Le temps étant compté, l’organisation a décidé de se concentrer sur l’essentiel : créer une base solide qui offrirait les fonctionnalités absolument indispensables dès le premier jour, puis l’étendre au fur et à mesure de l’arrivée de nouveaux employés et fournisseurs.

Consciente qu’elle n’avait pas le temps de créer une infrastructure informatique complète à partir de zéro et désireuse d’adopter une technologie moderne et pérenne, l’organisation a opté pour une solution SaaS (Software as a service). Elle souhaitait une plateforme dotée de processus pratiques, conformes aux normes du secteur et prêts à être utilisés immédiatement. Il était également important que la plateforme fonctionne dans le cloud, car cela permettrait à l’équipe chargée de gérer le programme de se concentrer sur l’élaboration de ses processus métier, sans se soucier des logiciels et infrastructures sous-jacents, tout en assurant une sécurité des données de pointe.

Après avoir étudié les différentes options, l’organisation a choisi une suite d’applications cloud Oracle comme plateforme préférée. Avec Oracle, les décideurs de l’organisation pouvaient voir une feuille de route claire pour passer d’une solution initiale à petite échelle à l’état futur prévu et comprendre comment se développer de manière évolutive et modulaire. Ils ont également constaté qu’Oracle avait déjà été choisi par d’autres organismes du secteur public, ce qui les a confortés dans l’idée qu’ils avaient pris la bonne décision.

Par la suite, l’organisation a souhaité trouver un partenaire d’implémentation ayant de l’expérience dans la livraison de solutions Oracle Cloud dans des délais très serrés. Oracle a recommandé IBM Services, qui venait de terminer un projet très similaire pour une autre organisation du secteur public dans le même pays.

L’organisation a été impressionnée par l’approche d’IBM pour comprendre les exigences et aider à définir un MVP (minimum viable product). L’approche Design Thinking d’IBM a permis de maintenir le projet sur la bonne voie en se concentrant sur le champ d’application et en faisant la distinction entre les fonctionnalités principales qui devaient absolument figurer dans le MVP et les fonctionnalités d’amélioration que l’organisation pouvait fournir dans une phase ultérieure du projet.

Par exemple, l’intégration des fournisseurs allait être l’un des processus les plus importants lorsque l’organisation allait commencer à gérer un grand nombre de sous-traitants travaillant sur le bâtiment. Cependant, le premier jour, l’entreprise n’a dû intégrer qu’un nombre relativement faible de fournisseurs, car elle a pris la responsabilité d’un certain nombre de contrats et de bons de commande.

L’équipe a donc décidé de gérer manuellement le processus d’intégration pour ce premier groupe de fournisseurs, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur des priorités plus urgentes pour l’implémentation initiale d’Oracle. En outre, le fait que ce processus d’intégration initial était manuel allait aider le personnel à nettoyer les données et à mieux comprendre les exigences, ce qui les aiderait ensuite à mettre en place un processus automatisé plus robuste pour la phase suivante du projet.

L’un des principaux enseignements tirés auprès d’IBM a été la manière de communiquer aux parties prenantes de l’organisation l’approche du MVP et les avantages de la standardisation. Pendant les sprints de design, l’équipe IBM et l’équipe cliente a utilisé IBM Blueworks Live pour mapper et intégrer les processus Oracle afin que tout le monde puisse voir exactement comment ils fonctionnaient. Cela a aidé les gens à adhérer à une façon de faire plus standardisée et plus conforme aux bonnes pratiques, au lieu de s’en tenir à leurs idées préconçues sur la façon dont leurs processus devraient fonctionner.

Une fois le design du MVP terminé, l’équipe a planifié et exécuté la conception et les tests des applications Oracle Cloud afin de garantir la livraison dans les délais. Comme l’équipe utilisait des fonctionnalités intégrées dans la mesure du possible, la plupart de la logique métier avait déjà été minutieusement testée par Oracle. Ainsi, les tests pouvaient se concentrer principalement sur les domaines où des volumes élevés de transactions ou des risques étaient attendus. Le processus de test a ainsi pu se dérouler dans le temps disponible sans compromettre la qualité.

Même si plus de 60 % du projet a dû être livré à distance en raison de la pandémie de COVID-19, l’équipe a respecté les délais. Les modules RH, achats et recrutement ont été mis en ligne en moins de trois mois, suivis par le module financier un mois plus tard. Tous les événements stratégiques ont été réussis et les systèmes étaient en ligne à temps pour que les nouveaux employés commencent à travailler de manière productive dès qu’ils ont rejoint l’organisation.

Avec les applications Oracle Cloud, l’organisation dispose désormais des outils dont elle a besoin pour gérer ses activités quotidiennes alors que son équipe est en pleine évolution. Elle commence à intégrer des fournisseurs pour soutenir la conception et la livraison de dizaines de projets de rénovation vitaux.

En adoptant des solutions adaptées aux normes du secteur des finances, des achats, des ressources humaines et du recrutement, l’organisation dispose maintenant d’un ensemble unique de processus métier clairs et bien documentés qui l’aideront à rester intelligente, efficace et évolutive au fur et à mesure de son développement. Parallèlement, la plateforme Oracle Cloud sous-jacente évoluera pour suivre le rythme des exigences réglementaires et fournir des fonctionnalités plus riches, ce qui permettra à l’organisation de se concentrer sur son activité, et non sur l’infrastructure informatique.

La solution permet une gouvernance solide et une transparence totale, qui sont des priorités critiques pour une organisation qui investit de l’argent public. Les rapports standardisés des applications Oracle Cloud aident l’organisme parrain et l’organisme de livraison à comprendre où l’argent est dépensé et à formuler des commentaires et des analyses sur les contrats, les demandes et les bons de commande. Il est également facile d’auditer les décisions financières et opérationnelles afin de responsabiliser toutes les parties prenantes.

Au fur et à mesure que le travail s’intensifiera, l’organisation sera en mesure de rendre compte des totaux de contrôle annuels au niveau global et d’identifier les domaines où le programme dépense trop ou pas assez. Elle sera également en mesure d’analyser la chaîne d’approvisionnement, de s’assurer que les autorisations nécessaires ont été obtenues et de vérifier que les fournisseurs sont payés de manière juste, exacte et en temps voulu.

Étant donné que l’organisation rend des comptes à la fois au gouvernement et au contribuable, elle doit impérativement savoir où chaque centime est dépensé dans le programme de restauration. Avec l’aide d’IBM et d’Oracle, l’organisation est convaincue qu’elle sera en mesure de garder la confiance du public dans le fait que le programme de restauration est géré efficacement et qu’elle offre le meilleur rapport qualité-prix pour les deniers publics alors qu’elle remet aux normes modernes l’un des bâtiments publics les plus emblématiques du monde.

Ce client IBM est chargé de rénover l’un des bâtiments publics historiques les plus importants au monde. Établie comme entreprise indépendante en 2019, l’organisation a pour rôle principal de trouver et de gérer les sous-traitants et la chaîne d’approvisionnement du projet.