L’Internet des objets est un réseau d’appareils physiques, de véhicules, d’appareils électroménagers et d’autres objets dotés de capteurs, de logiciels et d’une connectivité réseau. Ces fonctionnalités intégrées permettent aux objets de collecter des données. Dans le cas des bureaux intelligents, les capteurs enregistrent des données en temps réel sur le taux d’occupation, les habitudes d’utilisation des bureaux, la circulation des employés, la température, les conditions d’éclairage, et plus encore, afin de guider la prise de décision et de déterminer le déploiement optimal des ressources au sein du bureau.

Les systèmes de gestion intégrée du lieu de travail aident les chefs d’entreprise et les gestionnaires d’installations à optimiser le parc immobilier et les espaces de travail de l’entreprise. Dans les IWMS de pointe, les données enregistrées par les capteurs IdO et les appareils intelligents sont analysées par l’intelligence artificielle (IA) pour fournir des informations sur la gestion stratégique de l’espace. Les IWMS peuvent également autonomiser les employés lorsqu’ils sont utilisés pour créer des applications mobiles personnalisées. Les employés peuvent utiliser ces applications pour effectuer des tâches comme réserver des bureaux ou faire des demandes de maintenance en quelques clics sur leur smartphone, au lieu de tout faire par téléphone.

Les salles de conférence et de réunion intelligentes sont souvent équipées de fonctionnalités telles que la vidéoconférence et les tableaux blancs interactifs. Elles combinent les environnements de travail physiques et virtuels, ce qui permet aux employés sur site et à distance de travailler ensemble de façon plus intelligente.

Les systèmes d’éclairage intelligents peuvent calculer la quantité de lumière naturelle dans un bureau et ajuster l’éclairage tout au long de la journée de travail, selon les besoins. Cela permet de trouver le juste équilibre entre éclairage naturel et artificiel et de créer les conditions de visibilité dont les employés ont besoin pour accomplir leur travail. Les systèmes d’éclairage intelligents peuvent également allumer et éteindre automatiquement les lumières en fonction de l’occupation d’une pièce ou d’un espace, ce qui réduit la consommation d’électricité.

Les thermostats et les systèmes de climatisation intelligents peuvent ajuster automatiquement le débit d’air, le chauffage et la climatisation, ainsi que les niveaux de dioxyde de carbone et d’humidité, selon l’occupation du bureau et les conditions intérieures détectées par les capteurs IdO. Ces ajustements dynamiques en temps réel peuvent améliorer le confort des employés et réduire la consommation d’énergie.

L’automatisation est l’utilisation de la technologie pour effectuer des tâches avec un minimum d’intervention humaine. Dans les bureaux intelligents, l’automatisation active les ajustements instantanés effectués par les systèmes d’éclairage et les thermostats intelligents.

Le mobilier de bureau connecté aux systèmes de réservation est parfois appelé mobilier de bureau intelligent. Le terme désigne également les bureaux motorisés qui peuvent facilement être ajustés à la hauteur choisie par l’employé, ce qui en fait un complément utile aux bureaux dotés d’espaces de travail partagés.

Grâce à des systèmes de contrôle d’accès intelligents, des technologies telles que la biométrie (allant de la numérisation des empreintes digitales à la reconnaissance faciale) et l’authentification multifacteur sont utilisées pour gérer les visiteurs et empêcher l’accès non autorisé aux données. Ces systèmes peuvent également identifier des activités suspectes, par exemple lorsqu’une personne qui n'y est pas autorisée tente d’entrer dans un bureau.⁴