Surat tersebut, meskipun berasal dari tempat yang sederhana, membuka jalan bagi kasus penting di Mahkamah Agung yang masih bergema di seluruh lanskap peradilan di AS. Berkat putusan Gideon v. Wainwright, hak terdakwa kriminal untuk mendapatkan pembelaan umum secara cuma-cuma telah diterima secara luas oleh warga negara Amerika Serikat sejak tahun 1963.

Namun, baru-baru ini, Kantor Administrasi Pengadilan (AOC) untuk sebuah negara bagian di bagian tenggara Amerika Serikat menyadari apa yang diperlukan agar pengadilan saat ini dapat terus memenuhi janji Gideon v. Wainwright.

Dengan bekerja sama dengan Mitra bisnis IBM Prolifics dan menerapkan teknologi otomasi IBM, AOC mengubah proses administratif yang berlebihan dan menghadirkan efisiensi yang sangat penting bagi sistem pertahanan publiknya.

Kisah AOC menggambarkan bagaimana mengotomatisasi proses dapat secara dramatis mempercepat pekerjaan, dan juga bagaimana sistem peradilan modern akan bergantung pada teknologi terbaru untuk melindungi hak konstitusional utama: keadilan untuk semua.

Ketika Matt Garst, Head of North America Sales di Prolifics, baru-baru ini melibatkan AOC di negara bagian tenggara untuk melihat bagaimana ia dapat membantu meningkatkan efisiensi, ia tidak memikirkan Clarence Gideon. Namun, Gideon, setidaknya sebagian, adalah alasan mengapa AOC ingin berbicara dengan Garst.

Ketika Gideon mengirim banding yang ditulis pensil itu ke Mahkamah Agung pada tahun 1962, dia dihukum karena membobol aula biliar di Panama City, Florida, dan mencuri bir, anggur, dan USD 5 dalam bentuk pecahan. Ketika dia pertama kali pergi ke pengadilan, pada tahun 1961, dia meminta agar Negara Bagian Florida memberinya seorang pengacara, mengutip haknya untuk pengadilan yang adil di bawah Amandemen Keenam Konstitusi AS. Hakim mengatakan kepadanya bahwa Florida memberikan perwakilan gratis hanya dalam kasus-kasus hukuman mati. Dibiarkan untuk memberikan pembelaannya sendiri, Gideon akhirnya divonis bersalah.

Namun, tahun berikutnya, setelah menerima banding Gideon, Mahkamah Agung memutuskan dengan suara 9-0 bahwa keadilan belum ditegakkan. Gideon mendapat pengadilan baru. Kali ini, pengacara pembela yang didanai negara mendiskreditkan kesaksian sebelumnya dan memanggil saksi baru. Gideon dinyatakan tidak bersalah. Dalam setiap kasus pidana semenjak itu—di 50 negara bagian— terdakwa yang tidak mampu membayar kuasa hukum, yang dinyatakan oleh pengadilan sebagai orang tidak mampu, dapat meminta dan menerima kuasa hukum yang efektif dari negara.

Saat ini, penerapan Gideon v. Wainwright ke dalam praktik bergantung pada program pengadilan negara bagian yang disebut Indigent Defense Systems. Dan itulah yang AOC ingin diskusikan dengan Garst dan tim Prolifics.

AOC mencari cara untuk meringankan proses yang terlalu membebani terkait dengan pembelaan orang yang tidak mampu. Negara bagian ini merupakan salah satu dari 10 negara bagian dengan pertumbuhan populasi tercepat di AS. Bagi pengadilannya, hal ini berarti beban kasus yang terus meningkat dan permintaan yang lebih besar untuk pembelaan umum.

Untuk kasus tertentu dalam Indigent Defense System, menyediakan perwakilan hukum publik yang efektif dan adil berarti meminta satu atau lebih pengacara pembela dan sumber daya lainnya, seperti pakar, penyelidik atau penerjemah. Dan itu berarti membayar sumber daya tersebut untuk pekerjaan mereka. Di sinilah AOC menghadapi tantangan yang signifikan.

Ketika seorang pembela umum atau sumber daya lain telah menyelesaikan pekerjaannya dalam sebuah kasus, untuk mendapatkan bayaran mereka harus mengajukan klaim kepada AOC. AOC mengajukan klaim melalui proses internal untuk memastikan bahwa klaim tersebut sesuai dengan semua peraturan, kemudian mengajukannya ke kantor Ketua Mahkamah Agung, yang akan memberikan persetujuan untuk membayar sumber daya.

