Qu’est-ce que la planification, la budgétisation et le forecasting ?

• La planification fournit un cadre pour les objectifs financiers d’une entreprise - généralement pour les trois à cinq prochaines années.
• Le budget détaille la manière dont le plan sera exécuté d’un mois à l’autre et couvre des éléments tels que les recettes, les dépenses, les flux de trésorerie potentiels et la réduction des dettes. Traditionnellement, une entreprise désigne un exercice financier et établit un budget pour l’année. Il peut ajuster le budget en fonction des revenus réels ou comparer les états financiers réels pour déterminer dans quelle mesure ils sont proches du budget ou de son dépassement.
• Forecasting : cet outil utilise les données historiques et les conditions actuelles du marché pour établir des prévisions sur le montant du chiffre d’affaires qu’une organisation peut s’attendre à atteindre au cours des prochains mois ou des prochaines années. Les prévisions sont ajustées à mesure que de nouvelles informations sont disponibles.

Le processus est généralement géré par un directeur financier (CFO) et par le département des finances. Cependant, la définition peut être élargie pour inclure tous les domaines de la planification organisationnelle, y compris : planification et analyse financière, planification de la chaîne d’approvisionnement, la planification des ventes, planification des effectifs et la planification marketing.

Les pratiques comptables de base des entreprises remontent aux années 1400, lorsque les investisseurs vénitiens assuraient le suivi de leurs expéditions commerciales en Asie en utilisant une comptabilité à double entrée, des comptes de résultat et des bilans. Le mot « budget » vient de l’ancien mot français « bougette », signifiant « petite bourse ». Le gouvernement britannique a commencé à utiliser l’expression « open the budget » au milieu des années 1700, lorsque le chancelier présentait les états financiers annuels. Les entreprises ont commencé à utiliser régulièrement le terme « budget » pour désigner leurs finances à la fin des années 1800.

Les prévisions modernes ont vu le jour en réponse à la dévastation économique de la Grande Dépression des années 1930. De nouveaux types de statistiques et d’analyses statistiques ont été développés pour aider les entreprises à mieux prédire l’avenir. Des sociétés de conseil sont apparues pour aider les entreprises à utiliser ces nouveaux outils de prédiction.

La comptabilité et la prévision étaient difficiles au début du XXe siècle, car elles dépendaient d’équations, de grands livres et de feuilles de calcul écrits à la main. L’émergence des mainframes dans les années 1960 et des ordinateurs personnels dans les années 1980 a accéléré le processus. Les applications logicielles telles que Microsoft Excel sont devenues très populaires pour l’établissement des rapports financiers. Cependant, les programmes Excel et les feuilles de calcul étaient sujets à des erreurs d’entrée et encombrants lorsque plusieurs services ou personnes devaient collaborer sur un rapport.

Au début des années 2000, les entreprises ont eu accès à des sources de données opérationnelles en constante expansion, ainsi qu’à des informations extérieures aux systèmes de transactions d’entreprise — telles que la météo, le sentiment social et les données économétriques. Les grandes quantités de données disponibles pour les prévisions ont créé un besoin d’outils logiciels plus sophistiqués pour les traiter.

De nombreux logiciels de planification sont apparus pour gérer cette complexité des données, rendant la planification, la budgétisation et la prévision plus rapides et plus faciles, à la fois pour le traitement et la collaboration. Grâce aux informations prédictives automatiquement tirées des données, les entreprises pourraient identifier les tendances en constante évolution et orienter la prise de décision à l’avance, et pas seulement après coup.

Aujourd’hui, les systèmes basés sur le cloud deviennent la norme, offrant plus de flexibilité, de sécurité et d’économies - aidant les entreprises à générer des prévisions et des budgets précis avec moins d’erreurs.

Mais malgré ces avancées, les entreprises restent assez dépendantes des feuilles de calcul traditionnelles.¹ Soixante-dix pour cent des entreprises déclarent s’appuyer fortement sur les rapports sous forme de feuilles de calcul, seules 16 % utilisant des logiciels spécialisés sur site et uniquement 10 % utilisant des logiciels cloud pour la planification.

