Le grossiste spécialisé dans les machines-outils professionnelles Trusco Nakayama a décidé d’améliorer ses capacités de gestion des stocks et de livraison. En travaillant avec IBM®, l’entreprise a déplacé ses applications de gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement vers SAP S/4HANA® dans un environnement cloud, générant des informations exploitables qui permettent à l’entreprise de fournir un service exceptionnel.
Les clients pensent que les grossistes stockent les produits dont ils ont besoin et sont capables de garantir la livraison rapide de ces produits. Comment Trusco Nakayama peut-il garantir un service rapide et fiable 24 heures sur 24 ?
Trusco Nakayama a travaillé avec IBM pour transférer des applications vitales pour l’entreprise vers SAP S/4HANA dans un environnement cloud, offrant ainsi une meilleure gestion des stocks et des informations permettant de renforcer le service client.
En matière de gestion, la devise de Trusco Nakayama est de devenir le principal acteur du secteur du commerce de gros au Japon. En proposant une gamme de produits dont les autres entreprises ne disposent pas, en suivant les tendances pour améliorer l’état des stocks et en expédiant les produits dès qu’ils sont commandés, l’entreprise vise à améliorer le niveau de service des clients. Trusco Nakayama gère 2,3 millions de produits, dispose d’un stock de 390 000 articles et assure un taux de couverture des stocks de 90,5 %.
Dans le cadre de ses activités quotidiennes, l’entreprise utilise des indicateurs clés de performance (KPI), tels que le ratio de rotation des stocks et la période de rotation des stocks, pour déterminer si les stocks sont expédiés de manière efficace. Trusco Nakayama utilise un autre KPI important, le taux d’écoulement des stocks, pour déterminer si les articles sont expédiés le plus rapidement possible.
Trusco Nakayama dessert plus de 2 500 fournisseurs et plus de 5 500 points de vente, et plus d’un million d’utilisateurs utilisent sur ses systèmes de gestion des stocks. De plus, l’entreprise fournit des informations sur les produits par le biais du catalogue de l’entreprise (baptisé « Livre orange ») et des sites de commerce électronique. Et pour s’assurer qu’elle peut livrer ses produits à temps, l’entreprise dispose de 97 sites, dont 22 centres de distribution à l’échelle nationale.
L’entreprise utilise un système informatique baptisé « Paradise 3 » pour soutenir ces activités stratégiques. De plus, en lien avec ce système de base, l’entreprise a créé un site de commerce électronique, un système logistique, un système de support de vente, un système de gestion des stocks, une plateforme de communication et une plateforme d’analyse. Au cours des 10 dernières années, Trusco Nakayama a investi 10 milliards de yens dans les différents systèmes.
Toutefois, si l’entreprise veut atteindre ses objectifs de développement futurs, des investissements supplémentaires seront nécessaires. Atsushi Kazumi, directeur du département du service de stratégie numérique, responsable des technologies de l’information, directeur des opérations numériques de Trusco Nakayama, explique : « Pour devenir le premier grossiste du Japon, nous avons besoin d’un mécanisme plus fonctionnel s’appuyant sur les technologies les plus récentes. Nous ne pouvons pas compter uniquement sur des processus manuels. »
M. Kazumi ajoute : « Pour atteindre des objectifs de livraison encore plus rapides, nous prévoyons de stocker un assortiment de 500 000 articles dans l’ensemble des centres de distribution à l’échelle nationale. Naturellement, pour certains articles, la demande diffère d’une région à l’autre, nous avons donc besoin d’un système capable d’anticiper la demande de manière précise afin d’assurer une livraison rapide. »
Trusco Nakayama souhaitait également s’assurer qu’il pouvait répondre aux exigences en matière de livraison directe. Bien que le ratio entre les achats en ligne et l’ensemble des ventes évolue rapidement, la demande de livraison directe auprès des utilisateurs finaux augmente, notamment pour certains fabricants qui s’appuient sur des expéditions rapides pour assurer le bon suivi de leur production. Cela est également vrai pour la « factory route » via les vendeurs de machines-outils.
M. Kazumi commente : « Afin de répondre à ces besoins de livraison directe, nous exploitons nos centres de distribution 24 heures sur 24, 365 jours par an, et le nouveau système de gestion des stocks devra également prendre en charge ce mode de fonctionnement. »
Outre la nécessité d’amélioration des principaux systèmes existants, le contrat de support SAP ECC de Trusco Nakayama était sur le point d’expirer.
La migration de ses systèmes SAP ECC vers SAP S/4HANA® constituait une opportunité de transformation numérique pour Trusco Nakayama .
M. Kazumi déclare : « Nous avons conçu notre projet de migration de manière à ce qu’il aboutisse à une réforme opérationnelle, et pas seulement à un remplacement ; notre objectif est d’innover dans les opérations tout au long de la chaîne d’approvisionnement et dans tous les secteurs d’activité. »
Trusco Nakayama a passé trois mois à planifier le projet avant son lancement. M. Kazumi dit : « Grâce à la participation des responsables, notamment ceux des services commerciaux, nous avons identifié des problèmes à tous les niveaux de l’entreprise et poursuivons une stratégie tournée vers l’avenir. Ainsi, nous avons établi 15 cas d’utilisation pour les nouvelles exigences commerciales. Les principaux mots clés sont l’automatisation, l’efficacité opérationnelle et la numérisation. »
Trusco Nakayama a désigné IBM comme partenaire principal pour accélérer la création de valeur et pour assurer un rôle de support, de conseil et de développement du système tout au long des phases de planification et de déploiement. IBM prendra également en charge la précédente mise à niveau du système SAP et utilisera son immense expérience pour aider l’entreprise à migrer ses systèmes principaux vers SAP S/4HANA. En réalisant la mise à niveau de la nouvelle solution SAP, Trusco Nakayama accélérera la transformation numérique en développant de nouvelles fonctionnalités et applications cloud, basées sur SAP Cloud Platform, qui permettront à l’entreprise d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de garantir l’automatisation et d’accroître la collaboration externe.
