En 2008, la State Oil Company of Azerbaïdjan Republic (SOCAR) a acquis Petkim, le seul producteur pétrochimique de Turquie. Ceci a constitué la première étape de la création de ce qui est désormais connu sous le nom de SOCAR Turkey Enerji A.S. Aujourd’hui, SOCAR Turkey comporte 13 filiales, dont une centrale éolienne, des lignes de fibre optique, le plus grand port de conteneurs de la région d’Agean et un projet de construction.
Cependant, à mesure que le portefeuille de l’entreprise s’est développé, la complexité de ses processus métier a augmenté de manière exponentielle. Au fil des ans, il est devenu de plus en plus difficile de surveiller les opérations et la documentation des filiales de SOCAR Turkey, chacune fonctionnant sur sa propre plateforme.
Berna Gençoğlu, responsable du groupe de bureaux de gestion des projets informatiques chez SOCAR Turkey, explique : « Nous avions besoin d’un moyen unique et précis d’afficher les documents et les systèmes pour l’ensemble de notre organisation. Dans le cadre de notre recherche d’une plateforme susceptible de nous aider à transformer nos opérations, nous avons évalué plusieurs solutions proposées par différents fournisseurs. Nous avons choisi IBM Cloud Pak for Business Automation pour combiner nos systèmes disparates sur une plateforme unifiée avec des services automatisés. »
Réduction des coûts grâce à l’automatisation
L’automatisation des processus métier permet à SOCAR Turkey de réduire ses coûts de 300 000 USD par an
Réduction de l'empreinte carbone
La numérisation des contrats, de la correspondance et des documents d’ingénierie permet de diminuer les émissions de dioxyde de carbone de 8 258 kg par an
SOCAR Turkey a travaillé en étroite collaboration avec IBM et son partenaire commercial AKSIS pour mettre en œuvre les services de gestion de contenu d’entreprise disponibles dans la solution IBM Cloud Pak for Business Automation. En intégrant soigneusement la solution aux principales applications métier des filiales de SOCAR Turkey, l’équipe a mis en place des processus intégrés, automatisés et numérisés de bout en bout dans toute l’entreprise.
La solution gère désormais automatiquement les documents stratégiques de SOCAR Turkey, de la création à l’archivage ou à la mise au rebut. SOCAR Turkey utilise également la solution pour classer les informations, développer des structures de dossiers dynamiques et accorder l’accès aux documents en fonction de la structure organisationnelle définie dans la solution RH de l’entreprise. De plus, l’équipe de développement a utilisé la solution IBM pour créer des normes de traitement qui aident à gérer la conformité aux normes internationales de gestion des documents et au cadre du Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Toutes les filiales de SOCAR Turkey reçoivent et traitent une grande quantité de correspondance chaque jour, et la solution IBM Cloud Pak for Business Automation permet d’automatiser les processus et de gérer ces documents. Aujourd’hui, lorsqu’un nouveau courrier arrive à SOCAR Turkey, il est scanné et transféré vers la solution IBM, qui applique un ensemble de règles métier pour le classer et crée ensuite un numéro de dossier. Ensuite, en fonction de la classification, la lettre est soit attribuée automatiquement à un chargé de dossier, soit transférée sur le tableau de bord d’un responsable, qui peut ensuite l’attribuer manuellement.
Au fur et à mesure que les chargés de dossiers examinent chaque dossier et y répondent, le système suit la progression de celui-ci, envoyant chaque nouveau document vers un référentiel de contenu sécurisé. Une fois la résolution effectuée, tous les documents du dossier sont stockés ensemble dans une archive consultable. Au total, SOCAR Turkey a automatisé 3 000 processus de correspondance.
SOCAR Turkey utilise la solution IBM pour gérer les contrats internes et externes de la même manière. En automatisant près de 6 000 processus de gestion des documents contractuels, SOCAR Turkey est parvenu à accélérer, à standardiser et à simplifier la gestion des contrats.
Les services d’ingénierie de SOCAR Turkey bénéficient également du projet d’automatisation. Une grande partie de la documentation technique est générée par des fournisseurs tiers, qui peuvent désormais utiliser la solution pour envoyer leurs livrables à SOCAR Turkey. Les capacités de workflow automatisé de la solution garantissent que les documents atteignent les parties prenantes appropriées de l’entreprise, qui peuvent ensuite examiner, commenter et approuver les documents. « Avec IBM Cloud Pak for Business Automation, nos parties prenantes nous disent qu’elles n’ont plus l’impression de travailler pour le système. C’est au contraire le système qui travaille pour elles », déclare Zehra Özcömert, responsable du groupe Informations et dossiers chez SOCAR Turkey.
Depuis l’implantation du logiciel IBM Cloud Pak for Business Automation, SOCAR Turkey a migré environ 500 000 documents vers la solution et a automatisé plus de 14 000 processus. En conséquence, le temps du cycle de documentation a diminué de 20 à 40 %, la productivité des employés a augmenté de 20 à 30 % et la satisfaction des clients s’est améliorée de 30 à 50 %. En outre, l’organisation a réduit le nombre de documents qu’elle doit imprimer et stocker, et elle est en meilleure position pour prouver qu’elle respecte les diverses réglementations.
Mais les plus grandes améliorations qu’a permises la solution sont peut-être d’ordre financier et environnemental. « La solution permet à SOCAR Turkey d’économiser environ 300 000 USD par an en papier, en impression, en affranchissement, en stockage et en administration, et elle a réduit notre empreinte carbone de 8 028 kg de CO2. », conclut Mme Özcömert.
SOCAR Turkey (lien externe à ibm.com) est une filiale de la State Oil Company of Azerbaijan Republic (SOCAR), l’une des plus grandes sociétés mondiales de pétrole et de gaz naturel. Elle a commencé ses activités en Turquie en 2008. Aujourd’hui, elle exploite 13 filiales dédiées à la production, au stockage et à la livraison d’énergie à plus de 1,5 million de clients. SOCAR Turkey est basée à Istanbul et compte plus de 5 000 employés.
Fondé en 1994, Aksis, un partenaire commercial d’IBM (lien externe à ibm.com) s’est donné pour mission d’aider les organisations avec des solutions ECM (Enterprise Content Management). L’entreprise propose également des systèmes de gestion électronique des documents et des processus métier, des solutions mobiles, le traitement des images, l’automatisation robotisée des processus, etc. Ses clients viennent d’une grande variété de secteurs, notamment la finance, l’automobile, la chimie pharmaceutique ou les organisations gouvernementales. Le siège social d’Aksis est situé à Istanbul.
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