De nombreuses entreprises basent encore leur stratégie sur des plans et budgets annuels, une technique de gestion développée il y a plus d’un siècle. Mais dans l’environnement de plus en plus concurrentiel d’aujourd’hui, les entreprises se rendent compte que les plans, les budgets et les prévisions doivent refléter la réalité actuelle, et non la réalité d’il y a deux, trois trimestres ou plus. La planification continue et les prévisions roulantes deviennent des méthodologies largement utilisées pour mettre à jour les plans, budgets et prévisions fréquemment tout au long de l’année, sur une base trimestrielle voire mensuelle. Grâce à ces approches, les gestionnaires peuvent repérer les tendances avant leurs concurrents, ce qui les aide à prendre des décisions plus éclairées et plus agiles en matière de tarification, d’assortiment de produits, d’allocations de capital et même de personnel.

La création et la mise en œuvre d’un processus de planification, de budgétisation et de prévision solide aide les entreprises à établir des rapports financiers et des analyses plus précis, ce qui peut conduire à des prévisions plus précises et, en fin de compte, à une croissance des revenus. Son importance est encore plus grande dans l’environnement commercial actuel, où des concurrents perturbateurs pénètrent même dans les secteurs les plus traditionnels.

Lorsque les entreprises intègrent les données et l’analytique à de bonnes pratiques de planification et de forecasting bien établies, elles améliorent la prise de décision stratégique et peuvent être récompensées par des plans plus précis et des prévisions plus opportunes. Dans l’ensemble, ces outils et pratiques permettent de gagner du temps, de réduire les erreurs, de promouvoir la collaboration et d’encourager une culture de gestion plus disciplinée qui offre un véritable avantage concurrentiel.

Plus précisément, les entreprises peuvent :

• Mettre rapidement à jour les plans et prévisions en réponse aux nouvelles menaces et opportunités, en identifiant les zones à risque suffisamment tôt pour résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent graves.
• Identifier et analyser l’impact des changements au fur et à mesure qu’ils se produisent.
• Renforcer les liens entre les plans opérationnels et financiers.
• Mieux planifier et prévoir les flux de trésorerie.
• Améliorer la communication et la collaboration entre les contributeurs du plan.
• Fournir régulièrement des plans et des prévisions fiables et opportuns, ainsi que des plans d’urgence, pour toute une série d’événements possibles.
• Analyser les écarts et les déviations par rapport aux plans et prendre rapidement des mesures correctives.
• Créer un budget spécifiquement pour la croissance et avoir confiance dans les sommes qui peuvent être dépensées.
• Gérer les pipelines de vente avec plus de précision tout en suivant les performances par rapport aux objectifs.
• Prendre des décisions stratégiques plus sûres, fondées sur des données concrètes, plutôt que sur des espoirs ou des suppositions.
• Fournir des preuves de la trajectoire future d’une entreprise aux investisseurs potentiels et aux institutions prêteuses basées sur de multiples sources de données et des analyses sophistiquées.

Les logiciels de budgétisation, de planification et de prévision peuvent être achetés sous forme de solution standard ou dans le cadre d’une solution intégrée de gestion de la performance d’entreprise (CPM) plus large.

Les solutions logicielles avancées permettent aux entreprises de :

• Mesurer et surveiller les performances grâce à des tableaux de bord et des visualisations interactifs en libre-service.
• Examiner les causes racines avec une analyse haute fidélité des données à haute dimensionnalité.
• Évaluer les tendances et faire des prévisions automatiquement à partir de données internes ou externes.
• Réaliser rapidement des modélisations de scénarios et créer des plans et des prévisions fiables et en temps voulu.

La planification est plus facile et plus efficace lorsque les praticiens suivent des bonnes pratiques clairement établies. Les solutions logicielles qui soutiennent ces pratiques peuvent améliorer la rapidité et la fiabilité des informations et augmenter la participation des personnes clés dans l’entreprise ; surtout ceux qui travaillent en première ligne.

