Optimiser les coûts du cloud dans les services financiers

Amélioration de l’alignement et de l’agilité financière

Selon M. Kasamale, avant la mise en œuvre d’Apptio, The Standard avait du mal à estimer de manière dynamique les possibilités de transfert des dépenses vers des domaines stratégiques. « Il nous était difficile de suspendre les dépenses dans un domaine afin d’en privilégier un autre », admet-il. « L’équipe dirigeante manquait d’informations sur les capacités de dépenses discrétionnaires afin de hiérarchiser plus efficacement les fonds entre les fonctions informatiques ou les portefeuilles, ce qui a entraîné des dépassements de budget pendant plusieurs années. »

Pour changer d’orientation en conséquence, Apptio a introduit The Standard dans un modèle de coût standardisé aux côtés des outils d’investissement, de projet, de produit, de main-d’œuvre et de planification. Le nouveau modèle a permis à l’équipe financière informatique de The Standard de consacrer 80 % de son temps à l’analyse, à l’aide aux décisions, aux prévisions et aux informations. Apptio a également permis à l’équipe de direction de réorienter le financement avec plus de confiance pour atteindre les objectifs et d’atteindre les objectifs financiers de manière plus cohérente au cours des dernières années.

« La qualité de la segmentation des plans financiers et des informations a placé la barre plus haut en matière d’analytiques budgétaires et de storytelling », explique Kasamale. « Ils n’avaient jamais rien vu de tel auparavant. Le niveau de maturité de notre processus de planification financière et les commentaires sur nos résultats ont été sans précédent depuis que nous avons déployé Apptio. »

Meilleur contrôle des dépenses liées au cloud

Le standard utilise également Cloudability pour améliorer la visibilité des dépenses liées au cloud, un domaine de dépenses en croissance rapide principalement alimenté par la transformation numérique et les services d’infrastructure de base. Cela a donné aux responsables des produits et des applications de l’entreprise de précieuses informations qui les ont aidés à prendre de meilleures décisions en matière d’achats dans le cloud et à renforcer leur responsabilité.

Selon Kasamale, l’encombrement Azure de l’entreprise a été multiplié par cinq en trois ans. Cependant, l’utilisation de Cloudability pour trier les opportunités de redimensionnement Azure exploitables a permis de découvrir des économies potentielles, conduisant à des changements dans les environnements cloud de l’entreprise qui devraient réduire de 10 % les dépenses cloud de l’entreprise en 2023, et 2024 s’annonce encore mieux.

« Le plus grand bénéfice concerne la trajectoire pour 2024 », partage Kasamale. Nous devions faire face à une augmentation de 30 % de la croissance organique d’Azure en un an et nous avons également renégocié les tarifs avec Microsoft. Grâce à toutes les optimisations que nous avons effectuées à ce jour et aux décisions qui ont influencé les modifications apportées à l’architecture des données, nous sommes sur la bonne voie pour absorber les effets de la croissance organique et sommes mieux placées pour négocier le renouvellement de nos achats. »

Meilleure gestion des ressources et des programmes

La transformation numérique fait et continuera de faire partie de la stratégie de The Standard. Mais la gestion des équipes de livraison chargées des projets de transformation s’est avérée difficile, compte tenu de la structure de holding de l’organisation et de l’approche centralisée de la livraison.

« Nos équipes de développement sont dispersées », explique Kaarina Bourquin, directrice principale de la stratégie et du portefeuille informatique chez The Standard. « Nous proposons une distribution Agile, mais également une méthode en cascade. Nous avons besoin d’outils et de processus capables de fournir des informations opérationnelles, quelle que soit la méthodologie de livraison. »

Mme Bourquin ajoute qu’il était important pour les équipes de trouver un langage commun entre les méthodologies de livraison. Les équipes avaient besoin de voir ce qu’on leur demandait de faire maintenant et à l’avenir afin de comprendre où investir dans les capacités et d’optimiser l’exécution du travail.

