Di American University in Cairo (AUC), informasi tersebar dalam silo-silo data, sehingga sulit untuk diterapkan. Universitas membutuhkan platform BI dan analitik baru yang dapat mendukung pengambilan keputusan dan desentralisasi data.

AUC menggunakan perangkat lunak Db2 Data Warehouse on Cloud sebagai pusat data untuk menampung data dari sistem yang terpisah-pisah, dan penawaran Cognos Analytics untuk merepresentasikan informasi secara visual dan mengungkap pola tersembunyi.

Para mahasiswa datang dari lebih dari 60 negara di seluruh dunia untuk belajar di kampus AUC yang canggih dan memiliki luas 160 hektare di Kairo, Mesir. Mereka belajar berpikir kritis dan solusi kreatif yang membawa pendidikan mereka melampaui ruang kelas dan masuk ke dalam masyarakat. Melalui penelitian, ekspresi intelektual dan kreatif, serta pengabdian masyarakat, AUC berkomitmen untuk mengeksplorasi tantangan yang dihadapi Mesir, wilayah, dan dunia.

Namun, visi ini menjadi tantangan jika struktur informasi universitas tidak cukup kokoh dan kuat untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat waktu dan tepat guna. AUC telah berinvestasi besar-besaran dalam membangun infrastruktur informasinya dan memperkenalkan sistem ERP modern. Penekanan pada teknologi ini memastikan bahwa data yang sangat penting dan berharga disimpan dalam format yang terstruktur dengan baik dan memfasilitasi otomatisasi berbagai proses bisnisnya. Seiring berjalannya waktu, sistem ini terus mengumpulkan data dalam jumlah besar.

Namun, menerapkan volume data yang besar ini untuk menghasilkan wawasan, telah dikesampingkan berulang kali. Hasilnya adalah ketidakkonsistenan, redundansi, dan banyak versi kebenaran yang berbeda. Selain itu, proses manual yang diandalkan AUC membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk menghasilkan data dan rentan terhadap kesalahan manusia. Pada saat informasi tersebut tiba, semuanya sudah terlambat — keputusan telah diambil.

AUC mencari platform BI yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang tepat waktu dan tepat, mendesentralisasi data, serta menyediakan output yang visual dan beragam.

Strategi apa pun yang dirancang untuk menyatukan silo data AUC harus dimulai dengan sistem yang harmonis yang tidak memerlukan intervensi manual dan secara otomatis dapat menghasilkan data yang terkumpul dan komprehensif.

"Efektivitas kelembagaan berpusat pada transformasi institusi dengan menggunakan proses pengambilan keputusan yang berpusat pada data dan informasi. Data, informasi, dan pengetahuan merupakan inti dari semuanya," jelas Iman Megahed, Chief Strategy and Knowledge Officer di AUC.

Solusi ini juga diperlukan untuk menyajikan data dalam berbagai media dan berbagai cara visual, seperti dasbor, statistik, dan analitik. AUC adalah universitas nirlaba dengan sumber daya terbatas, sehingga solusinya perlu mengurangi biaya overhead dan mudah untuk melatih personel di seluruh sistem.

AUC memilih IBM untuk memberikan solusi lengkap yang terdiri dari IBM DataStage®, Cognos Analytics dan penawaran Db2 Warehouse on Cloud . Dengan menggunakan teknologi IBM, universitas ini mampu meningkatkan kecepatan pengumpulan data dan mengkonsolidasikan fragmen-fragmen data dari ERP yang berbeda, sehingga memungkinkannya untuk merumuskan pandangan 360 derajat dari para konstituennya — para mahasiswa, fakultas, dan alumni — untuk pertama kalinya.

"Setelah semua upaya yang dilakukan tim BI, hasilnya langsung terbayar ketika Anda masuk ke dalam rapat dan mendapati provost membuka dasbor fakultas atau mahasiswa, mempercayai angka-angka tersebut dan mengambil keputusan berdasarkan angka-angka tersebut," ujar Heba Atteya, Direktur Senior Intelijen Bisnis dan Analitik Data di AUC.

