La croissance mondiale rapide de The Master Lock Company implique pour l’entreprise des intégrations et des négociations avec de nouveaux partenaires chaque année. Comment l’entreprise pouvait-elle donner à son équipe EDI réduite les moyens de gérer les exigences associées ?

The Master Lock Company a migré les processus d’intégration de ses partenaires commerciaux vers IBM Sterling Supply Chain Business Network, une solution cloud sécurisée qui réduit le travail manuel de l’équipe EDI. 

Une expansion à l’international peut constituer une source importante de revenus et permettre d’augmenter la part de marché, mais elle représente également quelques défis. L’implantation dans de nouvelles régions implique souvent l’intégration de nombreux partenaires commerciaux supplémentaires, chacun ayant ses propres exigences locales.

Telle était la situation de The Master Lock Company (TMLC), le plus grand fabricant et distributeur mondial de cadenas et de coffres-forts personnels. En exploitant à la fois sa croissance organique et ses acquisitions stratégiques, l’entreprise a développé ses opérations à l’international sur de nouveaux marchés en Asie, en Amérique centrale et en Europe.

Connie Rekau, responsable EDI chez The Master Lock Company, déclare : « Notre croissance à l’international crée de nombreuses opportunités supplémentaires en termes de chaîne d’approvisionnement. La gestion des exigences locales dans des domaines tels que les contrôles fiscaux et de facturation est essentielle pour soutenir l’activité ».

Les activités de vente au détail de TMLC dépendent de l’échange de données informatisé (EDI) pour une communication efficace avec sa base mondiale de partenaires commerciaux. Comme de nombreuses entreprises de premier plan, TMLC s’appuie depuis des années sur IBM Sterling Gentran pour l’onboarding et la gestion de ses intégrations EDI. Cependant, avec une moyenne de 40 nouveaux partenaires commerciaux à intégrer chaque année, et la complexité accrue que cela représentait, la petite équipe EDI de TMLC atteignait ses limites.

« Nous savions que nous devrions incessamment ajouter au moins trois équivalents temps plein [ETP] à l’équipe EDI simplement pour garder la tête hors de l’eau », explique Connie Rekau. « Si en revanche nous pouvions externaliser les aspects les plus chronophages de l’EDI, nous serions en mesure de gérer cette croissance tout en libérant du temps pour des activités de développement à plus forte valeur ajoutée. Nous recherchions un partenaire qui nous aiderait à adopter une approche plus rationalisée et plus efficace ».

Suite à son expérience positive avec la plateforme IBM Sterling Gentran, TMLC décide de migrer sa plateforme EDI vers IBM Sterling Supply Chain Business Network, une solution cloud sécurisée pour l’intégration des partenaires commerciaux.

« L’un des plus grands avantages de la migration de notre EDI vers IBM Sterling Supply Chain Business Network, c’est que nous n’avons plus à consacrer de ressources à temps plein à des activités telles que le mappage EDI », explique Mme Rekau. « Lorsque nous devons intégrer un nouveau partenaire commercial, nous soumettons simplement nos exigences à IBM et la plus grande partie du travail est effectuée pour nous : nous n’avons qu’à confirmer le fonctionnement attendu de l’intégration. »

Les fonctionnalités d’IBM Sterling Supply Chain Business Network sont enrichies avec IBM Sterling Business Transaction Intelligence, qui fournit des capacités d’analyse cognitive permettant aux entreprises d’obtenir des informations plus approfondies sur les processus EDI, ce à l’aide de rapports visuels et de requêtes en langage naturel.

« Si l’une de nos transactions EDI échoue pour une raison quelconque, IBM Sterling Supply Chain Business Network nous envoie une alerte, un atout précieux sur le plan tactique car cela nous permet d’identifier immédiatement la cause sous-jacente du problème », explique la responsable EDI. « Avec IBM Sterling Business Transaction Intelligence, nous pouvons explorer nos données EDI de manière plus approfondie pour identifier des schémas que nous n’aurions pas facilement détectés autrement. Outre la création d’une fiche de score pour suivre nos performances par rapport aux accords de niveau de service (SLA) internes, nous avons mis en place des rapports qui mettent en évidence les partenaires commerciaux associés à des taux d’erreur supérieurs à la moyenne ».

Elle ajoute : « Si nous envoyons des accusés de réception de commande incorrects à un client, nous nous exposons à un risque de sanctions financières. Grâce à la convivialité d’IBM Sterling Business Transaction Intelligence, l’équipe chargée de la conformité client peut désormais voir le statut des commandes, des expéditions et des paiements en temps réel sans l’aide de l’équipe EDI, ce qui nous permet de contester correctement les chargebacks pour des problèmes de données qui n’étaient pas de notre fait. »

Avec l’extension de ses activités dans le monde entier, TMLC doit être au fait de nombreuses exigences locales en matière de facturation électronique. IBM Sterling Supply Chain Business Network Premium inclut IBM Sterling E-Invoicing, une plateforme qui permet aux entreprises d’échanger ces documents de manière automatisée, conforme et entièrement auditable.

