La croissance rapide a entraîné des changements majeurs pour le distributeur de centres de données TIM. Pour soutenir son expansion et accroître sa flexibilité, l'entreprise souhaitait normaliser ses processus et simplifier l'intégration de son nouveau personnel.

En choisissant la solution IBM Blueworks Live, basée sur le cloud et intuitive, TIM a acquis les capacités de s'approprier et de gérer les processus de manière collaborative au sein de tous les départements.

Ces dernières années, TIM AG a réussi à maintenir des taux de croissance constants. L'entreprise prévoit de tirer parti de toutes les opportunités de croissance future.

Pour atteindre son objectif, la direction de l'entreprise a misé sur une approche externe. Plus précisément, elle souhaitait analyser et optimiser en permanence les processus d'entreprise en tirant parti des connaissances et de l'expérience des employés.

Christian Franzen, chef d'équipe pour les ventes internes et la gestion des processus chez TIM, explique : « Pour répondre aux exigences d'un volume d'affaires plus important, nous engageons fréquemment de nouveaux collaborateurs. Nos clients attendent de ces employés qu'ils fassent preuve d'un haut niveau de compétence. De plus, nous nous efforçons continuellement de réduire le temps nécessaire à l'intégration des nouveaux employés afin de profiter plus rapidement de leurs capacités.

« Dans le même temps, nous visons à renforcer la productivité des employés et l'efficacité de l'entreprise à mesure que nous nous développons. C'est précisément cette efficacité que nous offrons à nos clients. »

Pour relever ces défis, TIM s'est mis à la recherche d'une nouvelle solution de gestion des processus qui lui permettrait de soutenir au mieux son approche et ses projets futurs. Christian Franzen ajoute : « Nous voulons permettre à tout le personnel de participer activement. Ils devraient pouvoir simplement faire des suggestions d'amélioration, sans devoir perdre du temps à créer des diagrammes de processus. »

Après avoir évalué différents outils sur le marché, TIM a choisi IBM Blueworks Live comme base pour transformer son approche de la gestion des processus d'entreprise afin de se préparer à sa croissance future.

« Nous avons choisi IBM Blueworks Live parce qu'il offre les capacités de gestion des processus que nous recherchions et qu'il est très intuitif », déclare Christian Franzen. « En outre, le modèle de livraison via le cloud nous aide à simplifier notre environnement informatique. Comme il s'agit d'une solution cloud, nous avons pu nous lancer rapidement, sans délai de mise en œuvre, investissement initial ou frais d'administration.

« Aujourd'hui, tous les employés, qu'ils se trouvent au siège ou dans l'un de nos deux bureaux internationaux, ont un accès instantané à la documentation la plus récente sur les processus, en un seul endroit », poursuit-il. « Nous l'appelons « un outil pour tout », car il nous offre un outil centralisé de gestion des connaissances pour tous les processus, de la couverture des congés aux audits. »

En générant automatiquement des organigrammes faciles à comprendre, la solution aide TIM à formaliser et à normaliser les processus sur la base des bonnes pratiques, en stockant des lignes directrices, des modèles de documents et d'autres documents d'appui avec les informations relatives aux processus.

En utilisant l'API REST d'IBM Blueworks Live, TIM AG crée automatiquement des sauvegardes régulières des documents et autres artefacts stockés sur le cloud. Cela inclut, par exemple, les processus au format normes ouvertes BPMN 2.0. En outre, les données de la solution cloud peuvent être intégrées à d'autres applications et systèmes.

« Grâce à l'expertise de l'équipe IBM Blueworks Live, nous avons pu rapidement utiliser la solution et l'adapter à nos besoins, par exemple lors de l'implémentation de la sauvegarde locale automatisée », ajoute Christian Franzen. « C'est un excellent produit qui trouve le juste équilibre entre la simplicité et la richesse des fonctionnalités. »

Maintenant que tous les employés peuvent trouver les informations sur les processus dont ils ont besoin en un seul endroit, ils n'ont plus besoin de consulter différents systèmes pour connaître les workflows spécifiques et les modèles qui s'y réfèrent. Le temps qu'ils gagnent peut désormais être utilisé de manière plus productive.

En particulier, TIM fournit une vue d'ensemble rapide des procédures de base, ce qui est particulièrement utile pour aider les nouveaux employés à se familiariser rapidement avec le système. Christian Franzen précise : « Jusqu'à présent, nous avons reçu de très bonnes réactions de la part des nouveaux employés. IBM Blueworks Live nous a aidés à réduire le temps d'intégration de 50 %, ce qui permet aux nouveaux employés de se lancer plus rapidement et de travailler plus efficacement. Et pour les responsables, il est plus facile de travailler avec des équipes en pleine croissance, car les employés peuvent chercher eux-mêmes les informations dont ils ont besoin, au lieu de demander conseil à leur chef. Cela s'est avéré être un énorme gain de temps ».

Meilleure collaboration

L'interface utilisateur intuitive et la présentation bien conçue des workflows ont permis à TIM d'accélérer la saisie de ses processus. La facilité d'utilisation a également contribué à un taux élevé d'acceptation par les utilisateurs au sein de l'entreprise.

Christian Franzen commente : « Grâce à IBM Blueworks Live, chaque employé peut commenter les workflows et suggérer comment améliorer les choses, ce qui nous permet de tirer parti de leurs expériences pratiques et de leurs connaissances institutionnelles. Cette approche collaborative a permis d'optimiser de nombreux processus et d'encourager l'amélioration continue. »

Normaliser les workflows

Les processus clairement documentés permettent également une normalisation au sein de toutes les équipes de l'entreprise. Christian Franzen en donne un exemple : « Dans le passé, certaines équipes avaient des processus différents pour des tâches similaires. En nous mettant d'accord sur une méthode standard, nous avons augmenté la productivité de toutes les équipes. Cela rend notre organisation plus flexible dans son ensemble, car il devient beaucoup plus facile de confier des tâches à d'autres membres de l'équipe, par exemple, lorsqu'un employé part en vacances. »

Avec IBM Blueworks Live, TIM a acquis une base fiable pour des optimisations plus générales de ses workflows internes.

Christian Franzen conclut : « En réduisant le temps d'intégration des nouveaux employés et en facilitant les améliorations progressives et collaboratives des processus pour accroître l'efficacité, IBM Blueworks Live est un outil essentiel pour la croissance future de l'entreprise. »

TIM AG est un distributeur à valeur ajoutée de premier plan pour les solutions de centres de données dans les régions germanophones, dont le siège se trouve à Wiesbaden, en Allemagne. Employant plus de 160 personnes, la société fournit une gamme complète de produits et de services, y compris des solutions tout-en-un aux fournisseurs de services informatiques.