Qu'est-ce qu'un diagramme de workflow ?

Les diagrammes de workflow identifient chaque étape d'un processus métier ainsi que les personnes responsables de l'exécution de ce travail. Voici quelques-uns des cas d'utilisation les plus courants pour ce type d'organigramme :

• Visualiser les processus métier et les flux d’informations dans le cadre de la gestion des processus métier.

• Effectuer une analyse des workflows pour atteindre l’excellence opérationnelle.

• Clarifier les rôles et responsabilités du personnel.

• Préparer et faciliter les stratégies de gestion du changement.

• Révéler les goulots d'étranglement, les redondances et les inefficacités.

• Se prémunir contre les risques.

La création et l’utilisation d’un diagramme de flux de travaux présentent de nombreux avantages :

• Optimisation opérationnelle : les diagrammes de workflow améliorent l'efficacité en rationalisant les processus métier. Pour les entreprises de toutes tailles, l'optimisation des workflows augmente la productivité et élimine les inefficacités, ce qui permet de réaliser des économies ou d'accroître les revenus.

• Amélioration de la gestion de projet : les chefs de projet, chargés de coordonner des processus complexes et des équipes, et la gestion des workflows est l'une de leurs responsabilités clés. Les diagrammes de workflow aident ces chefs à garantir une collaboration optimale au sein de leurs équipes.

• Documentation des processus : les diagrammes de workflow fournissent une représentation visuelle des principaux processus métier et servent de documentation essentielle pour répondre aux exigences légales, de conformité ou d'audit.

• Une communication claire : les diagrammes clarifient les canaux de communication et définissent clairement les responsabilités des employés et des départements. De nombreuses organisations utilisent ces diagrammes comme outil d'intégration.

• Sécurité renforcée : la création de diagrammes de workflow pour surveiller les processus de sécurité peut mettre en lumière des vulnérabilités potentielles. Visualiser un processus de sécurité aide à mettre en place et à maintenir les bonnes pratiques en matière de sécurité.

• Automatisation des workflows : l’automatisation des processus métier permet des gains d’efficacité considérables. Les diagrammes de workflow permettent d’identifier les segments d’un workflow susceptibles d’être automatisés, libérant ainsi les équipes pour qu’elles se concentrent sur des tâches plus exigeantes.

Les diagrammes de workflow se composent de symboles, formes ou images standardisés qui représentent chaque étape d'un workflow. Aujourd'hui, des logiciels de diagrammes de workflow sont disponibles en ligne, facilitant la création de flux à l'aide de modèles préétablis. Ces outils de création de diagrammes utilisent généralement les symboles suivants :

• Ovale : définit le point de départ et d’arrivée d’un diagramme de workflow.

• Rectangle : indique une étape du processus ou une action à entreprendre.

• Diamant : symbolise un point de décision qui mène à l’étape suivante.

• Parallélogramme : indique une entrée ou une sortie de données dans un processus de workflow.

• Cylindre : représente les données utilisées dans un processus, ainsi que la manière et l’endroit où elles peuvent être consultées.

• Connecteurs : lignes avec des flèches qui illustrent le workflow d’une étape à l’autre.

Les diagrammes de workflow ont été initialement développés pour mieux représenter les tâches répétitives et les processus de travail. Ces outils visuels ont évolué pour permettre aux organisations d'utiliser différents types de diagrammes adaptés à des besoins et contextes spécifiques. Voici quelques exemples des implémentations les plus courantes :

• Diagramme ANSI : l’American National Standards Institute (ANSI) a standardisé les symboles des diagrammes de workflow, créant ainsi un langage universel pour les itérations futures.

• Organigramme SSD : les organigrammes de conception de systèmes structurés (SSD) sont utiles pour les projets complexes ou de grande envergure. Ces diagrammes décomposent chaque phase d’un projet en étapes plus faciles à gérer, améliorant ainsi l’efficacité.

• Diagramme de couloir de nage : inspiré des couloirs d’une piscine, ce diagramme sépare un workflow en tâches spécifiques pour chaque employé, équipe ou département, chaque « couloir » représentant un acteur du processus.

• Diagramme de flux de données : les diagrammes de flux de données représentent le flux de données à travers un système et peuvent aussi inclure les responsabilités assignées aux différentes parties prenantes.

• Diagramme d’activité UML : les développeurs de logiciels ont initialement créé le langage de modélisation unifié (UML) pour fournir un moyen standard de visualiser la conception d’un système. Le langage de modélisation unifié (UML) est désormais utilisé pour décrire une variété de flux comportementaux conditionnels, tels que l’expérience client d’un site e-commerce ou le développement d’un site web.

• Diagramme SIPOC : l’approche Six Sigma est à l’origine de ce type de diagramme de workflow. Le diagramme SIPOC (Fournisseur-Entrée-Processus-Sortie-Client) est souvent représenté sous forme de tableau et sert à améliorer les processus à l’échelle de l’entreprise.