« The Master Lock Company a été l’une des premières entreprises à adopter IBM Sterling E-Invoicing », déclare Connie Rekau. « IBM adapte en permanence la plateforme à l’évolution des lois et des normes d’intégration, ce qui réduit considérablement la complexité de nos opérations internationales ».

Aujourd’hui, 95 % des commandes EDI de TMLC sont traitées via IBM Sterling Supply Chain Business Network, sans intervention manuelle de l’équipe EDI.

« La migration d’IBM Sterling Gentran vers IBM Sterling Supply Chain Business Network s’est déroulée de manière simple et transparente, et l’équipe d’IBM a fait un travail fantastique, en particulier pour le transfert de nos partenaires commerciaux européens », ajoute Mme Rekau. « Nous savons que nous pouvons toujours compter sur IBM pour répondre à nos demandes en cas de besoin, et nous apprécions vraiment sa réactivité. »

En automatisant ses processus EDI stratégiques avec IBM Sterling Supply Chain Business Network, TMLC peut poursuivre sa croissance rapide et se concentrer sur le développement de fonctionnalités soutenant ses activités.

« En adoptant ce modèle de services gérés, nous n’avons pas eu à recruter les trois ETP supplémentaires dont nous aurions autrement eu besoin, ce qui représente des économies significatives », explique Connie Rekau. « Nous sommes convaincus que nous serons à même de gérer la croissance continue de nos partenaires commerciaux pendant les 12 prochains mois au moins, avec le même effectif. »

Elle ajoute : « Et lorsque nous devrons recruter de nouveaux employés, ils seront formés nettement plus rapidement et plus facilement. Notre équipe s’est récemment agrandie, et en moins de deux semaines, la nouvelle recrue était pleinement formée sur l’utilisation d’IBM Sterling Supply Chain Business Network ».

Parce qu’IBM Sterling Business Transaction Intelligence peut être utilisé par les utilisateurs EDI non techniques de toute l’entreprise, TMLC peut suivre ses transactions plus rapidement que jamais.

« IBM Sterling Business Transaction Intelligence permet à nos utilisateurs professionnels de suivre facilement une commande depuis sa création jusqu’à son encaissement », explique Connie Rekau. « Auparavant, si l’un de nos clients nous appelait pour s’enquérir du statut d’un bon de commande, le personnel chargé de la gestion des commandes passait un temps fou à rassembler les informations dont il avait besoin à partir de documents EDI techniques. Aujourd’hui, cette opération est beaucoup moins complexe avec IBM Sterling Business Transaction Intelligence. Le personnel peut ainsi trouver la réponse aux questions des clients en quelques minutes et transmettre les informations nécessaires aux équipes chargées des ventes ou de la conformité en cas de problème. »

Elle ajoute : « Ces informations métier sont également extrêmement précieuses pour l’équipe chargée des comptes clients. Si un client a accusé réception de l’une de nos factures mais ne l’a pas payée, c’est souvent parce qu’il a besoin d’informations supplémentaires sur la commande. Auparavant, le personnel chargé des comptes clients s’appuyait sur l’équipe EDI pour récupérer ces données, mais grâce à IBM Sterling Business Transaction Intelligence, il peut désormais extraire les informations lui-même, ce qui simplifie le processus.

Grâce à ces services gérés, qui répondent à ses exigences EDI en constante évolution, TMLC est déjà en train de déployer de nouveaux modèles économiques. Au moment de l’acquisition de SentrySafe, un fabricant de coffres-forts de premier plan, TMLC a dû intégrer rapidement le mappage de ses 200 partenaires commerciaux, et l’entreprise a dû prendre en charge les commandes en livraison directe pour la première fois.

« Si nous avions effectué la migration EDI de SentrySafe par nous-mêmes, il nous aurait probablement fallu au moins 12 mois », se souvient Mme Rekau. « En faisant appel à IBM, nous avons terminé le travail de mappage en seulement 6 mois, soit 50 % plus rapidement ».

Lors d’événements majeurs comme le Black Friday, la fiabilité d’IBM Sterling Supply Chain Business Network permet à TMLC de profiter de chaque opportunité.

« Nous constatons des pics de trafic EDI d’environ 250 % à certains moments de l’année, et nombre de ces clients ont besoin que leurs commandes soient expédiées dans les 48 heures », conclut Connie Rekau. « La réussite ou l’échec de notre année se jouent sur les temps d’arrêt non planifiés de l’EDI. Je fais un rapport mensuel à notre équipe de direction sur la disponibilité d’IBM Sterling Supply Chain Business Network, et elle n’a jamais été inférieure à 100 %. Alors que notre activité continue de croître, nous sommes convaincus que nous disposons de la plateforme EDI dont nous avons besoin pour nous engager efficacement auprès d’un plus grand nombre de partenaires commerciaux dans le monde.

The Master Lock Company (lien externe à ibm.com) est reconnue dans le monde entier comme une marque authentique et durable dans le secteur des cadenas et des produits de sécurité. Depuis sa fondation en 1921, l’entreprise n’a cessé d’établir de nouvelles normes en matière de conception, d’application et de performance dans ce domaine. Basée dans le Wisconsin, aux États-Unis, TMLC est le plus grand fabricant et distributeur de cadenas et de coffres-forts au monde.