ANAS menggunakan sistem manajemen konten elektronik, berdasarkan solusi IBM Filenet Content Manager dan IBM Content Navigator, termasuk sistem khusus untuk teknik, akuisisi dan TI.
ANAS S.p.A. mengerjakan proyek-proyek konstruksi besar yang melibatkan banyak sekali informasi. Untuk memastikan akses cepat ke file-file penting, perusahaan menginginkan alternatif yang lebih cerdas untuk proses berbasis kertas.
ANAS menggunakan sistem manajemen konten elektronik, berdasarkan solusi IBM Filenet Content Manager dan IBM Content Navigator, termasuk sistem khusus untuk teknik, akuisisi, dan TI.
ANAS bertanggung jawab untuk membangun, memelihara, dan meningkatkan jaringan jalan raya dan jalan tol yang luas yang membuat Italia terus bergerak. Memastikan ribuan kota tetap terhubung melalui medan yang menantang di Italia menuntut pekerjaan pemeliharaan yang konstan. Secara paralel, ANAS juga mendorong proyek-proyek untuk menciptakan jaringan transportasi baru antara lokasi-lokasi terpencil di Italia.
Maurizio Biccellari, Kepala Sistem Manajemen dan Dokumen, ANAS, menjelaskan: "Banyak hal yang membuat Italia menjadi negara yang indah juga membuatnya sangat menantang dari perspektif teknik. Dengan banyaknya sungai, lembah, dan daerah pegunungan, proyek pembangunan atau perbaikan jalan membutuhkan tim insinyur, arsitek, dan surveyor, serta berbagai jenis pemasok spesialis.
Proyek konstruksi dan pemeliharaan ANAS bergantung pada sejumlah besar data, mulai dari rencana insinyur dan kontrak pengadaan hingga proses pencatatan manajemen. Untuk mengelola proses rekayasa dan jaringan pemasok yang besar, organisasi sebelumnya mengandalkan proses manual berbasis kertas. Namun, pendekatan ini berarti sulit untuk melacak formulir dan file, terutama pada proyek dengan banyak pemangku kepentingan dan alur kerja.
Biccellari melanjutkan: "Untuk melaksanakan pekerjaan mereka, staf dan pemasok kami perlu mengakses gambar dan rencana teknik, dokumen akuisisi, prosedur kualitas, instruksi operasi, korespondensi staf, dan banyak lagi. Saat ini kami memiliki hampir 12 juta dokumen yang diarsipkan di sistem kami, yang mungkin perlu dilihat oleh pengguna kami kapan saja. Jika personel kami tidak dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan secara tepat waktu, hal ini akan meningkatkan risiko penundaan proyek, yang berpotensi meningkatkan biaya secara substansial."
Untuk memperkenalkan tingkat efisiensi yang lebih tinggi ke dalam pendekatannya terhadap manajemen konten, ANAS memilih IBM Filenet Content Manager dan IBM Business Automation Workflow.
Biccellari berkomentar: "Kami telah mengandalkan solusi IBM untuk menyimpan 12 juta dokumen kami, dan pengalaman positif kami bekerja sama dengan IBM memberikan kami keyakinan bahwa kami akan menerima dukungan berkualitas tinggi dan responsif yang kami inginkan.
Sepanjang proses penerapan, tim IBM sangat
membantu, dan keahlian mereka memungkinkan kami untuk dengan cepat menerapkan dan menyesuaikan solusinya."
Setelah bermitra dengan IBM untuk mengembangkan sistem manajemen dokumen rekayasa untuk mendukung sisi operasi bisnisnya, ANAS memutuskan untuk memperluas solusi ke bagian lain dari organisasi. Dengan menerapkan IBM Content Navigator, ANAS telah meningkatkan solusinya dengan antarmuka yang intuitif dan ramah pengguna, memungkinkan pengguna non-teknis untuk dengan cepat menemukan informasi yang mereka butuhkan.
