Le Département de santé de Rhode Island (RIDOH) était à bien des égards prêt à aider l’Etat à faire face à une pandémie. Il jouissait d'une réputation nationale pour son approche avant-gardiste.Il employait des spécialistes en maladies infectieuses et des experts de renommée mondiale, et collaborait avec des instituts universitaires et de recherche de premier plan.

En outre, il avait mis en place un vaste réseau de partenaires communautaires locaux et régionaux, sur lequel il s’est appuyé pour lancer l’initiative « Rhode Island Health Equity Zone » (zone d’équité en matière de santé de l’Etat de Rhode Island). Grâce à une approche collaborative et locale, l’initiative a établi des zones d’équité en matière de santé à l’échelle de l’Etat, dans lesquelles les responsables et les résidents peuvent se réunir pour identifier et traiter les conditions socio-économiques et environnementales à l’origine des disparités en matière de santé dans leurs régions respectives.

Pourtant, l’Etat de Rhode Island est le deuxième Etat américain le plus densément peuplé (lien externe à ibm.com). En outre, un pourcentage relativement important de la population de Rhode Island vit dans des maisons de retraite, des centres d’accès à l’autonomie et d’autres structures collectives. Pour ces raisons, le Rhode Island était particulièrement exposé à la propagation rapide de ce virus potentiellement mortel.

Lorsque des cas de Covid ont été détectés au Rhode Island, l’ancienne gouverneure Gina Raimondo a mis en place une réponse unifiée et pangouvernementale à la crise. Elle a créé l’unité de réponse COVID-19, une organisation inter-agences chargée d’aider l’Etat à atténuer et à réduire l’impact et la propagation du virus à Rhode Island.

Elle a collaboré avec le Conseil d’équité de l’Etat pour veiller à ce que les besoins spécifiques des communautés ethniques, des quartiers à faibles revenus et des zones à forte densité, qui ont été parmi les plus durement touchés par la pandémie, soient pris en compte en priorité. En outre, elle a exhorté les citoyens à rester chez eux, a fermé temporairement toutes les écoles publiques et a lancé des programmes de dépistage et de test à grande échelle.

Mme Raimondo et son équipe ont adopté une prise de décision fondée sur la science et les données comme élément fondamental des stratégies de réponse et de reprise des activités de l’Etat en cas d’urgence. « Les données relatives aux taux d’incidence et à l’impact de la Covid sur les différentes communautés de l’Etat sont au cœur de chacune de nos décisions, » explique Joseph Wendelken.

Par exemple, au début de la pandémie, l’Etat a utilisé les informations tirées des taux d’incidence et d’hospitalisation et d’autres données basées sur les codes postaux pour identifier les communautés affectées. Ensuite, en s’appuyant sur les relations et les infrastructures de la Zone d’équité en matière de santé, elle a distribué de la nourriture, des masques et d’autres fournitures aux personnes isolées dans les zones affectées et a facilité la recherche des contacts à risque et les tests dans ces zones.

« Ce qui est unique à Rhode Island, c’est que les gens s’identifient vraiment à l’endroit où ils vivent. C’est un endroit où la communautéa une grande importance [...] Nous avons donc travaillé en étroite collaboration avec nos Zones d’équité en matière de santé, avec les autorités municipales et locales, afin de renforcer cette mobilisation locale. Cela a été le cas tout au long de la réponse, » déclare Joseph Wendelken.

Leanne Lasher, directrice des données de l’unité de réponse à la COVID-19 pour Rhode Island, supervise l’équipe chargée des données et des analyses au sein de l’unité de réponse à la COVID-19. Elle et son équipe sont chargées de produire quotidiennement des données de surveillance, des analyses et des informations à partager en interne et avec le public sur la Covid.

Auparavant, Mme Lasher était responsable de l’équipe chargée des données et des analyses au sein de l’unité de réponse à la COVID-19. Au cours des premiers mois de la pandémie, elle a mis au point avec son équipe plusieurs systèmes de données Covid qui extrayaient des informations de sources complexes. De nombreux rapports de routine ont également été élaborés pour transmettre aux fonctionnaires de l’Etat des statistiques pertinentes et des informations essentielles, en s’appuyant sur des tableaux de bord descriptifs et prédictifs. Leur travail a contribué à faire de l’Etat de Rhode Island un leader en matière de prise de décision fondée sur des données, et a notamment permis à l’Etat d’obtenir la meilleure note en matière de qualité des données dans le cadre du projet COVID Tracking (lien externe à ibm.com) qui surveillait les données publiques de la Covid.

