Découvrez la cartographie des processus , une méthode qui permet de mieux comprendre les processus et d'identifier les domaines à améliorer.

La cartographie dse processus représente visuellement un flux de travail, ce qui permet à l'équipe de comprendre plus clairement un processus et ses composants. Il existe une grande variété de cartographie des processus , et vous les connaissez peut-être sous un nom différent : organigramme, cartographie des processus détaillée, carte de document, cartographie des processus globale,  cartographie des processus rendue, couloir, diagramme de chaîne de valeur ajoutée, diagramme  de flux de valeur, diagramme de flux, organigramme de processus, modèle de processus ou un diagramme de flux de travaux. Ces diagrammes visuels sont généralement des composants de la gestion des processus métier (BPM) d'une entreprise.

Une cartographie des processus décrit les différentes étapes d'un processus, en identifiant les responsables des tâches et en détaillant les délais prévus. Ils sont particulièrement utiles pour communiquer les processus entre les différentes parties prenantes et révéler les domaines à améliorer. La plupart des cartographie des processus commencent à un niveau macro et fournissent des détails supplémentaires si nécessaire.

Il existe plusieurs types de cartographie des processus. Voici quelques-unes des techniques de cartographie :

• Les organigrammes de base sont des mappes visuelles, qui fournissent les détails de base d'un processus tels que les entrées et les sorties.
  
  
• Les cartographies de déploiement, également connues sous le nom d'organigrammes interfonctionnels, affichent les relations entre les différentes équipes. Ces mappes utilisent souvent des diagrammes de type « couloir » pour illustrer la manière dont un processus circule dans l'entreprise, ce qui facilite la détection des goulets d'étranglement ou des redondances.
  
  
• Les cartographie de processus détaillées montrent une version détaillée d'un processus, contenant des détails sur les sous-processus.
  
  
• Les cartographies de processus globales, également appelées mappes de la chaîne de valeur ou mappes descendantes, présentent une vue macro d'un processus, notamment les éléments clés du processus tels que le fournisseur, l'entrée, le processus, la sortie ou le client (SIPOC)..
  
  
• Les cartographies de processus rendues représentent un état actuel et/ou un état futur des processus afin d'indiquer les zones d'amélioration potentielle des processus.
  
  
• Une cartographie de flux de valeurs (VSM) est une technique lean six sigma, qui documente les étapes nécessaires au développement d'un produit ou d'un service pour un utilisateur final.

Les cartographies des processus utilisent des représentations visuelles, telles que des symboles de base pour décrire chaque élément du processus. Parmi les symboles les plus courants figurent les flèches, les cercles, les losanges, les cadres, les ovales et les rectangles. Ces symboles peuvent provenir de BPMN (Business Process Model and Notation) ou d'UML (Unified Modeling Language) (lien externe au site d'IBM), qui sont des méthodes graphiques de notation des cartographies des processus.

La plupart des organisations n'auront besoin d'utiliser que quelques-uns des symboles les plus courants pour réaliser une la cartographie des processus. Certains de ces symboles sont les suivants :

• Un rectangle est utilisé pour représenter un processus spécifique et ses activités et fonctions.
  
  
• Une flèche est utilisée pour montrer à la fois la direction du flux et la connexion entre les étapes.
  
  
• Un ovale est souvent utilisé pour désigner les points de début ou de fin d'un flux de processus.
  
  
• Un losange est utilisé pour indiquer un point de décision. Le processus se poursuit en suivant un chemin prédéfini en fonction de la décision prise.
  
  
• Un rectangle dont l'une des extrémités est arrondie est souvent utilisé comme symbole de retard, indiquant une pause dans le processus avant que le flux ne se poursuive.

Lorsque vous développez votre propre la cartographie des processus  d'entreprise, utilisez cette méthodologie :

1. Choisissez un processus sur lequel vous concentrer. Pour obtenir un impact maximal, vous pouvez donner la priorité à un processus qui a du mal à obtenir des résultats ou qui a des répercussions sur la satisfaction du client.
   