Saat ini, organisasi menggunakan IBM Content Manager untuk menambah banyak sistem catatannya. Ini termasuk sistem manajemen catatan resminya, P-ANAS. Solusi ini juga terintegrasi dengan sistem manajemen dokumen proyek (PDM) untuk tim teknik, konstruksi dan TI, serta platform manajemen kontrak pengadaan (PCM).
"Antarmuka Content Navigator sangat mudah dikonfigurasikan, sehingga kami bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan yang berbeda di setiap departemen," jelas Biccellari: "Sebagai contoh, kami sangat menyesuaikan pengalaman pengguna untuk departemen pengadaan kami, sehingga memungkinkan tim untuk terus menggunakan solusi ini tanpa mengubah proses bisnis mereka."
Dengan sistem manajemen konten yang didukung oleh solusi IBM, ANAS telah mencapai tujuannya untuk merampingkan prosesnya, menghemat waktu dan membantu menekan biaya operasional.
"Berkat IBM Content Manager, kami dapat menukar rencana teknik kami dengan badan persetujuan yang sesuai hanya dengan satu sentuhan tombol, menghilangkan biaya dan kerumitan membolak-balik kertas," jelas Biccellari.
Ia menambahkan, "Solusi IBM juga membantu kami mempercepat proses pengadaan internal kami. Di bidang TI, kami telah mempersingkat proses persetujuan secara signifikan, yang membantu kami menerapkan layanan inovatif untuk bisnis secara tepat waktu. Karyawan kami sangat menyukai kemudahan penggunaan solusi baru ini, dan kami tidak menerima apa pun selain masukan yang positif."
Berkat kemampuan manajemen akses yang sangat baik, ANAS dapat memastikan dokumen dapat diakses oleh orang-orang yang bekerja di berbagai departemen saat dibutuhkan. Misalnya, dokumen perekayasaan disimpan dalam sistem manajemen dokumen perekayasaan, tetapi dapat diakses melalui sistem manajemen dokumen pengadaan selama proses tender.
"Integrasi yang erat antara repositori manajemen konten kami memungkinkan kami untuk mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan efektif tanpa mengorbankan kebijakan keamanan informasi kami yang ketat,"
kata Biccellari.
Berdasarkan keberhasilan solusi ini, ANAS berencana untuk menggunakan kemampuan manajemen kasus dalam IBM Business Automation Workflow untuk merampingkan proses piutang dan utangnya.
Biccellari menyimpulkan: "Menggerakkan proyek-proyek konstruksi kami secara efektif sangat penting untuk membuat Italia terus bergerak. Berkat solusi manajemen konten IBM, kami berada dalam posisi yang kuat untuk memperkenalkan tingkat efisiensi yang lebih tinggi lagi ke dalam operasi kami."
ANAS (tautan berada di luar ibm.com) merancang, membangun, dan mengoperasikan jaringan jalan nasional Italia, mengelola lebih dari 30.000 km jalan dan jalan tol. Perusahaan ini mempekerjakan 6.000 orang, termasuk insinyur, arsitek, dan surveyor. Berkantor pusat di Roma, perusahaan ini memiliki 38 kantor di seluruh Italia.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2016. IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Februari 2019.
IBM, logo IBM, ibm.com, Content Navigator, dan FileNet adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web "Informasi hak cipta dan merek dagang" di ibm.com/legal/copyright-trademark.
Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu.
Semua contoh klien yang dikutip atau dijelaskan disajikan sebagai ilustrasi tentang cara beberapa klien menggunakan produk IBM dan hasil yang mungkin telah mereka capai. Biaya lingkungan dan karakteristik kinerja yang sebenarnya akan bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi tiap-tiap klien. Hubungi IBM untuk melihat apa yang bisa kami lakukan untuk Anda.
Klien bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. IBM tidak memberikan nasihat hukum atau menyatakan atau menjamin bahwa layanan atau produknya akan memastikan bahwa klien mematuhi hukum atau peraturan apa pun.