depan dan belakang untuk membantu para profesional perawatan kesehatan dalam menangani tugas-tugas administratif dengan cepat dan efisien. Dengan mengotomatiskan aktivitas rutin, sistem ini membebaskan personel rumah sakit untuk meluangkan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas lain dan fokus pada peningkatan perawatan pasien."

Dengan visi untuk berkembang menjadi Rumah Sakit Pintar, AMC bertujuan untuk terus berinovasi menggunakan teknologi transformasional. Profesor Kim Jong-Hyeok menyimpulkan, "Di masa depan, proses penciptaan proses rumah sakit yang lebih cerdas dan otomatis akan diperluas ke berbagai bidang. Menurut saya, ini sangat sesuai untuk penelitian, pendidikan, serta bidang medis, seperti klaim asuransi, penugasan perawat, pekerjaan yang berhubungan dengan material, dan sebagainya. Pada akhirnya, saya pikir akan memungkinkan untuk membuat layanan medis Asan Medical Center secara keseluruhan menjadi lebih cerdas."

Asan Medical Center (tautan berada di luar ibm.com) adalah institusi medis terbesar di Korea dengan total 2.705 tempat tidur yang menempati area sekitar 85.000 meter persegi. Sejak didirikan pada bulan Juni 1989, Asan Medical Center telah mencapai reputasi medis kelas dunia karena terus berinvestasi secara agresif dalam Litbang dan perawatan klinis. Rumah sakit ini berusaha untuk menjadi standar global dalam dunia kedokteran dan memantapkan diri sebagai pemimpin pengembangan medis di Korea. Rumah sakit ini telah memimpin dalam bidang pengembangan medis di Korea dengan merawat pasien dengan bantuan para profesional yang sangat berpengalaman dan peralatan yang canggih. Hasilnya, Asan Medical Center melayani 11.885 pasien rawat jalan, 2.540 pasien rawat inap, dan 328 pasien gawat darurat setiap harinya, serta melakukan sekitar 67.228 operasi kompleks per tahun. Saat ini, Asan Medical Center memiliki reputasi sebagai rumah sakit yang paling banyak dikunjungi di Korea.