Pourtant, l’équipe s’appuyait sur des processus contraignants, souvent sous forme de documents papier, qui passaient par la fusion de jeux de données visant à créer une source de données de base unique et fiable, nécessaires à la production de rapports statistiques descriptifs et d’analyses géospatiales.

« Les systèmes de données Covid ont été mis en place très rapidement et collectés de différentes manières, de sorte qu’il y avait de nombreux jeux de données complexes. Par exemple, nous recueillions les résultats de laboratoire de plus de 40 sites de tests différents, » explique Mme Lasher. En outre, les bogues dans le code utilisé pour télécharger et fusionner les jeux de données pouvaient prendre une journée entière pour être résolus, dit-elle.

« Nous produisions un nombre extrêmement élevé de rapports et répondions à de multiples demandes de données. Il y avait tellement d’informations à assimiler pour les autorités que nous avions besoin d’un moyen de synthétiser les jeux de données afin de générer des analyses exploitables à diffuser par le biais de plusieurs canaux auprès des autorités et des citoyens, » explique Mme Lasher.

En outre, Leanne Lasher ne disposait pas de suffisamment de personnel possédant les compétences requises. Son équipe a été élargie, mais les taux de rotation restent élevés. Mme Lasher estime qu’au cours des mois d’été, elle a consacré environ 50 % de son temps au recrutement et à la formation.

Compte tenu de ces défis et d’une situation pandémique en constante évolution, il est devenu clair dès le mois d’août que l’équipe de réponse à la Covid était à quelques semaines d’une interruption de sa capacité à fournir des données et des informations cohérentes et efficaces pour orienter ses opérations et sa stratégie. L’équipe chargée des données avait besoin d’un apport urgent de soutien analytique et de technologies robustes pour poursuivre sa mission.

L’unité de réponse à la COVID-19 a récemment fait appel à IBM Consulting pour l’aider à moderniser et à automatiser ses systèmes Covid, en partie pour que tous les élèves de la maternelle à la terminale puissent retrouver leurs salles de classe en septembre. Pour cela, IBM a aidé l’Etat à mettre en place, en deux semaines, une équipe spécialisée dans les enquêtes sur les cas d’élèves et la recherche de contacts, ainsi qu’un centre d’appel pour les tests des élèves. Le département a également collaboré avec IBM pour mettre en place un centre d’appel pour les opérations COVID-19 et lancer un agent virtuel en ligne pour l’assistance au grand public dans le cadre de la COVID-19.

Dans le cadre de cet engagement, l’unité a participé à un atelier de deux semaines sur le design thinking et l’utilisation des données analytiques avec IBM, dans le but d’améliorer les opérations de données et d’analyse de l’Etat. En utilisant IBM Enterprise Design Thinking et d’autres méthodologies IBM Garage™ , des pratiques éprouvées qui guident les organisations dans la conception, la construction et la mise à l’échelle de solutions pour une transformation de bout en bout, IBM a aidé l’unité à évaluer les processus de données et d’analyse « en l’état » et à cartographier l’état qu’elle souhaitait.

Lors d’une séance collective d’échange d’idées, les participants ont identifié et hiérarchisé l’importance des projets d’analyse et des requêtes que l’unité n’avait pas encore pu traiter pour des questions de temps, de capacité, de compétences ou de ressources. Cet exercice a conduit à la prise de conscience commune que l’une des principales priorités de l’unité devait être de parvenir à générer des analyses plus rapidement, de manière plus fiable et en temps quasi réel, grâce à un nouveau lac de données Covid.

Ayant apprécié son leadership, ses méthodes innovantes et la qualité de son travail, l’unité a fait appel à IBM pour l’aider à atteindre les objectifs envisagés lors de l’atelier. Elle a également tenu compte de l’approche collaborative et empathique d’IBM et de sa capacité éprouvée à faire progresser rapidement les analyses.

« J’ai été surprise de la rapidité avec laquelle IBM a gagné ma confiance », déclare Mme Lasher. « IBM s’est joint à nous et nous a tout de suite proposé d'apprendre ensemble et d'élaborer la meilleure approche.J’ai vraiment eu l’impression qu’ils étaient des partenaires réfléchis dans la conception de cette mission. Ils ont mis en place un processus clair sur la manière dont ils allaient nous aider en matière de personnel et de transfert des connaissances. Ils avaient des ressources disponibles immédiatement. »

Pour faciliter le développement du projet, IBM a réuni une équipe de spécialistes des données, des ingénieurs en traitement de données, des spécialistes de la stratégie analytique et un expert en storytelling pour partager leurs compétences et leur savoir-faire. IBM a également apporté des capacités de traitement du langage naturel et d’apprentissage automatique, ainsi que des jeux de données tiers non-Covid, qui lui sont propres, tels que ceux qui contiennent des informations sur la mobilité et le comportement des citoyens.

