La gestion des actifs informatiques (ITAM) est le suivi et la gestion de bout en bout des actifs informatiques afin de s’assurer que chacun d’entre eux est correctement utilisé, entretenu, mis à niveau et éliminé en fin de vie.
L'ITAM consiste à utiliser des données financières, contractuelles et de stock avec des outils de gestion pour suivre les actifs informatiques et prendre des décisions stratégiques à leur sujet. L'objectif principal est de s'assurer que les ressources informatiques sont utilisées de manière efficace et efficiente. L'ITAM permet également d'optimiser les coûts en réduisant le nombre total d'actifs utilisés et en prolongeant la durée de vie de ces actifs, évitant ainsi des mises à niveau coûteuses. Une partie importante de la gestion des technologies de l'information consiste à comprendre le coût total de possession et à trouver des moyens d'optimiser l'utilisation des actifs.
Un actif informatique est un élément d’information ou de données, un logiciel ou un équipement qu’une organisation utilise pendant ses activités. Les actifs matériels comprennent les équipements informatiques physiques tels que les serveurs physiques dans les centres de données, les ordinateurs de bureau, les appareils mobiles, les ordinateurs portables, les claviers et les imprimantes. Les actifs logiciels comprennent les applications pour lesquelles des licences sont généralement délivrées par utilisateur ou par machine, ainsi que les systèmes logiciels et les bases de données construits à l’aide de ressources open source. Les actifs logiciels comprennent également les actifs et les services basés sur le cloud, tels que les applications SaaS (Software-as-a-Service) .
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La gestion des actifs informatiques implique généralement les étapes suivantes.
La première étape de tout processus de gestion des actifs informatiques consiste à dresser un inventaire détaillé de tous les actifs informatiques. Cette étape facilite l’identification et garantit que les actifs redondants sont optimisés pour une plus grande efficacité.
Ce processus utilise un outil ou un système ITAM pour surveiller en permanence les ressources informatiques. Les informations collectées pour le suivi de chaque actif comprennent des données financières (coûts des actifs), contractuelles (garanties, licences et accords de niveau de service (SLA)) et d’inventaire (emplacement et état des actifs physiques).
Les actifs informatiques sont gérés en fonction des différentes étapes de leur cycle de vie. La maintenance comprend la réparation, la mise à niveau et le remplacement des actifs. Toutes les activités de maintenance effectuées sur un actif informatique sont enregistrées dans le cadre du processus ITAM afin que les données puissent être utilisées pour en évaluer les performances.
Chaque actif informatique a un cycle de vie limité. La gestion des actifs informatiques (ITAM) consiste à gérer le cycle de vie d’un actif afin de garantir une productivité maximale. Bien qu’il puisse varier d’une organisation à l’autre, le cycle de vie des actifs informatiques comprend généralement les étapes suivantes :
Ce processus implique la prise de décisions sur les actifs dont une organisation a besoin, leur utilisation prévue et la manière de les acquérir. Les organisations prennent également en considération les alternatives de la concurrence et effectuent des analyses du coût-bénéfice et du coût total de possession de toutes les options possibles lors de la planification de l’acquisition des actifs.
Les actifs peuvent être acquis sous forme d’achat (y compris les logiciels en tant que service), de construction, de contrats de licences ou de location.
Le déploiement des actifs peut impliquer l’installation, l’intégration à d’autres outils, l’octroi d’un accès aux utilisateurs et la fourniture d’une assistance technique.
Une fois les actifs déployés, des dispositions doivent être prises pour assurer une maintenance, des mises à niveau et des réparations régulières afin d’optimiser leur utilisation et de maximiser la valeur. Ce processus prolonge leur durée de vie, minimise les coûts et limite les risques.
Un actif est mis en retrait lorsque la dépréciation commence et que les coûts de maintenance ne sont plus viables. En d'autres termes, un bien informatique atteint la fin de son cycle de vie lorsque la maintenance devient plus fréquente et que l'organisation y consacre plus de ressources qu'auparavant. Une organisation peut également décider de mettre un actif en retrait s'il existe de meilleures alternatives sur le marché. Le retrait d'un actif implique la mise au rebut des anciens actifs, la mise à jour des informations relatives à l'actif, la résiliation des contrats de support et de licence et l'élaboration de plans de transition vers de nouveaux actifs.
Une ITAM efficace peut aider les organisations à centraliser et à simplifier le suivi des actifs, à optimiser leur utilisation, à garantir la conformité des licences logicielles et à améliorer la prise de décision en matière d'actifs.
Les actifs sont difficiles à gérer lorsqu'ils sont suivis à différents endroits. L'imprécision et le chaos peuvent s'installer, conduisant à l'inefficacité et à de mauvaises décisions commerciales. L'existence d'une base de données ou d'un stock central facilite le suivi des actifs et le rend plus efficace. L'organisation peut voir en un seul endroit quels actifs doivent être mis au rebut, modernisés ou optimisés pour une productivité maximale.
