Pembangunan apartemen, pusat perbelanjaan, dan kompleks rekreasi dapat memakan waktu bertahun-tahun, dan kondisi pasar dapat berubah selama fase konstruksi. Bagaimana ARDIC dapat memastikan bahwa setiap pengembangannya memberikan nilai maksimum?

Dengan mengonsolidasikan proses perencanaan, penganggaran, dan manajemen proyeknya dengan IBM Planning Analytics, ARDIC dapat memperoleh wawasan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap proyek secara tepat waktu dan sesuai anggaran.

Selama lebih dari 20 tahun, ARDIC menjadi pelopor di pasar real estat Mesir—membangun apartemen, kompleks komersial, dan vila bernilai tinggi di seluruh negeri. Tetapi ketika pasar menjadi lebih kompetitif, posisi pasar terkemuka ARDIC berada di bawah ancaman.

Alaa Soueif, Direktur IT di ARDIC, mengatakan: "Proyek pengembangan real-estat dapat berlangsung selama 4 hingga 10 tahun—kadang-kadang lebih lama. Karena proyek memiliki rentang waktu yang panjang dan melibatkan banyak pihak, proyek ini sangat rentan terhadap perubahan di pasar, terutama fluktuasi biaya material dan harga real estat. Jika kita ingin sukses di industri ini, kita harus memastikan bahwa kita dapat secara efektif merencanakan, menganggarkan, dan beradaptasi dengan perubahan pasar."

ARDIC memutuskan untuk mendesain ulang model bisnisnya secara menyeluruh. Secara tradisional, perusahaan telah memfokuskan semua upayanya pada satu proyek pada satu waktu, tetapi hal ini membatasi kelincahannya secara keseluruhan dan menyulitkan dalam memitigasi risiko terkait proyek. Sebaliknya, bisnis ini ingin dapat mengelola beberapa proyek secara bersamaan dan menetapkan rencana strategis untuk pertumbuhan dan pengembangan.

Ambisi untuk menyelaraskan pengelolaan semua proyek perusahaan saat ini serta perencanaan operasional di bawah satu visi yang sama merupakan inti dari rencana strategis tiga tahun perusahaan. Untuk mencapai hal ini, ARDIC mulai mendesain ulang banyak sistem dan proses intinya.

Soueif melanjutkan: "Cara kerja kami yang lama tidak efisien. Kami memiliki sistem otomatis untuk akuntansi, tetapi kami melakukan sebagian besar perencanaan proyek secara manual dengan spreadsheet, dan kami menggunakan sistem terpisah untuk manajemen proyek. Akibatnya, sulit untuk menjaga semuanya tetap sinkron, atau mengadopsi pendekatan standar di semua proyek.

"Meskipun rencana operasional dan strategis kami terhubung secara konseptual, sistem yang kami gunakan untuk mengelola dan memperbaruinya sama sekali tidak terhubung. Karena upaya manual yang diperlukan untuk menyelaraskan rencana-rencana ini, kami hanya dapat memperbaruinya setiap tiga bulan sekali—membuat kami lebih sulit untuk mengarahkan perusahaan kami melewati masa-masa sulit dan beradaptasi dengan perubahan mendadak di pasar."

Untuk menemukan teknologi yang tepat guna membantu mentransformasi bisnisnya, ARDIC menguji coba berbagai solusi yang ditawarkan oleh perusahaan-perusahaan yang beroperasi di Mesir. Setelah menguji beberapa solusi, perusahaan memutuskan untuk menggunakan IBM Planning Analytics untuk mendukung penganggaran dan perencanaan yang lebih efisien serta merampingkan manajemen proyek.

Soueif berkomentar: "Awalnya, kami melihat perencanaan, penganggaran, dan sistem manajemen proyek yang out of the box. Namun, kami segera menyadari bahwa model bisnis kami yang kompleks membutuhkan solusi yang jauh lebih serbaguna yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik kami.

"Kami terkesan dengan ketangguhan dan fleksibilitas IBM Planning Analytics. Kami juga menyukai fakta bahwa kami bisa menerapkan Planning Analytics di cloud dan menghindari biaya pengelolaan dan pemeliharaan solusi di lokasi. IBM juga merekomendasikan untuk bekerja sama dengan Business Vision untuk membantu kami melalui proses implementasi."

