« Notre outil de gestion des processus était open source. Il n'y avait pas de fournisseurs locaux capables de le prendre en charge, et la technologie était obsolète, de sorte qu'il n'était pas pratique pour nos développeurs internes de la maîtriser », explique Merve Faydali, responsable du service des applications de l'expérience client chez MNG Kargo. « Il n'était pas en mesure de fournir les résultats requis par nos unités opérationnelles. De plus, nous voulions automatiser un grand nombre de nos processus manuels dans le cadre de notre transformation numérique, mais la plateforme n'en était pas capable. »

Le manque d'intégration entre les processus opérationnels de l'entreprise et ses systèmes de gestion des documents constituait un autre défi. De nombreux processus étaient basés sur le papier et nécessitaient le stockage physique des documents. Il était difficile de contrôler l'efficacité de ces processus et de fournir à la direction des informations essentielles pour la prise de décisions.

MNG Kargo avait besoin d'une nouvelle plateforme évolutive pour automatiser ses processus d'entreprise et d'un système de gestion documentaire automatisé et numérisé pour gérer le contenu de toute l'organisation.

« La fonctionnalité de business automation workflow permet de transférer facilement environ 5 300 factures par mois dans notre système ERP, ce qui améliore la continuité opérationnelle. Un objectif essentiel pour une entreprise de transport leader sur le marché », déclare Mme Faydali. « En outre, nous gérons désormais notre processus d'entretien des véhicules à l'aide de la fonctionnalité de workflow, un processus qui nécessitait auparavant des factures papier. Nous avons réussi à économiser un nombre considérable d'efforts en intégrant le processus dans l'ERP.

« Nous gérons également nos autorisations de colis non conventionnels à l'aide de la fonction de workflow », poursuit-elle. « Et nous avons conçu un nouveau processus pour que les sollicitations financières de nos succursales soient transmises numériquement à notre siège. Ce flux de demandes principal est assorti de plusieurs sous-flux, ce qui permet d'établir une hiérarchie d'approbation entre les opérations et le siège ».

La capacité de gestion de contenu de la solution a servi de base au système de gestion de documents de l'entreprise, qui peut ainsi numériser les factures et autres documents importants et les stocker en toute sécurité à l'aide d'un schéma de sécurité complexe intégré conçu pour protéger les documents confidentiels contre toute exposition à des utilisateurs non autorisés.

En travaillant ensemble, les trois équipes (32bit, IBM et MNG Kargo) ont pu non seulement respecter la date butoir du projet, mais aussi former l'équipe informatique de MNG Kargo pour qu'elle puisse commencer à assurer la maintenance du système et le développement d'applications. En trois ans, elle a mis en place ses propres processus.

Aujourd'hui, MNG Kargo récolte les fruits de ses nouveaux systèmes de business automation workflow et de gestion de contenu. Avec le premier, l'entreprise peut suivre plus de 2 500 demandes de processus commerciaux et 8 000 tâches par jour et vise à augmenter le nombre de demandes de processus commerciaux à 4 000 d'ici la fin de 2021, pour un total de plus de 10 000 transactions par jour.

Grâce aux workflows automatisés en place :

• L'automatisation des processus de soumission des demandes de véhicules et de génération des estimations quotidiennes de quantité et de coût accélère considérablement l'approbation des paiements, ce qui améliore la satisfaction des fournisseurs.
  
  
  
• L'automatisation du processus de déclaration de sinistre permet d'accélérer le traitement et l'indemnisation des sinistres, ce qui renforce la satisfaction client.
  
  
• L'accès aux informations confidentielles contenues dans les documents et les rapports offre une meilleure visibilité sur les liens concrets de cause à effet dans le processus d'indemnisation des dommages dus au transport, ce qui permet à la direction de prendre de meilleures décisions commerciales sur la base de valeurs mesurables.
  
  
  
• L'intégration avec le système ERP permet de prendre des décisions d'approbation plus éclairées et plus fiables dans le cadre du processus de gestion des matériaux, grâce à l'accès aux informations sur les produits demandés par les utilisateurs et aux informations sur les stocks actuels.
  
  
• Le transfert automatisé des demandes par e-mail ou par lettre de motivation permet une résolution plus rapide des processus opérationnels de sollicitation financière.
  
  
• Une meilleure visibilité des factures opérationnelles permet de prendre de meilleures décisions en matière d'investissement, et un accès plus facile aux données relatives aux réclamations des clients permet de résoudre les problèmes et de perfectionner les processus à la source même du problème.

Le personnel peut également comparer plus facilement les montants des achats approuvés avec les montants des factures. « Auparavant, il était difficile pour les responsables de détecter les différences car les approbations étaient effectuées par e-mail », explique Mme Faydali. « Depuis la mise en œuvre de ce projet, la direction est en mesure de visualiser tous les éléments du processus, ce qui a permis de prévenir certaines fraudes. »

Le nouveau système de gestion du contenu a également un impact très positif. Les demandes de processus opérationnels impliquent en moyenne 3 000 documents par jour, ce qui donne lieu à 6 000 transactions par jour. La plupart de ces documents sont des factures contenant des informations confidentielles. Outre le traitement, la manipulation et la protection des documents, le système stocke des copies de sauvegarde d'environ 43 millions de factures archivées.

Grâce au système de gestion de contenu :

• Les employés passent beaucoup moins de temps à rechercher des factures et d'autres documents, ce qui renforce l'efficacité et permet à l'entreprise d'économiser de l'argent.
  
  
• Les documents sont facilement accessibles et leur stockage est plus sûr.

Aujourd'hui, MNG Kargo est en train d'intégrer des processus supplémentaires dans son système et est prêt pour la prochaine phase de son parcours d'automatisation. « Nous avons renouvelé notre contrat avec 32bit en début d'année et nous prévoyons de nous réunir avec 32bit et IBM pour découvrir les nouvelles technologies d'IA et d'automatisation robotisée des processus (RPA) dans l'année à venir, » conclut Mme Faydali. Cette synergie entre le travail d'équipe et l'innovation est de bon augure pour la réussite de l'entreprise, qui développe de nouveaux processus automatisés dans le cadre de sa transformation numérique.

Fondée en 2003 et basée à Istanbul, en Turquie, MNG Kargo (lien externe à ibm.com) est l'un des principaux fournisseurs de services de livraison de courrier de colis en Turquie. La société compte plus de 850 succursales, 27 centres de transfert, 35 mini-hubs et 14 directions régionales. Avec plus de 12 000 employés, l'entreprise fournit des services à plus de 600 000 adresses par jour dans 220 pays en utilisant environ 3 500 véhicules routiers qui lui appartiennent en plus des véhicules de location.

À propos de 32bit Bilgisayar

Fondé en 1988 à Istanbul, en Turquie, IBM Business Partner 32bit fournit aux entreprises des solutions logicielles informatiques clés en main, ainsi que des services d'intégration technologique et de conseil. Ses principaux domaines d'expertise sont les processus d'entreprise, les architectures axées sur les services (SOA) et l'intégration, les applications financières, les applications mobiles et les applications Java Enterprise Edition (JEE).