Pour obtenir rapidement une valeur ajoutée, l’équipe s’est appuyée sur l’offre de services IBM Consulting for AI at Scale, un framework complet de consultation et d’exploitation pour l’élaboration d’une stratégie de données, la gestion des données et la mise à l’échelle de l’analyse. De plus, IBM a continué à utiliser les méthodes agiles de Garage, centrées sur l’utilisateur, y compris des processus ultra rapides de planification de deux semaines.

En collaboration avec le RIDOH, le département informatique de l’Etat etAmazon Web Services(AWS), IBM a contribué à la création d’une plateforme pour soutenir le lac de données Covid. Le lac de données, qui fonctionne sur une infrastructure de cloud AWS, contient des données complexes d’enquête sur les cas et de suivi des contacts capturées par le logiciel Salesforce. IBM a connecté le lac de données à la plateforme Salesforce, utilisée pour les investigations de cas et la recherche des contacts, afin que les jeux de données puissent être automatiquement produits et mis à disposition à 10 heures du matin tous les jours pour générer des rapports critiques. IBM a également automatisé la création d’analyses géospatiales, qui s’appuient sur les données relatives aux cas de COVID-19 et sur d’autres données pour mettre en évidence les zones d’infection par COVID-19 dans l’Etat de Rhode Island.

« Lorsque l’on manque déjà de ressources pour réaliser une tâche, un tel gain de temps est vraiment incroyable. L’automatisation de ces systèmes a donc représenté une valeur considérable pour le département de la santé », souligne Leanne Lasher.

Dans le mois qui a suivi l’arrivée d’IBM, l’itération initiale du lac de données basé sur AWS a été achevée. En outre, l’équipe chargée des données et de l’analyse et IBM ont présenté une série de résultats clés au gouverneur et à son cabinet. Des analyses confirmant que la propagation communautaire était responsable de la majorité des cas de COVID-19 dans l’Etat ont été communiquées le lendemain lors d’une conférence de presse (lien externe à ibm.com).

IBM a également amélioré les méthodes statistiques du RIDOH afin que l’équipe en charge des données et des analyses ait accès à une plus grande variété de modèles descriptifs et prédictifs de science des données. En outre, IBM a mis au point une structure de storytelling basée sur les données afin de rallier les décideurs politiques et les experts autour d’une prise de décision fondée sur des faits.

Les mois d’hiver et les fêtes de fin d’année approchant à grands pas, le gouverneur et les responsables de la réponse à la COVID-19 se sont ensuite penchés sur la recrudescence attendue des infections. Pour aider à traduire les données de la Covid en analyses menant à une politique, l’ancienne gouverneure Raimondo a demandé à l’un des responsables de l’analyse et de l’IA chez IBM Consulting de rejoindre temporairement son équipe de direction en tant que responsable des données.

Au cours des mois qui ont suivi, les directeurs d’école de Rhode Island ont travaillé en étroite collaboration avec IBM pour identifier les modèles de données existants et émergents, puis mettre en place des stratégies d’atténuation appropriées, notamment les suivantes :

• Mise en œuvre de la « Pause de Rhode Island », une période de trois semaines à la fin de l’année 2020 au cours de laquelle l’Etat a annulé les principales manifestations publiques et réduit d’autres rassemblements sociaux pour aider à ralentir les récents pics de cas de Covid et d’hospitalisations.
• Priorisation de la distribution des vaccins au début de 2021 en fonction de l’âge, de l’historique de santé, de la situation géographique et d’autres variables afin d’optimiser les stocks de vaccins limités et aider à prévenir les hospitalisations et les décès.
• Affectation des ressources de dépistage et de traitement en fonction des zones sensibles de transmission et des tendances émergentes quasiment en temps réel.
• Identification des disparités en matière de santé et de soins provoquées par une pandémie et priorisation d'une répartition équitable des services d’intervention d’urgence.
• Orientation de la reprise économique de l’Etat, y compris quand et où appliquer des politiques restrictives.

M. Wendelken et ses collègues de la division Politique, information et communication du RIDOH ont également utilisé ces informations pour expliquer aux médias et au public les raisons qui sous-tendent les décisions, comme dans le cas de la Pause de Rhode Island. « Il était important que les gens comprennent pourquoi nous adoptions cette approche, car pour beaucoup, il s’agissait d’un énorme sacrifice, » explique-t-il.