Business Vision, Mitra Bisnis IBM, bekerja sama dengan ARDIC untuk mengembangkan solusi komprehensif untuk perencanaan strategis, operasional, dan proyek dalam IBM Planning Analytics. Dengan mendefinisikan hubungan antara ketiga rencana tersebut secara eksplisit di dalam sistem, ARDIC akan lebih mampu menyelaraskan bisnisnya dengan kondisi pasar yang terus berubah.

Untuk membantu mengendalikan dan mengalokasikan biaya secara efektif, ARDIC sedang membangun sebuah modul di IBM Planning Analytics yang akan menerapkan kebijakannya untuk memeriksa permintaan pembelian terhadap anggaran proyek sebelum pembayaran dilakukan, sehingga mengurangi risiko pengeluaran yang tidak direncanakan.

Pada saat penulisan, ARDIC dan Business Vision juga sedang dalam proses mengintegrasikan IBM Planning Analytics dengan sistem ERP Maisonette perusahaan. Setelah integrasi selesai, ARDIC akan dapat mengimpor aktual secara otomatis dari sistem keuangannya ke dalam rencananya dan memastikan bahwa setiap proyek tetap pada jalurnya.

“Kami sangat senang dengan Business Vision,” lanjut Soueif. “Tim mereka mudah diajak bekerja sama dan mereka mengadopsi pendekatan yang ramah dan profesional untuk implementasi. Misalnya, mereka bersedia memperluas ruang lingkup proyek ketika kami menyadari bahwa persyaratan kami lebih kompleks daripada yang awalnya muncul. Sepanjang keseluruhan proses, Business Vision menunjukkan bahwa mereka 100 persen berkomitmen untuk membantu kami memanfaatkan IBM Planning Analytics secara maksimal.”

Setelah solusi IBM Planning Analytics aktif, ARDIC mengantisipasi bahwa mereka akan dapat mengelola beberapa proyek secara efisien, sekaligus memastikan bahwa rencana operasionalnya memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan strategisnya, tepat waktu dan sesuai anggaran.

“Mentransfer ke cara kerja yang lebih efisien dan lebih terintegrasi akan meningkatkan kemampuan kita untuk tetap terdepan dalam persaingan,” kata Soueif. IBM Planning Analytics akan membantu kami memperbarui rencana operasional dan strategis kami setiap bulan, bukannya setiap triwulan—sehingga kami dapat bereaksi lebih cepat ketika kondisi pasar berubah.

Dengan anggaran, rencana operasional, dan data manajemen proyek semuanya berada dalam satu platform terintegrasi, ARDIC juga akan menghilangkan tugas manual yang memakan waktu dari banyak proses intinya dan mengurangi kemungkinan kesalahan manusia. 

"Dengan IBM Planning Analytics, kami tidak perlu lagi mengelola dan melacak informasi di berbagai spreadsheet, dan kami bisa memperbarui perkiraan kami di satu tempat, bukan di tiga tempat," jelas Soueif. "Hal ini tidak hanya akan menghemat waktu, namun juga mengurangi risiko kesalahan dan menghilangkan ketidakkonsistenan di antara rencana-rencana kami—memberi kami dasar yang lebih kuat untuk pengambilan keputusan."

Soueif menyimpulkan: "Berkat IBM dan Business Vision, kami bisa menjadi jauh lebih responsif dan mengelola berbagai proyek dengan lancar. Dengan meningkatkan efisiensi operasional kami dengan teknologi IBM, kami akan memiliki kemampuan untuk memberikan nilai yang lebih baik lagi bagi para klien kami sekaligus mengembangkan bisnis kami."

Sejak didirikan sebagai perusahaan saham gabungan pada tahun 1998, ARDIC (link berada di luar ibm.com) terus memperluas kehadirannya di pasar real estat Mesir yang dinamis, memberikan sejumlah properti real estat bernilai tinggi di New Cairo, El Shorouk dan Giza.