La New York Power Authority (NYPA) est la plus grande organisation publique d’État aux États-Unis. Elle cherche également à devenir le premier service public d’électricité du pays entièrement numérique. Cet objectif ambitieux est un pilier fondamental du plan stratégique VISION2030 de l’organisation, créé pour soutenir les initiatives volontaires de l’État de New York en matière de lutte contre le changement climatique. VISION2030 fournit une feuille de route dédiée à la transformation de l’infrastructure énergétique de l’État en un système propre, fiable, résilient et abordable au cours de la prochaine décennie.
Pour soutenir sa transformation numérique, la NYPA a unifié son système de gestion des actifs dans l’offre IBM Maximo, un système leader sur le marché pour la gestion des actifs d’entreprise (EAM).
« Nous fournissons les bonnes informations, aux bonnes personnes, au bon moment et avec la bonne technologie afin de prendre des décisions éclairées pour notre système de gestion des actifs », explique Len Caputo, directeur des informations sur les actifs à la NYPA. « Notre plateforme IBM Maximo est un élément crucial dans cette capacité ».
La NYPA a également ouvert le premier centre numérisé de surveillance et de diagnostic des actifs électriques en son genre, l’Integrated Smart Operations Center (iSOC), au sein de son siège social de White Plains (New York). Et la NYPA a été le premier fournisseur d’électricité d’Amérique du Nord à obtenir de l’Organisation internationale de normalisation la certification ISO 55001, référence mondiale en matière de gestion des actifs.
« Ici, à la NYPA, l’obtention de la certification ISO 55001 a été une consécration pour nous tous », déclare Brian Liu, directeur de la stratégie des actifs à la NYPA. « C’est quelque chose dont nous sommes extrêmement fiers. »
Pour gérer ses opérations de génération et de transmission, la NYPA utilisait déjà plusieurs solutions Maximo, notamment un certain nombre de modules (gestion des actifs, gestion des stocks, gestion de la planification, gestion de la maintenance préventive et gestion des bons de fabrication). Elle a également étroitement intégré ces modules à son SAP ERP et à d’autres applications essentielles. Le système a fourni à la NYPA une vue complète d’environ 60 000 actifs de production d’énergie et de transmission, de leurs états et de leurs emplacements, ainsi que des processus de travail associés, le but étant de garantir une planification, un contrôle, un audit et une conformité optimaux.
Décisions en temps réel
Permet de prendre de meilleures décisions d’investissement grâce à une visibilité en temps réel sur environ 1 600 actifs de la flotte
Réduction de l'empreinte carbone
Contribue aux objectifs d’énergie propre de la NYPA visant à décarboniser l’État de New York
Numérisation
Soutient l’objectif de la NYPA de devenir le premier service public d’électricité entièrement numérique du pays
Cependant, le service chargé de la flotte a toujours utilisé un logiciel distinct et autonome pour la gestion de la flotte, empêchant ainsi la visibilité inter-organisationnelle des informations sur les véhicules. La NYPA possède une myriade de véhicules, notamment des camions à nacelle et d’autres camions pour les travaux sur les lignes électriques, des équipements lourds tels que des grues pour la maintenance des installations, et des voitures (y compris électriques) à usage professionnel. Qu’il s’agisse de planifier les tâches à l’avance ou d’intervenir en urgence, les employés de l’entreprise avaient besoin d’une visibilité uniforme et en temps réel sur l’état et l’historique des véhicules. Ils avaient notamment besoin de savoir quels véhicules étaient disponibles et lesquels étaient déjà utilisés ou en réparation/maintenance.
Afin d’assurer la continuité des activités et leur efficacité, mais aussi la satisfaction des clients, les dirigeants de la NYPA ont donné la priorité à la migration de la gestion de la flotte vers la solution Maximo.
La NYPA s’est tournée vers IBM Business Partner Starboard Consulting, LLC pour l’assister dans l’intégration du module IBM Maximo for Transportation. La NYPA jouit d’une relation de longue date avec Starboard, qui fournit actuellement à la NYPA une assistance et des améliorations pour Maximo. Les travaux récents incluent une mise à niveau majeure vers le logiciel Maximo Asset Management version 7.6 et l’extension de la portée de la solution à toute l’entreprise.
M. Caputo et son équipe apprécient la compréhension approfondie des opérations de la NYPA par les consultants de Starboard et leur excellent service à la clientèle. « Comme nous le disons souvent, nous aimons maximiser notre utilisation de Maximo », explique M. Caputo. « Starboard nous a beaucoup aidés, tant du point de vue technologique que pour comprendre comment Maximo peut soutenir au mieux notre activité.
Lani Trotter, analyste métier chez Starboard, a pris la tête du projet Maximo for Transportation. « La NYPA est un utilisateur attentif et engagé de Maximo. Au fil du temps, ses pratiques de gestion des actifs ont été définies et mises en œuvre au sein du cadre Maximo », explique-t-elle. « Il était temps d’intégrer les données, les pratiques et les processus de la flotte de véhicules dans le système. »
L’équipe de Starboard a travaillé sur site à la NYPA pour aider à définir les exigences de la solution et à commencer le développement. Il faut noter que pendant les premiers mois de la pandémie de COVID-19, l’organisation a mis le projet en attente pour donner la priorité à la santé et à la sécurité des employés. Lorsque le projet a été relancé, les parties prenantes se sont rencontrées virtuellement et ont travaillé main dans la main pour assurer une transition en douceur de l’ancien système vers le nouveau.
