Qu’est-ce que la productivité des employés ?

L’amélioration de la productivité des employés est un élément essentiel du succès d’une organisation. L’amélioration de la productivité permet aux employés d’atteindre leurs objectifs plus rapidement et de manière plus efficace, ce qui se traduit par une réduction des coûts et une amélioration de la rentabilité. Elle contribue également à la satisfaction des employés. 

Un élément majeur de la productivité est l’élimination ou l’automatisation des tâches routinières ou fastidieuses qui n’exigent pas une grande contribution cognitive de la part de l’homme. Ces dernières années, les organisations ont mis en place toutes sortes de workflows alimentés par l’IA pour automatiser les tâches répétitives, ce qui permet à l’entreprise d’économiser du temps et de l’argent, et libère souvent le temps des employés qui peuvent se concentrer sur des travaux plus intéressants, de « niveau supérieur », qui nécessitent des capacités cognitives uniques que les humains sont plus aptes à fournir.

L’évaluation de la productivité des employés peut mobiliser différents indicateurs, selon le travail et les objectifs de l’organisation. Les indicateurs peuvent inclure le volume de production, le chiffre d’affaires, les taux d’achèvement des projets, la qualité des produits et la satisfaction client. Pour atteindre les objectifs que ces indicateurs quantifient, les responsables et les analystes de la productivité du personnel examinent de nombreux facteurs qui peuvent être améliorés par l’adoption de diverses bonnes pratiques et méthodologies.

Le processus de planification et d’allocation efficace du temps pour accomplir des tâches. Des workflows lourds ou inefficaces, des procédures peu claires et des processus redondants peuvent affecter la productivité. Les outils ou méthodes de suivi du temps peuvent surveiller la répartition du temps des employés, aidant ainsi à identifier les domaines d’inefficacité et à fournir des informations sur la répartition de la charge de travail.

Le niveau d’expertise et de compétence des employés dans l’exercice de leurs fonctions. Les employés peuvent avoir du mal à accomplir leurs tâches s’ils ne possèdent pas les compétences ou la formation nécessaires, ou s’ils n’ont pas une compréhension claire de leurs rôles, responsabilités et des objectifs organisationnels.

Le comportement des dirigeants peut avoir une incidence importante sur la productivité. La qualité de la gouvernance et des pratiques de gestion peut avoir un impact significatif sur la productivité des employés. Un management de qualité tend à encourager les employés tout au long de la journée de travail. Des pratiques de gestion inefficaces ou une culture d’entreprise toxiques peuvent conduire à la communication ou à la démotivation, avec un impact négatif sur la productivité. Des outils et approches efficaces de gestion des produits peuvent réduire les inefficacités entre les workflows.

Ce sont les facteurs tels que l’aménagement de l’espace de travail physique en termes de confort et d’efficacité, la culture organisationnelle et la disponibilité des outils et les ressources dont les employés ont besoin pour accomplir des tâches. Des niveaux élevés de stress, des heures de travail excessives, de la microgestion et un manque d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée peuvent contribuer à l’épuisement professionnel et à une baisse de la productivité. En revanche, un environnement de travail positif peut conduire à une grande satisfaction et à une meilleure qualité du travail, contribuant ainsi aux résultats financiers.

Le degré de motivation et d’engagement des salariés dans leur travail, qui peut être influencé par la rémunération et d’autres incitations matérielles, la reconnaissance et le sentiment d’utilité. Sinon, les employés par ailleurs productifs peuvent manquer de motivation s’ils ne trouvent pas leur travail stimulant, engageant ou gratifiant. Des rôles, des responsabilités et des attentes en matière de performances clairement définis, assortis d’indicateurs clés de performance (KPI), motivent les employés et leur donnent les moyens d’accomplir leur travail de manière à répondre à ces attentes.

L’utilisation de technologies et d’outils appropriés qui améliorent l’efficacité et rationalisent les processus. Des méthodologies obsolètes ou des outils défectueux peuvent engendrer de la frustration et des retards.

L’accessibilité, la disponibilité et la clarté des canaux de communication qui favorisent le travail d’équipe et la capacité des travailleurs à recevoir des directives et des commentaires. Une communication floue ou un manque de communication peuvent entraîner des malentendus et réduire la productivité du personnel.

Afin d’évaluer la productivité des employés, les organisations doivent être en mesure de mesurer les niveaux de productivité. Il s’agit d’évaluer le rendement et l’efficacité des employés dans l’accomplissement de leurs tâches et de leurs rôles. Il existe deux méthodes qui décrivent les façons courantes de mesurer la productivité d’un individu ou d’une équipe : quantitative et qualitative.

Une combinaison d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs peut aider les organisations à acquérir une compréhension complète de la façon d’augmenter la productivité des employés.

Intelligence artificielle (IA) joue un rôle important dans l'amélioration de la productivité des employés de plusieurs manières. Voici quelques-uns des cas d’utilisation les plus courants et les plus efficaces.

