Pour protéger ses marges bénéficiaires, United Foods doit garantir que tous les aspects de ses opérations (des chaînes d’approvisionnement et de la fabrication aux processus financiers, commerciaux et RH) fonctionnent de manière efficace et rentable. Au fur et à mesure du lancement de nouveaux produits et de son expansion dans de nouvelles régions, l’entreprise a constaté que les processus manuels avaient du mal à suivre le rythme de la croissance.

« Nous avons effectué manuellement de nombreux workflows clés tels que des audits, des approbations de crédit et le suivi des performances des ressources humaines, commente Mamdouh Ahmed Nada, responsable informatique chez United Foods. Par exemple, nous avons envoyé des documents de bureau en bureau pour approbation par la direction, et les registres de ces approbations étaient éparpillés dans plusieurs boîtes de réception, ce qui rendait difficile la recherche d’informations lors des audits. »

Il ajoute : « La génération d’indicateurs clés de performance [KPI] pour tous nos départements prenait tellement de temps que nous n’avons pas pu explorer nos rapports pour obtenir des détails précis, ce qui limitait notre visibilité et nous empêchait d’identifier de nouvelles efficacités. »

Pour rationaliser la finance, le reporting et les ventes, et mieux comprendre son efficacité opérationnelle, United Foods est passée à des workflows numériques intégrés, soutenus par les applications SAP ERP. Cette étape a permis à l’entreprise de repenser bon nombre de ses activités principales, mais United Foods a vu l’occasion d’aller encore plus loin.

« Le déploiement de SAP ERP a marqué un changement radical dans la façon dont nous gérons notre activité, explique Mamdouh Ahmed Nada. Lors de l’étape suivante, nous avons cherché à réduire la complexité et à éliminer les activités répétitives et à faible valeur ajoutée en adoptant l’automatisation. Nous ne pouvions pas y parvenir seuls, nous avons donc commencé à rechercher un partenaire technologique pour nous accompagner dans cette aventure. »

Après seulement deux ans, United Foods a déjà automatisé avec succès plus de 35 processus clés dans plusieurs unités commerciales, de l’approbation des lignes de crédit à la génération de bons de commande, en passant par les rapports sur les ressources humaines et la planification des matières premières.

« Nous avons gagné un temps considérable avec IBM Cloud Pak for Business Automation en remplaçant les workflows manuels par des processus automatisés fluides, explique Mamdouh Ahmed Nada. Nos employés affirment qu’ils sont désormais en mesure d’effectuer leurs tâches quotidiennes beaucoup plus rapidement et nous ne constatons plus de goulots d’étranglement dans nos opérations. »

Grâce à des intégrations approfondies avec SAP ERP, IBM Cloud Pak for Business Automation a permis à United Foods de transformer la façon dont elle accorde des lignes de crédit à ses clients, ce qui contribue à accélérer les processus de vente. Aujourd’hui, les équipes commerciales peuvent soumettre une demande à partir d’un mobile ou d’une tablette, qui est automatiquement traitée et transmise aux dirigeants d’entreprise pour approbation à partir de leurs appareils mobiles, éliminant ainsi la nécessité d’envoyer des documents entre les bureaux pour obtenir des signatures physiques. Dès qu’une limite de crédit est approuvée, elle est automatiquement reflétée dans la solution SAP ERP de l’entreprise.

Dans le même temps, United Foods a considérablement amélioré le reporting des KPI grâce à IBM Cloud Pak for Business Automation. « Avec SAP ERP et IBM Cloud Pak for Business Automation, nous pouvons suivre les KPI pour tous nos employés. Ces informations nous aident à créer des objectifs de performance efficaces au niveau des services et des employés, ce qui permet à nos équipes de rester concentrées sur la productivité et l’efficacité de leur travail. »

La rationalisation et la simplification des processus financiers avec IBM Cloud Pak for Business Automation ont également aidé United Foods à réduire le temps et les efforts manuels nécessaires aux audits.

« Auparavant, nous passions beaucoup de temps à rassembler les informations et les preuves demandées par nos auditeurs, commente Mamdouh Ahmed Nada. Aujourd’hui, je peux rencontrer un auditeur et obtenir automatiquement des informations pertinentes sur les bons de commande, les factures, les coûts et bien plus encore en un seul clic, ce qui représente un gain de temps considérable. »

Forte de son succès avec les solutions IBM et SAP, United Foods prévoit de passer à la dématérialisation complète au cours des prochains mois.

« Notre prochaine étape consiste à créer un portail de gestion des fournisseurs afin que nos partenaires commerciaux puissent nous soumettre des informations par voie électronique, ce qui éliminera tout traitement papier et toute saisie manuelle de données, conclut Mamdouh Ahmed Nada. Chaque seconde et chaque dollar économisés grâce à l’automatisation, c’est du temps et de l’argent que nous pouvons réinvestir dans le développement de notre activité pour garder une longueur d’avance sur nos concurrents, même dans des conditions de marché difficiles. »