Lors de réunions internes régulières, M. Wendelken s’est réuni avec les membres de l'équipe de réponse à la COVID-19, dont des spécialistes d’IBM, pour examiner les dernières données et replacer les chiffres dans leur contexte. « Je pense parfois que nous sommes des traducteurs de données, et il est difficile d’adapter les traductions à des personnes ayant différents niveaux de connaissance des données », explique-t-il.

Travaillant quotidiennement avec l’équipe d’IBM, M. Wendelken ne la considérait pas comme une entité distincte. « Ils ont été des partenaires de confiance. Le fait d’avoir cette confiance et d’établir ces relations a vraiment été fondamental dans ce que nous avons réalisé », déclare-t-il.

Le RIDOH a bénéficié à plus d’un titre de sa collaboration avec IBM.

Tout d ’abord, le RIDOH peut générer des informations plus rapidement et plus efficacement, notamment en tirant parti de sources de données externes propres à IBM. Par exemple, certains rapports, tels que les analyses géospatiales, qui prenaient quatre jours, sont désormais générés en quatre heures seulement. En outre, l’équipe a rapidement traité les données et rendu compte d’environ un million de résultats de tests par mois.

Deuxièmement, le RIDOH peut assurer la continuité des opérations. Après avoir renforcé son personnel avec la bonne combinaison d’ingénieurs en traitement des données et de spécialistes de données d’IBM, l’équipe de données et d’analyse a gagné un temps considérable, jusque-là consacrée au recrutement et à la formation.

Troisièmement, grâce à un lac de données Covid basé sur le cloud AWS, le RIDOH peut aider l’Etat à apporter une réponse solide et systématique. Les dirigeants de Rhode Island ont désormais accès à des informations de haute qualité, simples, digestes et exploitables, générées par des modélisations analytiques, descriptives et prédictives complexes. Ils peuvent ainsi utiliser des informations e temps quasi-réel permettant d’actualiser les politiques de santé publique et d’informer les citoyens de Rhode Island, si nécessaire, dans les heures qui suivent.

L’Etat peut également utiliser ces informations pour mieux combler les lacunes en matière de disparités de santé en allouant efficacement des vaccins, les tests, les traitements et d’autres services aux secteurs les plus touchés, renforçant ainsi ses liens avec la Zone d’équité en matière de santé et d’autres responsables communautaires. En outre, il peut donner aux résidents les informations nécessaires pour mieux se protéger, protéger leurs proches et leurs communautés, en particulier lorsque de nouvelles variantes de Covid apparaissent et se propagent.

« IBM a changé la donne pour le Département de la santé et pour tout l’Etat de Rhode Island, » souligne Leanne Lasher. IBM a permis au RIDOH d'aborder l’analyse non seulement avec de nouvelles technologies, de nouveaux processus et de nouveaux jeux de données, mais aussi avec un nouvel état d'esprit.

La collaboration se poursuit. En s'associant avec le département informatique de l’Etat et AWS, avec qui il a conclu un partenariat stratégique, IBM aide l’Etat à poursuivre le développement et l’évolution du lac de données Covid et à rationaliser les processus grâce à l’automatisation. Mme Lasher et d’autres responsables en charge de la réponse à la COVID-19 prévoient également de travailler avec IBM lorsque la pandémie deviendra endémique, pour évaluer et définir les besoins en matière de données et d’analyse pour une nouvelle phase de réponse axée sur la reprise. Les domaines d’analyse potentiels comprennent l’impact de la COVID-19 sur la santé mentale et le développement socio-économique au sein de l’Etat.

Les responsables de la réponse à la COVID-19 prévoient également d’élaborer et d’exécuter des modèles qui tirent parti des données de l’Etat et d’autres jeux de données pour prévoir des scénarios futurs concernant les tendances de l’infection de COVID-19. « La quantité de données Covid dont dispose le RIDOH est énorme », déclare Mme Lasher. « Nous serions ravis de collaborer avec IBM pour exploiter ces données.

La devise de l’Etat de Rhode Island , qui compte environ un million d’habitants, est "Hope" (l’espoir) (lien externe à ibm.com). Surnommé « l’Etat de l’océan », il est le plus petit des Etats-Unis, mais dispose d’un littoral long de 40 miles. Le Rhode Island est l’un des 13 Etats fondateurs du pays et l’un des six qui composent la région de Nouvelle-Angleterre.