L’IA peut gérer des tâches routinières et courantes, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur des aspects plus complexes et créatifs de leur travail. Des tâches telles que la saisie de données, la gestion de documents et la génération de rapports peuvent désormais être exécutées rapidement par l’IA avec un niveau de précision élevé, dépassant dans certains cas les performances humaines moyennes.

Des chatbots et agents conversationnels alimentés par l’IA peuvent traiter les demandes de base des clients, réduisant ainsi la charge de travail des équipes humaines chargées du support client. Les employés peuvent ainsi se concentrer sur les problèmes clients plus complexes, qui nécessitent une intervention humaine.

L’IA peut analyser de grandes quantités de données rapidement et avec précision, fournissant ainsi des informations qui peuvent faciliter les processus de prise de décision. L'analyse prédictive peut aider à prévoir les tendances et l'analyse des personnes peut aider les managers à comprendre comment les employés se comportent dans l’environnement de travail, permettant aux organisations de prendre des décisions éclairées et de planifier plus efficacement.

Les chatbots et les assistants virtuels alimentés par l’IA peuvent traiter les requêtes de routine, ce qui permet aux employés d’accéder plus efficacement aux informations et à l’assistance. Cela peut rationaliser la communication et réduire le temps consacré aux tâches administratives de base.

L’IA peut personnaliser les programmes de formation et de développement aux besoins individuels des employés et aux styles d’apprentissage, optimisant ainsi le processus d’apprentissage. Les plateformes d’apprentissage adaptatif peuvent ajuster le contenu et le rythme en fonction des progrès de chaque employé.

L’IA peut aider à surveiller les performances des employés, en fournissant des commentaires en temps réel et des suggestions d’amélioration. L’analyse prédictive peut identifier les problèmes potentiels, ce qui permet une intervention proactive avant que la productivité ne soit affectée. Les capteurs de l’Internet des objets peuvent aider à quantifier les performances des workflows manuels.

En outre, l’IA peut analyser les schémas de workflow et suggérer des optimisations, ce qui permet aux équipes de rationaliser les processus et d’éliminer les goulots d’étranglement. Les outils de planification intelligents peuvent optimiser les temps de réunion, les affectations de tâches et les délais de projet.

L’IA générative permet aux employés de créer du contenu rapidement, ou à un niveau de complexité plus élevé. Les commerciaux peuvent générer une présentation client personnalisée en quelques secondes, les ingénieurs peuvent rapidement traduire du code d’un langage à un autre et les designers peuvent générer et manipuler des images, des vidéos et des fichiers audio plutôt que de les créer à partir de zéro.

Il est essentiel de mettre en œuvre les technologies d’IA de manière réfléchie, en tenant compte des implications éthiques, de la confidentialité des données et de l’impact potentiel sur le personnel. De plus, fournir une formation et un support adéquats aux employés pour leur permettre de s’adapter aux changements pilotés par l’IA est essentiel pour une mise en œuvre réussie et pour une amélioration globale de la productivité.

Grâce à l’introduction des systèmes d’IA et des capteurs IoT, les responsables peuvent mesurer plus d’aspects que jamais au niveau de l’expérience des employés. Le domaine de la productivité des employés évolue très rapidement. Voici quelques tendances générales à garder à l’esprit.

Comme décrit dans la dernière section, l’intégration de l’IA sur le lieu de travail continue de s’étendre à des cas d’utilisation qui concernent apparemment tous les aspects de l’expérience employé.

Les modèles de travail à distance et hybrides sont désormais solidement ancrés pour les employés du secteur tertiaire pour les employés du secteur tertiaire. La pandémie a accéléré l’adoption de nouvelles méthodologies de gestion de projet et d’outils de collaboration numérique tels que Slack et Zoom pour faire face à des collaborations à distance souvent asynchrones et maintenir une productivité élevée. Horaires de travail flexibles, semaines de travail compressées et autres alternatives répondent aux divers besoins des membres de l’équipe à distance.

Jusqu’à récemment, les organisations ne se souciaient pas vraiment de la santé mentale et du bien-être des employés. Aujourd’hui, les programmes d’accompagnement de la santé mentale et du bien-être sont largement répandus. Les employés heureux et épanouis ont tendance à être plus productifs. Ces programmes peuvent inclure l’introduction de salles de méditation, des cours de yoga sur site, des groupes de ressources pour les employés et des initiatives favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Une approche holistique de l'expérience des employés au travail, avec un accent sur les avantages immatériels que les employés retirent de leur travail, est une tendance majeure. Pour attirer et retenir les meilleurs talents, les organisations savent qu’elles doivent prendre en compte leur mission, leur culture d’entreprise, leurs opportunités de carrière et de développement des compétences, la flexibilité de leur lieu de travail et bien d’autres choses. Pour un employé, une expérience positive va bien au-delà d’un simple salaire.

Les entreprises tirent parti de l’analyse du big data pour obtenir des informations sur les schémas de productivité des employés. Les approches basées sur les données permettent d’identifier les domaines à améliorer, d’optimiser les workflows et de prendre des décisions éclairées.