La gestion des actifs informatiques permet d'utiliser efficacement les ressources, d'atténuer les risques, de minimiser les déchets et de réduire les coûts. En mettant en place un processus ITAM, une organisation obtient des données en temps réel sur l'état de tous ses actifs et peut prendre des décisions éclairées sur l'utilisation des actifs.
Les organisations qui concèdent des sous-licences logicielles à des tiers sont souvent soumises à des audits logiciels par les fournisseurs propriétaires qui veulent s’assurer qu’elles respectent les conditions d’utilisation des accords de licence. Le non-respect de ces accords peut entraîner de lourdes amendes. C’est pourquoi les organisations utilisent des logiciels ITAM pour contrôler automatiquement tous les logiciels installés sur tous les ordinateurs de leur réseau et s’assurer qu’ils respectent les accords de licence correspondants.
Les données ITAM facilitent l'évaluation des achats et des déploiements antérieurs, ce qui permet d'orienter les actions ultérieures. L'ITAM peut améliorer les processus d'achat et de gestion des actifs informatiques.
À mesure que les actifs informatiques d’une organisation s’accroissent, leur gestion par des systèmes manuels ou à l’aide de feuilles de calcul devient fastidieuse. Un logiciel de gestion des actifs informatiques (ITAM) est une application centralisée utilisée pour la gestion et le suivi du cycle de vie des actifs. Les solutions logicielles ITAM comprennent généralement des caractéristiques et des fonctionnalités qui permettent aux organisations de mieux contrôler leur environnement informatique et d’assurer le suivi des actifs, qu’ils soient sur site ou sur le cloud, notamment :
Détection automatisée : la plupart des systèmes de gestion des actifs informatiques détectent automatiquement tout le matériel et les logiciels installés sur le réseau informatique d'une organisation.
Base de données de gestion de la configuration (CMDB) : la CMDB est une base de données centralisée qui stocke des informations sur les actifs informatiques d'une organisation et sur les relations entre ces actifs.
Gestion des licences : en recoupant les licences des actifs avec les données de stock pertinentes, le logiciel ITAM peut alerter l'organisation de l'expiration prochaine d'une licence, de l'existence d'actifs sous-licenciés risquant d'enfreindre une licence ou d'actifs sur-licenciés (sous-utilisation).
Gestion des requêtes : certains logiciels ITAM peuvent suivre toutes les requêtes d'actifs informatiques et permettre aux organisations de définir des workflows de requêtes d'actifs. Ils évaluent les exigences de licence pour ces actifs et gèrent le processus d'acquisition et de déploiement.
Gestion des versions et des correctifs : les logiciels de gestion des actifs permettent de suivre le déploiement des nouveaux correctifs et des nouvelles versions de logiciels afin de garantir la sécurité, la mise à jour et le bon fonctionnement de l'ensemble des équipements informatiques d'une organisation.
Gestion des stocks : Les outils ITAM tiennent un registre de tous les actifs utilisés par une organisation. L'inventaire des actifs enregistre des données telles que le nom, le type de contrat de licence, le prix et la version.
Gestion des actifs immobilisés : la plupart des solutions de gestion des actifs informatiques disposent d'un référentiel dédié à la gestion des données relatives aux actifs immobilisés. Les immobilisations comprennent principalement le matériel.
Gestion des actifs numériques : cette fonctionnalité du logiciel ITAM implique la gestion des droits numériques et des contenus multimédias (par exemple, des vidéos, de la musique et des photos).
Alors que la gestion des actifs informatiques concerne la gestion des actifs informatiques tout au long de leur cycle de vie, la gestion des services informatiques (ITSM) porte sur la gestion et la fourniture de services informatiques.
La gestion des services informatiques est le processus de gestion des services et des abonnements informatiques d’une organisation. Elle comprend de nombreux composants, de la planification et de la mise en œuvre des services informatiques à la surveillance et à l’audit, pour des opérations fluides et efficaces. Les services informatiques comprennent le centre d’assistance et le service de maintenance (par exemple, en guidant un utilisateur dans la modification de son mot de passe ou les fonctionnalités en libre-service) et les procédures de gestion du changement, qui impliquent une gestion efficace des modifications apportées à l’infrastructure informatique.
L'objectif de la gestion des services informatiques est de fournir des services informatiques fiables et de haute qualité qui répondent aux besoins de l'entreprise et de ses utilisateurs finaux, y compris les clients, les employés et les partenaires commerciaux. L'ITSM vise à améliorer l'expérience des utilisateurs et la qualité des services.
La bibliothèque d'infrastructure informatique (ITIL) est considérée comme la meilleure approche pour assurer une gestion efficace de l'ITSM, car elle fournit les bonnes pratiques et le meilleur cadre. La version la plus récente d'ITIL, ITIL 4, comprend cinq volumes, à savoir la stratégie des services, la conception des services, la transition des services, l'exploitation des services et l'amélioration continue des services, qui détaillent 34 pratiques ITSM.
D’une certaine manière, l’ITSM englobe l’ITAM. La gestion des actifs et des configurations fait partie des nombreux processus ITSM, et une CMDB (base de données de gestion de la configuration), dédiée à ce processus, est un référentiel centralisé des actifs informatiques d’une organisation et des relations qui existent entre eux.
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