AOC menggunakan tiga proses terpisah yang sebagian besar masih manual untuk memfasilitasi siklus ini. Seperti yang dijelaskan Garst: "Masuk ke satu sistem, melakukan satu pekerjaan, keluar, masuk ke sistem lain, melakukan pekerjaan lain, keluar, masuk ke sistem lain... Dan teknologi yang mendasarinya harus dipelihara. Setiap kali mereka melakukan peningkatan, mereka mengalami pemadaman. Dari segi administratif dan teknologi, ini merupakan mimpi buruk bagi manajemen."

Dengan 135.000 klaim per tahun—dan terus bertambah—proses ini, dan para staf yang melakukan pekerjaan manual terus bergerak, berjuang untuk mengikutinya. "Mereka melihat beban kerja mereka benar-benar meningkat," kenang Garst. “Volume mereka melebihi kemampuan mereka. Mereka mengalami masalah yang mana orang tidak dibayar, terlambat dibayar, atau dibayar dengan jumlah yang salah." Bahkan, lebih dari 70.000 klaim tertahan karena sebagian besar disebabkan oleh kesalahan sederhana yang tidak dapat diselesaikan hingga staf administrasi secara manual memberi tahu para pemohon.

Selain menimbulkan ketidaknyamanan dan kebingungan bagi para pembela umum, masalah-masalah tersebut menempatkan seluruh Indigent Defense System dalam risiko. Seperti yang dijelaskan Garst: "Setiap lembaga negara diaudit dua atau tiga kali dalam setahun. Jika kantor pengawas menemukan adanya pelanggaran, mereka dapat menutup Anda. Bayangkan jika Administrative Office of the Courts ditutup, bagaimana pemberitaannya di media. Jadi persepsi publik menjadi perhatian serius, dan hal ini dapat berdampak hingga ke kantor gubernur."

AOC tahu bahwa mereka perlu mengganti tugas-tugas manual dan proses yang terpisah-pisah dengan sistem yang terpadu dan otomatis. Hal ini diperlukan untuk mempercepat pemrosesan klaim dan menyediakan penelusuran lengkap untuk tujuan pelaporan. Perusahaan ini berkonsultasi dengan beberapa penyedia solusi selain Prolifics, termasuk beberapa pemain layanan profesional global terbesar. "Kami bersaing dengan perusahaan yang ukurannya seribu kali lipat dari kami," kata Garst. "Keuntungan kami adalah, kami cukup besar untuk berkembang, tetapi cukup kecil untuk tetap tangkas." Bagi AOC, itu adalah kombinasi yang unggul. Salah satu penawar yang lebih besar memperkirakan waktu tiga hingga lima tahun untuk mendapatkan solusi. Garst dan tim Prolifics berjanji untuk menghadirkan solusi dalam produksi dalam waktu kurang dari separuh waktu tersebut. Mereka memenangkan kontrak. Kemudian mereka menepati janjinya.

Prolifics membangun solusi TI. Oleh karena itu, Garst dan rekan-rekan satu timnya terbiasa bekerja sama dengan departemen TI pelanggan mereka, mendapatkan persetujuan dari CIO dan CTO. Proyek AOC sudah berbeda sejak awal, dan hubungan antara dua bidang yang tampaknya berbeda —TI dan keadilan—sangat jelas. Alih-alih bekerja dengan manajer operasi TI, Prolifics bekerja dengan pengacara. Alih-alih CIO, persetujuan harus datang dari ketua pengadilan negara bagian. "Setiap kali saya bertemu dengan pelanggan," jelas Garst, "Saya akan masuk ke dalam ruangan dan semua orang di ruangan itu adalah pengacara. Ada sebuah buku, yang berisi undang-undang. Jadi, perubahan apa pun yang ingin mereka lakukan, apa pun yang ingin mereka lakukan, mereka akan membuka buku itu. Seluruh sistem telah dirancang sesuai dengan ketentuan undang-undang."

Karena sifat keterlibatan yang tidak biasa, kolaborasi menjadi sangat penting. Tim Prolifics perlu lebih memahami AOC, dan AOC perlu memahami hal terbaru yang ditawarkan TI. Seperti yang dijelaskan Garst, "Kami harus menurunkan semuanya ke tingkat yang paling sederhana agar mereka memahami apa yang ada di dunia yang mungkin terjadi." Pendekatan pemikiran desain, dengan AOC yang terlibat dalam setiap langkah, memandu kolaborasi dan pembangunan solusi melalui seluruh proses.

Langkah pertama adalah sesi penemuan dan konsultasi selama tiga minggu. "Sebelum kami mulai memutar sekrup apa pun," kata Garst, "kami ingin membuka kap mesin dan benar-benar memahami tantangan signifikan yang mereka hadapi, memahami lingkungan saat ini, tujuan untuk lingkungan yang akan datang.