Sebelumnya, dibutuhkan waktu berminggu-minggu AUC dan intervensi manual yang sangat banyak untuk mendapatkan hasil data. Sekarang hanya butuh beberapa menit. Data tidak lagi tersebar di beberapa silo data. Solusi Cognos Analytics dan Db2 Warehouse on Cloud mengeliminasi berbagai sistem yang terpisah sehingga AUC dapat menggunakan satu platform analitik yang cepat dan komprehensif.

Meskipun BI merupakan perjalanan panjang bagi AUC, namun awal perjalanannya sangat intens dan menjanjikan. Langkah ini dirayakan dan diakui oleh banyak pihak di kampus. Tindakan ini tidak hanya menjawab kebutuhan akan infrastruktur yang efektif untuk mendukung proses pengambilan keputusan, tetapi juga memiliki beberapa dampak tidak langsung terhadap kinerja beberapa unit di kampus.

Hasil awal BI mencakup pergeseran bertahap dari budaya organisasi ke proses pengambilan keputusan yang lebih berbasis bukti; peningkatan kualitas data dan tata kelola, dan berkurangnya efek silo dengan transparansi yang lebih terintegrasi; transformasi universitas pada intinya dan penekanan pada perlunya perubahan; dan peningkatan kepercayaan diri dan keselarasan di semua tingkat manajemen dengan penciptaan satu titik kebenaran yang mengkonsolidasikan pandangan universitas dan mengarahkan tindakan bersama.

Pada dasarnya, keberhasilan implementasi BI di AUC telah memainkan peran penting dalam mentransformasi universitas yang telah berusia 100 tahun ini untuk bergerak menuju institusi pendidikan tinggi yang lebih proaktif dan modern dalam setiap aspek manajemen dan operasinya.

Para pemangku kepentingan dapat duduk dalam rapat, berdiskusi, meninjau data, dan segera mengambil keputusan berdasarkan informasi kuantitatif, bukan berdasarkan dugaan. "Memiliki informasi yang tersedia sebagai bagian dari proses pengambilan keputusan membuat segalanya menjadi jelas, dan Anda tidak perlu lagi berdiskusi atau berdebat panjang tentang apa yang dipikirkan orang lain," jelas Megahed. "Ini fakta. Kami tidak lagi mempertanyakan atau meminta atau menyarankan, semuanya sudah ada di sana." Para peserta dapat masuk ke dalam diskusi dengan fakta-fakta yang tersedia, alih-alih teori dan opini, dan memutuskan tanpa menunggu. Para pemangku kepentingan kini dapat bersikap proaktif dan bukannya reaktif, yang mendukung kualitas pendidikan yang lebih tinggi.

Infrastruktur data yang baru menghasilkan manfaat bisnis lainnya bagi AUC. Universitas dapat menggunakan solusi baru ini untuk mengumpulkan lebih dari sekadar statistik akademis; universitas sekarang dapat memanfaatkan jaringan media sosial untuk mengumpulkan pengetahuan tentang para alumninya. AUC tidak lagi hanya bergantung pada informasi mahasiswa, fakultas, dan alumni dari kumpulan datanya. Universitas ini melihat ke masa depan dan menerapkan penjangkauan jaringan sosial tambahan, data besar, AI dan Internet of Things (IoT).

AUC (tautan berada di luar ibm.com) didirikan pada tahun 1919 dan merupakan kontributor utama dalam kehidupan sosial, intelektual dan budaya di wilayah Arab. Universitas ini merupakan jembatan penting antara Timur dan Barat, yang menghubungkan Mesir dan kawasan ini dengan dunia melalui penelitian ilmiah, kemitraan dengan lembaga akademik dan penelitian, serta program studi di luar negeri.Sebagai lembaga independen, nirlaba, non-partisan, non-sektarian, dan menyediakan kesempatan yang setara, AUC terakreditasi penuh di Mesir dan AS.