M. Kazumi ajoute : « IBM connaît parfaitement notre entreprise et est heureux de discuter de nos objectifs, et de ce que nous pouvons faire ou non à ce stade. »
Il ajoute : « IBM reconnaît à quel point il est important pour un client et un fournisseur d’être sur la même longueur d’onde. Notre partenariat avec IBM est bien plus qu’une simple relation client-fournisseur, nous avons le sentiment de pouvoir travailler avec IBM sur un pied d’égalité, ce qui est l’un des éléments de réussite de ce projet. »
Les membres du projet doivent se familiariser avec leur entreprise par le biais d’inspections des centres de distribution, à l’image d’une équipe soudée, capable de transcender les barrières opérationnelles.
Le tableau « Equipe des équipes » à l’entrée de la salle de projet témoigne de cette volonté à travers des messages de tous les membres participants accompagnés de photos. M. Kazumi dit : « Il s’agit d’informatique, mais je veux que les gens se sentent humains ».
En outre, l’entreprise a introduit un système conçu avec IBM Watson® Explorer, une plateforme d’analyse de contenu qui s’exécute sur IBM Cloud®, dans le service de recherche de produits sur son site de commerce électronique. Lorsque le client saisit une question à propos du produit, via une recherche textuelle ou vocale, IBM Watson Natural Language Classifier analyse la question et génère des résultats correspondant à la requête. Les articles les plus pertinents sont extraits en tant que réponses potentielles et s’affichent à l’écran. Dans le cadre de ce projet, grâce à IBM Watson Assistant Trusco Nakayama a également élaboré un agent conversationnel baptisé TRUSCO AI Orange Rescue.
Au-delà du développement de nouvelles fonctions, le service de stratégie numérique de Trusco Nakayama assurera la promotion des réformes commerciales et contribuera à réduire au maximum l’interruption des opérations pendant la transition vers SAP S/4HANA.
« Nous avons pu atteindre la grande majorité des objectifs fixés initialement, explique M. Kazumi. Outre le déploiement de SAP S/4HANA, nous avons également conçu une application dans le cloud qui permet une efficacité et une automatisation améliorées conformément à nos 15 cas d’utilisation visant à mener à bien la transformation, à renforcer la flexibilité et à assurer des prises de décision plus rapides. En même temps, nous avons développé des applications cloud qui renforceront la collaboration avec des tiers externes. »
L’un des objectifs de transformation de Trusco Nakayama était de développer un système capable de répondre automatiquement aux demandes de devis. Actuellement, 50 000 demandes de devis sont envoyées à des succursales partout dans le pays chaque jour, par télécopie et par téléphone. Une équipe de 350 personnes s’efforce de répondre à ces demandes de devis et de fournir des estimations de prix et de dates de livraison par télécopie, pour chaque client.
En automatisant ce processus à l’aide d’un moteur de tarification alimenté par l’IA et l’historique des données, Trusco Nakayama sera en mesure de répondre aux demandes de devis beaucoup plus rapidement, même si le nombre de demandes augmente.
« Nous devons être en mesure d’augmenter le nombre de commandes en automatisant les réponses aux demandes de devis, explique M. Kazumi.
Dans le même temps, nous allons digitaliser les échanges de télécopie avec les fournisseurs et nous créerons un portail cloud qui s’intègre à SAP S/4HANA pour réduire davantage les délais de réponse aux requêtes des fournisseurs, afin de confirmer les prix, les dates de livraison et les stocks disponibles, qui sont des éléments qui amélioreront notre efficacité.
Il poursuit : « De nouveaux services seront également introduits pour améliorer le confort des clients, notamment une solution appelée "MRO Stocker". » Ce service place à l’avance des stocks d’outils à proximité du site de l’utilisateur afin que ce dernier puisse les commander et en disposer rapidement. C’est une forme de « livraison instantanée ultime ».
A l’avenir, nous mettrons en œuvre un mécanisme qui permettra d’effectuer facilement certaines opérations telles que les commandes, les paiements et la gestion des stocks à l’aide de balises et de smartphones, d’analyser de gros volumes de données clients et de données météorologiques, et de proposer des produits optimisés pour le site. »
M. Kazumi commente : « A l’avenir, nos systèmes seront de plus en plus sollicités par les services commerciaux et informatiques. Pour répondre à cette demande, il est important que les parties prenantes conviennent d’un objectif. Si vous visez la perfection, vous avez de bonnes chances d’échouer. L’objectif est de se réunir et de discuter franchement de l’objectif de la systématisation et des problématiques qu’elle induit.
M. Kazumi conclut : « Le lancement de SAP S/4HANA ne sera pas la fin de notre parcours de transformation, ce n’est que le début d’une nouvelle étape de développement. Au fur et à mesure que nous déployons le nouveau système, nous développons également une feuille de route pour les innovations futures. La collecte et l’utilisation des données seront essentielles et nous nous engageons à rendre les choses aussi simples que possible pour nos clients. »
Fondé en 1959, Trusco Nakayama (lien externe à ibm.com) est un spécialiste de l’achat de machines-outils professionnelles auprès de fournisseurs de premier plan et dans leur revente auprès de distributeurs de machines, ainsi qu’à des commerces physiques et en ligne. L’entreprise s’engage à vendre des articles que d’autres entreprises ne proposent pas et vise à assurer une livraison rapide et fiable de tous ses produits.
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