“Jadi, ada banyak sesi corat-coret papan tulis. Anda melibatkan para pemangku kepentingan utama, para pengguna utama, seperti direktur AOC, secara langsung terlibat dalam proses mencari tahu seperti apa nantinya untuk tahap pertama, dan mereka membawa ide-ide."

Pada awalnya, AOC berharap dapat menerapkan banyak hard coding dari ketiga sistem yang sudah ada, dan, mengutip Garst, "memasang beberapa komponen baru ke dalamnya." Di sisi lain, tim Prolifics merasa bahwa pendekatan dari bawah ke atas diperlukan.

"Beberapa pengguna," jelas Garst, "telah menjadi bagian dari proses ini selama lebih dari 40 tahun. Jadi mereka sudah terbiasa dan mereka seperti, 'Saya hanya ingin melakukan hal yang sama'."

Prolifics membalikkan pemikiran dengan pertanyaan seperti, Ke mana Anda ingin menuju? Peningkatan dan fitur apa yang akan membantu Anda beroperasi dengan lebih efisien? Seperti apa proses yang ideal? Pertanyaan-pertanyaan tersebut memunculkan ide-ide baru, yang kemudian dikembangkan oleh Prolifics menjadi sebuah presentasi tentang proses yang akan datang yang merepresentasikan efisiensi dan transparansi yang lebih besar. Tim AOC pun turut serta.

Di pengadilan, putusan tergantung pada bukti. Bagi AOC, sudah waktunya bagi Prolifics untuk membuktikan bahwa mereka dapat memenuhi janji-janji proses yang akan datang.

Menggunakan komponen perangkat lunak dari IBM Cloud Pak for Automation dan penawaran dari Mitra Bisnis IBM Intellective, tim Prolifics membangun kerangka kerja terintegrasi tunggal yang mengotomatiskan seluruh proses klaim pembelaan orang yang tidak mampu, mulai dari pengajuan awal, alur kerja dan pelaporan, hingga persetujuan oleh hakim agung, dan akhirnya, pembayaran. "Kami telah menyederhanakan begitu banyak proses," kata Garst. "Sistem ini tidak hanya berupa satu rangkaian. Prosesnya otomatis sampai-sampai jika ada sesuatu yang berada di luar proses dalam antrean, maka secara otomatis akan dialihkan ke nomor dua atau tiga agar proses tetap berjalan."

Ketika petugas pemeriksa memulai audit, semua detail sudah tersedia. "Sepanjang jalan, seluruh proses benar-benar transparan," kata Garst. "Setiap langkah dari prosesnya, Anda bisa melihat siapa yang mengerjakannya dan di mana ada hambatan."

Kesalahan tidak lagi menunggu untuk diteruskan ke langkah sebelumnya. Pemberitahuan instan memungkinkan pengirim dan pengguna lain segera mengetahui jika ada kesalahan, sehingga mereka dapat menyelesaikan masalah saat itu juga, tanpa intervensi tambahan.

Otomatisasi bahkan membantu menyelaraskan solusi dengan buku yang selalu dikonsultasikan oleh para pengacara. Dengan menggunakan komponen mesin aturan dari IBM Cloud Pak for Automation, Prolifics dan tim AOC menciptakan beberapa alur kerja untuk mendorong rasionalitas serta efisiensi dan menerapkan aturan-aturan yang memastikan semua keputusan prosedural sesuai dengan hukum negara.

Dan bagaimana sistem baru terlihat oleh pengguna? Seberapa ramah bagi para veteran 40 tahun? Di situlah perangkat lunak Unity dari Intellective berperan. "Kami tahu kami membutuhkan front end yang sangat, sangat intuitif, dan mudah digunakan," kata Garst. "Kami memilih solusi navigasi konten Intellective Unity. Solusi ini terintegrasi dengan semua komponen Cloud Pak for Automation dan menyediakan antarmuka pengguna yang sangat kaya dan dapat disesuaikan."

Solusi IBM dan Intellective berjalan di lingkungan cloud pribadi internal yang dihosting di pusat data negara bagian untuk memenuhi persyaratan negara bagian untuk penyimpanan data sensitif di dalam negara bagian.

Sebagai penyedia layanan dan solusi teknik TI global, Mitra Bisnis IBM Prolifics bekerja sama dengan para pelanggan untuk memahami visi mereka dan menggunakan keahlian industri dan teknologinya untuk mempercepat visi tersebut ke pasar.