« La pandémie de COVID-19 ayant ralenti le processus, nous avons mis à profit le temps dont nous disposions pour prolonger nos tests d’acceptation par l’utilisateur, et d’autres tests ont été conduits pour assurer une transition en douceur vers l’implantation de Maximo », explique Raihana Azad, analyste de l’information sur les actifs à la NYPA et chef de projet pour cette implantation.
« Ceci a représenté un grand effort pour toutes les personnes impliquées. L’équipe de Starboard et divers groupes de la NYPA (Groupe chargé des informations sur les actifs, Groupe chargé des technologies de l’information et Groupe de gestion de la flotte de véhicules) ont collaboré pour se diriger collectivement vers le succès », déclare George Perry, formateur technique à la NYPA et membre des équipes de gestion du Maximo Utility Working Group et du Northeast Maximo User Group.
Avec Mme Trotter, M. Perry a conçu la formation sur la solution et a organisé la gestion du changement pour les 2 300 employés de la NYPA. Il a notamment rédigé des instructions détaillées pour les mécaniciens et les autres équipes en rapport avec la flotte. Ce projet a nécessité une adaptation continue aux besoins de l’organisation. M. Perry et Mme Trotter ont dû s’assurer que la formation respectait les directives de sécurité mises en œuvre face à la pandémie de COVID-19 tout en tenant compte des opérations saisonnières. L’équipe de terrain responsable de la rupture de glace sur la rivière Niagara, par exemple, n’a pas été disponible pendant plusieurs semaines. Finalement, Mme Trotter a dispensé la majeure partie de la formation en ligne, tandis que M. Perry et Brian Everetts, analyste des systèmes de flotte à la NYPA, ont animé certaines sessions en présentiel.
Désormais, les employés qui ont besoin de réserver un véhicule pour une tâche ou de planifier des travaux de réparation n’ont plus besoin d’appeler le service de gestion de la flotte pour connaître les disponibilités, car les informations peuvent être consultées en ligne en temps réel. « La visibilité inter-entreprises sur l’équipement (à quel moment et à quel endroit il est déployé, quel est son statut de réparation, a-t-il besoin d’une maintenance préventive, etc.) est essentielle à la planification. La disponibilité des équipements est la clé de notre succès », déclare M. Perry.
Les employés peuvent également consulter facilement l’historique complet d’un véhicule sur un seul écran (qui comprend son dossier d’entretien préventif et les coûts associés). « Pour une bonne gestion des actifs, et notamment pour déterminer les investissements futurs, nous devons examiner leurs coûts sur l’ensemble de leur durée de vie. La visibilité qu’offre la plateforme Maximo nous aide vraiment dans ce processus », déclare M. Caputo.
Grâce à la solution Maximo for Transportation, le service chargé de la flotte peut gérer de façon optimale environ 1 600 véhicules de la NYPA. Cette source centralisée aide à réduire les temps d’arrêt opérationnels et à diminuer les coûts tout en stimulant la productivité des travailleurs.
« Pour nous assurer que les processus mis en place (processus métier et processus de données) soient standardisés pour le service chargé de la flotte, nous voulions utiliser des rôles, des politiques et des procédures qui avaient déjà été établis au niveau Maximo de la NYPA. Cela nous a été très utile lorsque les fonctions de la flotte ont été transférées vers Maximo », explique Mme Azad.
Et cela peut aider la NYPA à améliorer la satisfaction des clients et même à attirer de nouvelles entreprises dans l’État de New York. « Plus nous gagnons en efficacité, mieux nous pouvons servir nos clients », explique M. Caputo.
En intégrant la gestion de la flotte de véhicules au système EAM partagé de la NYPA, le Groupe chargé des informations sur les actifs peut également faire progresser efficacement la stratégie VISION2030 de la NYPA, qui inclut notamment la numérisation. De plus, il peut identifier plus facilement les opportunités d’amélioration continue des processus énoncées dans la norme ISO 55001.
M. Caputo et son équipe ont reçu des commentaires encourageants sur la transition de la part des membres du Service chargé de la flotte de véhicules ainsi que de la direction. « Quel que soit le moment, cette mise en œuvre aurait été pertinente. Le fait qu’elle ait été achevée pendant la pandémie est un véritable témoignage de Starboard, de notre équipe d’information sur les actifs et de tous les autres membres qui ont travaillé sur le projet », commente M. Caputo.
New York Power Authority (NYPA) (lien externe à ibm.com) est la plus grande organisation publique du pays. Fournisseur majeur d’électricité, elle exploite 16 installations de production et plus de 1 400 kilomètres de lignes de transport. Plus de 80 % de l’énergie produite par la NYPA est de l’hydroélectricité propre et renouvelable. La NYPA n’utilise pas d’argent des impôts ni de crédit d’État. Elle finance ses opérations grâce à la vente d’obligations et à des revenus générés en grande partie par la vente d’électricité. Pour plus d’informations, accédez à l’adresse nypa.gov (lien externe à ibm.com).
Basé à Longwood en Floride (États-Unis), Starboard (lien externe à ibm.com), un partenaire commercial d’IBM, est un cabinet de conseil en technologie et un intégrateur de systèmes spécialisé dans les solutions IBM Maximo. Leader de la gestion des actifs, Starboard apporte des connaissances sectorielles, une expertise technique et une approche éprouvée pour aider à résoudre les problèmes tels qu’ils se présentent. Les clients de Starboard comprennent des organisations de service public, de transport et gouvernementales.
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