   
2. Faites participer les bonnes personnes. Réunissez les personnes qui ont une connaissance approfondie du processus que vous cherchez à optimiser. Ces experts de domaine vous aideront à déterminer les informations essentielles de l'ensemble du processus, telles que les parties prenantes, la séquence des étapes, les délais, les ressources, etc. Ils peuvent également mettre en évidence certaines des zones problématiques, telles que les goulets d'étranglement et les redondances, qui peuvent compromettre l'efficience. À cette étape du processus, vous devez documenter toutes les informations pertinentes le concernant.  
   
   
3. Décrivez la cartographie des processus. Au cours de cette étape, vous devez déterminer où commence et finit le processus actuel et la séquence des étapes intermédiaires. Si le niveau de détail peut varier, les informations concernant les entrées, les sorties, les métriques et les parties prenantes sont généralement incluses.
   
   
4. Utilisez les symboles de base des organigrammes pour améliorer la cartographie des processus. Affinez la la cartographie des processus actuelle à l'aide des symboles de base des organigrammes. Un logiciel de la cartographie des processus est généralement utilisé pour réaliser cette étape.
   
   
5. Obtenez un retour d'information. Validez la la cartographie des processus améliorée avec les membres de l'équipe pour confirmer l'exactitude de la documentation des processus, en vous assurant que les étapes ne sont pas redondantes ou manquantes. Lorsque les parties prenantes se sont mises d'accord sur les étapes du processus dans l'état actuel, commencez à solliciter un retour d'information sur les optimisations potentielles du processus. Vous pourrez être amené à éliminer des étapes à des fins de simplification ou à incorporer de nouvelles étapes pour permettre une plus grande collaboration ou une meilleure assurance de qualité.
    
6. Mettez en œuvre et observez l'impact des changements de processus. Effectuez une validation de concept avec une partie de l'équipe avant de mettre à l'échelle tout changement à l'ensemble de l'organisation. Cette validation permet de minimiser le risque pour l'entreprise et d'intégrer des commentaires en retour supplémentaires pour optimiser le processus. Les responsables peuvent ainsi mettre en place plus facilement un nouveau processus à grande échelle. Un suivi régulier des processus permettra une amélioration continue au fil du temps.

Pour plus de conseils sur la façon de créer une cartographie des processus, lisez ce blog.

L'objectif principal de la cartographie des processus métier est d'aider les organisations à devenir plus efficaces et performantes dans la réalisation d'une tâche ou d'un objectif spécifique. Pour ce faire, il offre une plus grande transparence en matière de prise de décision et de flux de processus, ce qui permet d'identifier les redondances et les goulets d'étranglement au sein des processus et entre eux. Comme les la cartographies de processus s'appuient sur des repères visuels et des symboles, elles facilitent la communication d'un processus à un large public. Cela peut favoriser une plus grande mobilisation, car une documentation longue peut être plus fastidieuse à créer pour les responsables et à consommer pour les utilisateurs finaux.

En utilisant des modèles préétablis dans un logiciel de la cartographie des processus, les équipes peuvent facilement collaborer et réfléchir à des moyens de rationaliser les processus de travail, ce qui permet d'améliorer les processus métier. Ce faisant, les entreprises peuvent également mieux relever des défis spécifiques, tels que l'accueil et la fidélisation des employés ou la baisse des ventes.

Voici plusieurs avantages spécifiques à  la cartographie des processus :

• Une meilleure mise en œuvre des tests et des évaluations de scénarios
  
  
• Une standardisation accrue des rôles et des responsabilités et une meilleure sensibilisation à ceux-ci
  
  
• Une identification plus facile des aspects vulnérables d'un processus
  
  
• L'amélioration des performances de l'équipe et de la satisfaction des employés
  
  
• Une courbe d'apprentissage plus courte pour les employés pendant la formation