Mise à jour : 4 juin 2024
Contributeurs : Matthew Finio, Amanda Downie
L’approvisionnement désigne le processus d’acquisition, auprès de sources externes, des biens et services nécessaires aux entreprises pour fonctionner efficacement.
L’approvisionnement désigne la manière dont les entreprises se procurent les biens et services dont elles ont besoin pour mener à bien leur activité. Un approvisionnement efficace est essentiel pour disposer des ressources nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et atteindre ses objectifs. L’approvisionnement comporte plusieurs étapes, notamment :
- Identifier les besoins de l’entreprise
- Trouver des fournisseurs fiables
- Négocier les contrats
- Gérer la relation fournisseur
- Tenir des registres pour chaque étape
Parce que la rationalisation de ces processus permet d’augmenter la rentabilité, l’approvisionnement vise à obtenir les produits ou services nécessaires au meilleur rapport qualité-prix, tout en conciliant des facteurs comme la qualité et les délais de livraison. Il s’agit d’un processus continu : bon nombre d’entreprises effectuent régulièrement des contrôles d’assurance qualité et des analyses de performance, qui peuvent les amener à renégocier leurs contrats avec les fournisseurs ou à en rechercher d’autres.
Dans une petite entreprise, l’approvisionnement peut être géré par une seule personne. Les grandes entreprises disposent généralement d’un service d’approvisionnement dirigé par un directeur des achats qui supervise les processus. Pour garantir un approvisionnement efficace, il est essentiel de soigner la communication et la collaboration entre les différentes parties prenantes, notamment les spécialistes de l’approvisionnement, les équipes juridiques et financières, ainsi que les utilisateurs finaux.
Par exemple, collaborer efficacement avec le service d’achats permet à l’équipe financière de mieux comprendre comment la sélection des biens et services peut maximiser les bénéfices, afin d’optimiser la budgétisation, ainsi que les projections. Les partenariats internes autour de la modernisation technologique sont souvent essentiels pour assurer une amélioration continue et mettre en œuvre des technologies qui profitent aux fonctions achats, finance et comptabilité, ainsi qu’aux opérateurs de la chaîne d’approvisionnement. Ensemble, ils peuvent optimiser leur workflow de bout en bout en associant données fiables, analyses pilotées par l’IA et automatisation. Le respect des normes éthiques est indispensable tout au long du processus d’approvisionnement. Les normes juridiques doivent également être respectées afin de garantir l’adoption de pratiques éthiques, d’atténuer les risques et de protéger l’intégrité des opérations.
L’équipe d’approvisionnement acquiert différents types de produits et services, selon la mission et les besoins de l’entreprise. En voici quelques exemples : fournitures, équipement de bureau, mobilier, matières premières pour la fabrication, machines, installations, collaborateurs ponctuels, services de recrutement, services liés aux déplacement, supports marketing, etc.
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Essentiel pour bien comprendre et optimiser la chaîne d’approvisionnement, l’approvisionnement permet aux entreprises de choisir les fournisseurs qui répondent à leurs exigences à un prix raisonnable. Un approvisionnement efficace permet d’identifier les fournisseurs qui proposent les biens et les services nécessaires à l’entreprise et qui sont en mesure de livrer promptement la quantité souhaitée au prix souhaité.
Un approvisionnement efficace permet de renforcer l’image de marque et la réputation de l’entreprise, et d’obtenir à un prix abordable ce dont elle a besoin pour fiabiliser son offre de biens et services auprès de ses propres clients. Cela favorise également une hausse des bénéfices. En effet, les entreprises peuvent réduire leur coût d’achat de 8 à 12 % et réaliser 2 à 3 % d’économies annuelles supplémentaires.1
Les différentes phases de l’approvisionnement forment ce que l’on appelle le « cycle d’approvisionnement », à savoir un processus continu et non linéaire. Les étapes composant chaque phase varient en fonction de la taille de l’entreprise, de son secteur d’activité et de la nature des biens ou services achetés.
Identifier les besoins : déterminer les biens ou services nécessaires et leurs spécifications.
Identifier les fournisseurs potentiels : associer recherche, bases de données sectorielles et réseautage pour présélectionner les fournisseurs en fonction de leur expérience, de leurs capacités et de leur réputation.
Soumettre une demande de renseignements : émettre une demande de renseignements pour déterminer les capacités de chaque fournisseur.
Soumettre un appel d’offres ou une demande de devis : émettre un appel d’offres ou une demande de devis précisant les besoins de l’entreprise, ainsi que les modalités, pour recevoir une proposition détaillée de la part des fournisseurs.
Évaluer et sélectionner les fournisseurs : évaluer les offres ou les propositions des fournisseurs et faire son choix en fonction du coût, de la qualité, des délais de livraison et d’autres critères pertinents.
Négocier et rédiger les contrats : négocier les conditions générales avec les fournisseurs sélectionnés, notamment les prix, les conditions de paiement et les calendriers de livraison. Rédiger et finaliser les contrats qui décrivent les modalités convenues.
Émettre les bons de commande : créer et émettre les bons de commande à destination des fournisseurs choisis, en précisant les détails de la transaction, notamment la quantité, le prix et les attentes en matière de livraison.
Réceptionner et vérifier les marchandises livrées : surveiller la capacité des fournisseurs à exécuter les commandes conformément aux modalités convenues et vérifier si les marchandises et les services livrés sont conformes aux spécifications négociées.
Effectuer un rapprochement à trois facteurs : comparer le bon de commande, le bon de livraison et la facture du fournisseur pour vérifier que les quantités, les prix et les produits ou services livrés sont corrects.