Les entreprises de premier plan ont adopté des solutions qui couvrent l’ensemble du cycle de planification (collecte de données, modélisation, analyse et reporting) sur une plateforme de planification commune avec des exigences d’infrastructure réduites. Ces plateformes peuvent gérer un large éventail de fonctions métier, des tâches financières axées sur le budget à la planification axée sur la chaîne d’approvisionnement pour les environnements de vente au détail avec des milliers d’UGS (unités de gestion des stocks), par exemple.

Des sociétés comme IBM proposent des solutions logicielles globales et intégrées pour rationaliser les processus de planification, de budgétisation et de forecasting. La logique est que pour s’adapter à l’évolution rapide des conditions professionnelles d’aujourd’hui, une entreprise a besoin d’une solution qui crée une source d’information unique et de visibilité pour toutes ses données. Ces solutions peuvent aller bien au-delà des aspects financiers de l’entreprise et devenir un puissant moteur de prévision pour l’ensemble de l’entreprise. Avec ces solutions logicielles Agile de planification et d’analyse exploratoire (que ce soit dans le cloud ou sur site) les entreprises peuvent effectuer la planification, la budgétisation et les prévisions avec plus de rapidité, d’agilité et de visibilité.

L’évaluation et la sélection de logiciels de planification, de budgétisation et de prévision sont une tâche complexe. Elle nécessite un examen attentif des fonctionnalités du logiciel, de sa valeur pour le processus de planification et de sa capacité à soutenir les bonnes pratiques. Il existe également des facteurs tels que la fiabilité et l’assistance des fournisseurs, les liens avec la communauté d’utilisateurs et l’engagement à favoriser la réussite client une fois la vente terminée.

IBM Analytics a récemment publié un guide pour aider les entreprises à évaluer les logiciels de planification, de budgétisation et de prévision — identifiant les qualités clés à rechercher :

• Adaptatif. Pouvez-vous modifier rapidement les modèles et refaire des prévisions fréquemment, en fonction de l’entrée des unités commerciales ? Pouvez-vous mettre à jour les plans aussi souvent que nécessaire ?
• À jour. Vos informations sont-elles toujours à jour parce que les utilisateurs contribuent directement à une base de données centrale de planification ? Vos consolidations et vos rollups sont-ils effectués automatiquement pour respecter facilement les délais ?
• Intégré. Vos fonctions de planification, d’analyse, de workflow et de reporting sont-elles centralisées sur une seule plateforme, ce qui réduit la nécessité de gérer des systèmes de planification « parallèles » ?
• Collaboratif. Votre solution est-elle basée sur le Web ? Permet-elle de participer à tout moment, de n’importe où, avec une connexion sécurisée ?
• En libre-service. Les utilisateurs sont-ils en mesure d’accéder aux données et d’effectuer des analyses complexes sans l’aide du service informatique ? Êtes-vous en mesure d’utiliser une interface de feuille de calcul familière pour une adoption plus rapide par les utilisateurs et accélérer la création de valeur ?
• Gestion des données à l’échelle de l’entreprise. Votre solution est-elle capable de gérer de très grands volumes de données sans limiter la taille des cubes ? Certaines solutions ne gèrent pas bien la « rareté des données », ce qui oblige à diviser les données en plusieurs cubes à des fins d’analyse, ce qui entraîne des problèmes de contrôle des versions.
• Efficace. Vos responsables peuvent-ils consacrer moins de temps à la gestion des données et plus de temps à la gestion de l’entreprise ?
• Pertinent. Avez-vous la possibilité de personnaliser les vues pour différents rôles d’utilisateurs, afin de favoriser l’adoption et l’appropriation du processus ? Possédez-vous des capacités de formulation permettant de modéliser tous les moteurs métier pertinents ?
• Précis. Vos plans contiennent-ils des erreurs en raison de liaisons rompues, de données obsolètes, de rollups inappropriés et de composants manquants ?

La clé n’est pas simplement d’évaluer les fonctionnalités et les capacités des produits, mais aussi de déterminer comment ces fonctionnalités seront mises en œuvre par les différents utilisateurs au sein de l’entreprise. Il est important de tester toute solution de planification qui sera utilisée par un grand nombre de parties prenantes telles que les finances, les opérations, les ressources humaines et les ventes.