« Nous disposons d’un mélange d’équipes dédiées et partagées, dit-elle. Nous avons plusieurs portefeuilles dans plusieurs secteurs d’activité. Nous devons déterminer la capacité et la séquence de ce mélange et planifier le travail qui doit être fait, ce qui inclut les investissements de portefeuille, les opérations et la maintenance. La visibilité est importante pour nous. »

D’un point de vue opérationnel, l’entreprise avait donc besoin d’une meilleure façon de gérer son cycle de vie « stratégie et valeur ajoutée », en tenant compte à la fois des tâches orientées produits et des tâches orientées projets, afin de garantir la collaboration entre les dirigeants malgré la complexité organisationnelle.

C’est l’une des principales raisons pour lesquelles la société s’est intéressée à Targetprocess. L’autre était liée à la pandémie de COVID-19.

« Nous nous efforcions de trouver comment planifier de grandes pièces de manière virtuelle », se souvient Bourquin. « Comment pouvons-nous transposer ces exercices, qui sont largement centrés sur la personne, dans un environnement virtuel ? »

Selon Mme Bourquin, l’entreprise a mis en œuvre Targetprocess dans le but d’aligner le travail des équipes sur ses priorités, une initiative qui a favorisé la transparence et permis d’identifier les risques et les obstacles. Au final, les équipes ont eu accès à des workflows consolidés qui leur ont fourni des informations sur les projets en cours ou terminés, à savoir l’état d’avancement, les parties prenantes, les dépendances pertinentes, l’engagement dans le travail et les progrès.

« Le rapport entre ce que nous disons et ce que nous faisons, en tant qu’organisation informatique, est important », explique Mme Bourquin. « Targetprocess nous a clairement facilité la tâche en nous permettant de le mesurer de façon cohérente. » Le rapport a augmenté de 20 %, une amélioration qui ne se limite pas à l’augmentation de la livraison, mais qui s’articule autour d’une visibilité partagée des engagements, permettant à l’équipe de gérer efficacement les distractions et d’accomplir les tâches plus rapidement.

L’allocation des ressources et le suivi de l’état d’avancement des tâches ne sont que deux des avantages dont l’entreprise a bénéficié jusqu’à présent. Mme Bourquin explique que l’entreprise a également commencé à utiliser Targetprocess pour gérer une liste d’initiatives stratégiques visant à proposer de nouvelles idées aux responsables du portefeuille et à créer des demandes d’affectation de ressources.

« La gestion stratégique de portefeuille est une priorité pour nous en ce moment, déclare-t-elle. C’est là que je vois la valeur de Targetprocess augmenter pour nous. Quand je pense à la planification d’une entreprise, de portefeuilles, de programmes ou de projets, je pense à Targetprocess. »

Étapes suivantes et conseils aux autres

Lorsqu’on lui demande quels conseils il donne à d’autres personnes qui n’en sont peut-être qu’aux premiers stades de leur parcours de TBM, la réponse de Kasamale est simple : « N’attendez pas. Vous pouvez démarrer rapidement grâce à des rapports budgétaires agiles et à une segmentation des dépenses tout en utilisant les principaux composants fondamentaux d’Apptio. Cela aidera vos dirigeants à comprendre comment réorienter le budget vers le financement d’initiatives de croissance et de transformation. »

De l’intégration complète de la gestion stratégique du portefeuille à l’établissement de capacités complètes de rétrofacturation (chargeback), The Standard considère les solutions IBM comme une plateforme décisive pour l’organisation et recherche des applications qui l’aideront à obtenir des résultats significatifs à l’avenir.

« Les solutions IBM ont joué un rôle essentiel en aidant nos responsables informatiques à résoudre les problèmes urgents liés à la transparence, à l’agilité financière et à la transformation », explique M. Kasamale. « Les défis que les responsables informatiques doivent relever aujourd’hui sont si nombreux que l’incapacité à comprendre ou à exposer leur situation financière au sein du service ne devrait pas en faire partie. »

The Standard (lien externe à ibm.com) est l’un des principaux fournisseurs de produits et services financiers, notamment des offres d’assurance collective et individuelle, des plans et services de retraite et des rentes individuelles.

Fondée et basée à Portland, dans l’Oregon, l’entreprise aide les gens à atteindre leur bien-être financier et leur tranquillité d’esprit depuis 117 ans.