Approuver les factures et traiter les paiements : approuver les factures et traiter les paiements conformément aux modalités convenues.
Tenir des registres : tenir des registres précis du processus d’approvisionnement : contrats, bons de commande, factures, communication.
La performance des fournisseurs doit être évaluée selon des critères comme la qualité, la ponctualité et le respect des conditions contractuelles. Soigner la relation fournisseur grâce à une bonne gestion de cette dernière : faire part de son feed-back, résoudre les problèmes et identifier les points à améliorer, ainsi que les opportunités de réduction des coûts.
La gestion des achats consiste à planifier, à exécuter et à contrôler les processus liés à l’acquisition de biens ou de services par l’entreprise. Souvent appelée processus « du sourcing au règlement », la gestion des achats englobe une série d’activités essentielles : sourcing, achat, négociation des contrats, gestion de la relation fournisseur (SRM), gestion des risques, mise en conformité et intégration des comptes fournisseurs.
La gestion des achats vise principalement à obtenir les ressources nécessaires au meilleur rapport qualité-prix, à soigner la relation fournisseur et à réduire les risques associés à l’acquisition de biens et services. Les logiciels d’approvisionnement, également connus sous le nom de logiciels d’e-procurement, jouent un rôle essentiel dans la rationalisation du processus. En automatisant les workflows, ils favorisent une gestion efficace des activités d’achat.
Outre l’automatisation, cette pratique permet aux entreprises d’analyser plus efficacement les économies réalisées et de surveiller la performance de leurs fournisseurs. Appuyée par un logiciel d’approvisionnement avancé, la gestion des achats garantit avant tout une approche systématique et efficace de l’ensemble du cycle d’approvisionnement, qui permet d’optimiser la prise de décision et les ressources.
Indispensable aux processus modernes d’approvisionnement, la technologie permet de rationaliser les opérations, d’améliorer l’efficacité et d’optimiser l’analyse. Voici quelques-unes des technologies utilisées dans le domaine de l’approvisionnement :
Intelligence artificielle (IA) et machine learning (ML) : l’IA et le ML analysent de grands jeux de données pour identifier modèles et tendances afin d’optimiser la prise de décision en matière d’achats.
Technologie blockchain : la blockchain renforce la transparence et la traçabilité de l’approvisionnement et permet de sécuriser l’enregistrement des transactions pour garantir l’intégrité des données liées aux contrats, aux paiements et à la provenance des produits.
Logiciels de gestion des contrats (CMS) : le CMS automatise l’ensemble du processus contractuel et réduit le risque d’erreur de rédaction ou d’erreur susceptible d’avoir des répercussions juridiques.
Solutions de cybersécurité : les technologies telles que le chiffrement, les contrôles d’accès sécurisés et les systèmes de détection des menaces permettent de protéger les données et les systèmes d’approvisionnement contre l’accès non autorisé et les cybermenaces.
Gestion électronique des documents : les systèmes de gestion numérique des documents rationalisent le traitement des contrats, des bons de commande et de tout autre document lié aux achats, afin de réduire le recours au papier et d’améliorer l’efficacité.
Plateformes d’e-sourcing : les plateformes d’e-sourcing facilitent le processus d’approvisionnement dans son ensemble, de l’identification des fournisseurs potentiels à la finalisation des contrats en passant par la négociation.
Plateformes d’e-procurement : les systèmes d’approvisionnement électroniques automatisent le processus d’achat, de la demande au paiement. Ils permettent de gérer les catalogues, de générer les bons de commande et de suivre les dépenses.
Applications d’approvisionnement : les applications mobiles permettent d’accéder à distance aux données d’achat, d’approuver les demandes et de suivre les commandes.
Analyse de performance des achats : collecter et analyser les données relatives aux achats permet aux entreprises de recueillir les informations nécessaires pour améliorer performance et prise de décision.
Logiciels Procure-to-Pay (P2P) : les outils P2P rationalisent le processus d’achat, ainsi que la comptabilité fournisseurs et suivent le flux d’approvisionnement de bout en bout.
Automatisation robotisée des processus (RPA) : la RPA permet d’automatiser et d’optimiser les tâches répétitives comme la saisie de données et le traitement des factures. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur les aspects plus stratégiques de l’approvisionnement.
Systèmes de gestion de la relation fournisseur (SRM) : les systèmes SRM proposent des outils de communication et de suivi de la performance pour permettre aux entreprises d’améliorer leur relation fournisseur.
Logiciels de gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM) : les logiciels SCM offrent une visibilité sur le parcours des produits et services au sein de la chaîne d’approvisionnement. Ils permettent de suivre la performance des fournisseurs, les livraisons et les perturbations.
Bien qu’utilisés de manière interchangeable, les termes « approvisionnement » et « achats » ne désignent pas la même chose. L’approvisionnement est une stratégie qui commence par l’analyse des besoins de l’entreprise et s’inscrit dans un processus plus vaste. L’achat intervient vers la fin du processus d’approvisionnement, après le sourcing, la négociation des tarifs et des modalités, ainsi que d’autres étapes.
Par ailleurs, l’approvisionnement n’est qu’un aspect ou un sous-ensemble de la gestion des chaînes d’approvisionnement. La gestion de la chaîne d’approvisionnement concerne l’ensemble du processus d’acquisition des marchandises, y compris les opérations logistiques comme l’expédition, la gestion des entrepôts, la transformation des marchandises en produits et leur distribution.
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Notes de bas de page
1 Procurement, Bain & Company (lien externe à ibm.com)