• Diagramme BPMN : les diagrammes de notation des modèles de processus métier (BPMN) fournissent une vue d’ensemble des processus métier. Souvent composés de sous-graphes représentant un écosystème ou un secteur d’activité plus large, ils offrent une perspective complète des processus à l’échelle de l’entreprise.

Les diagrammes de workflow décrivent deux structures principales : les séquences linéaires et les séquences conditionnelles.

Henry Gantt, un ingénieur mécanicien et consultant en gestion du XIXe siècle, a été le premier à développer le diagramme de workflow pour séquencer et hiérarchiser les tâches. Aux côtés de Frederick Winslow Taylor, spécialiste des sciences de la gestion, Gantt a contribué à créer les processus de workflow comme une nouvelle forme de gestion scientifique dans le milieu des affaires. Le diagramme de workflow de Gantt, résultant de ces travaux, est toujours utilisé de nos jours.

Le travail de ces deux pionniers a lancé l'étude approfondie des diagrammes de workflow pour une meilleure gestion des processus et de la qualité.

La différence entre un diagramme de workflow et un organigramme réside dans le fait qu'un diagramme de workflow est un type d'organigramme de processus. Cependant, il existe de nombreux autres types d'organigrammes pour documenter divers systèmes et processus.

Par ailleurs, la cartographie des processus métier consiste à organiser et à représenter tous les aspects d’un processus métier, personnel, installations, données, activités, etc. Le process mining utilise les données pour identifier les workflows et les optimiser. La modélisation des processus métier est une discipline connexe qui crée des représentations visuelles complètes des workflows à l’aide d’algorithmes fondés sur des données.

Toute entreprise peut bénéficier de l’utilisation de diagrammes de workflow. Voici quelques exemples de gestion des pratiques métier qui intègrent des diagrammes de workflow.

• Informatique : les départements informatiques et les entreprises utilisent des diagrammes de workflow pour surveiller la sécurité et gérer les bonnes pratiques en matière d’utilisation et d’administration des équipements.

• Santé : les diagrammes de workflow peuvent améliorer considérablement les flux d’admission et mettre à jour les protocoles du personnel dans le secteur de la santé.

• Éducation : les établissements d’enseignement les utilisent pour cartographier les processus d’approbation et les workflows entre départements.

• Commerce de détail : les équipes de vente au détail et d’approvisionnement utilisent les diagrammes de workflow pour optimiser les processus de la chaîne d’approvisionnement, la fabrication et l’expérience client.

Les diagrammes de workflow sont naturellement intégrés dans plusieurs approches populaires de gestion des opérations :

Les travaux de Gantt et Winslow ont directement influencé l'émergence de l'approche opérationnelle Six Sigma. Cette méthode tire son nom du degré de déviation d'un processus par rapport à la perfection, Six Sigma représentant un taux d'échec de 0,00034 %.

La méthode Six Sigma permet aux entreprises de rationaliser les flux de processus, les interactions clients et les expériences, en utilisant des métriques standardisées et un cadre de 5 à 7 étapes. Les diagrammes de workflow sont particulièrement utiles dans des domaines comme l'analyse des processus métier ou l'optimisation du parcours d'achat en e-commerce.

Deux modèles Six Sigma populaires sont DMADV (définir, mesurer, analyser, concevoir, vérifier) et DMAIC (définir, mesurer, analyser, améliorer, contrôler).

La réingénierie des processus métier (BPR) consiste en une refonte complète des processus métier d'une entreprise. Elle fait appel à des algorithmes et à l'automatisation, souvent basés sur l'intelligence artificielle (IA), pour éliminer les redondances et optimiser les processus de bout en bout. Les diagrammes de workflow sont un excellent point de départ pour analyser les processus opérationnels d'une organisation en préparation à une transformation opérationnelle.

La gestion de la qualité totale (TQM) est un processus continu et en temps réel visant à identifier et éliminer les erreurs de production via une meilleure communication entre les équipes et la direction. Ce modèle cherche à répartir les responsabilités sur l’ensemble du processus de production. Les diagrammes de workflow permettent de repérer les zones nécessitant plus d’attention ou de clarté.

Les systèmes Lean aident les entreprises à rationaliser les workflows en réduisant les frais généraux et en éliminant les activités « sans valeur ajoutée », c’est-à-dire des actions ou des processus qui utilisent plus de ressources qu’ils ne génèrent d’avantages. Les diagrammes de workflow sont utiles pour identifier les étapes d’un processus qui peuvent être contournées ou combinées avec d’autres pour améliorer l’efficacité.

La théorie des contraintes se concentre sur l’élimination des goulots d’étranglement qui freinent un workflow, dans le but d’optimiser l’efficacité. Les diagrammes de workflow sont particulièrement utiles pour mettre en lumière ces contraintes, qui seraient autrement plus difficiles à détecter.