La pandémie de COVID-19 a ralenti de nombreuses entreprises. Par exemple, les ventes au détail, les voyages et les événements sportifs ont tous connu des ralentissements majeurs. Cependant, la réponse mondiale au virus a également stimulé l’innovation, incitant de nombreuses entreprises à développer de nouvelles façons de mener à bien leurs activités essentielles tout en assurant la sécurité et la santé de leurs employés.
Le parcours de la Kuwait National Petroleum Company (KNPC) vers l’automatisation illustre ce phénomène. Environ un an avant la pandémie, l’équipe informatique de KNPC a commencé à numériser et automatiser le flux des communications importantes entre les services à l’aide de logiciels basés sur la technologie IBM Cloud Pak for Business Automation. L’automatisation des processus pour quatre services était en cours et l’intégration d’autres services en préparation lorsque la pandémie est venue tout changer.
Il était soudainement devenu dangereux de s’échanger des documents au sein de l’entreprise ou de les remettre aux parties prenantes. Dès lors, une approche ponctuelle de la numérisation des processus pour d’autres services n’était plus acceptable. Pour que les documents commerciaux essentiels puissent continuer à circuler, le service informatique, dirigé par Anfal Al Rashed, chef de projet des solutions numérisées et automatisées, devait accélérer l’implémentation et impliquer l’ensemble de l’entreprise le plus rapidement possible.
Temps de cycle réduit
Cycle des notes internes réduit de 5 jours à moins de 3 heures
Économies
Cette solution a permis d’économiser plus de 607 740 feuilles de papier
En 2019, KNPC a commencé à utiliser Easy Memo, une application métier développée par la société EBLA Computer Consultancy, partenaire commercial d’IBM, qui permet aux entreprises de rédiger, d’examiner, d’approuver et de distribuer des notes internes ou des courriers par voie électronique. Easy Memo utilise les fonctionnalités de gestion de contenu d’IBM Cloud Pak for Business Automation pour stocker en toute sécurité les notes internes et la correspondance critiques de KNPC.
La solution permet également à KNPC de signer numériquement des documents conformément aux exigences énoncées par les tribunaux koweïtiens, de les classer en fonction de la taxonomie unique de KNPC et d’assurer le suivi tout au long des processus de révision et d’approbation. De plus, Easy Memo permet à KNPC de répondre aux notes internes électroniques de la même manière, d’inclure des pièces jointes et d’effectuer des recherches de contenu complet.
Les employés des quatre premiers services KNPC à adopter l’application Easy Memo commençaient à peine à prendre en main le nouveau workflow lorsque la pandémie est arrivée. Pour Anfal Al Rashed et le service informatique, il était clair qu’il fallait déployer la solution numérique dans l’ensemble de l’entreprise, mais obtenir l’adhésion des 29 autres services de KNPC était une toute autre affaire.
Heureusement, Anfal et son équipe savaient précisément comment s’y prendre. « Notre responsable informatique a envoyé une note interne électronique signée numériquement à tous les chefs de service. Cela a déclenché une réaction en chaîne, les services demandant à utiliser Easy Memo les uns après les autres », explique-t-il.
L’équipe a ensuite procédé à l’intégration de nouveaux services dans la plateforme à raison de 2 à 4 chaque mois. « Nous n’avons même pas eu besoin d’organiser des sessions de formation. Une courte séance de prise en main a largement suffi pour que les employés comprennent ce que c’était et comment l’utiliser », observe Anfal Al Rashed.
En décembre 2020, les 33 services de KNPC utilisaient Easy Memo pour partager, modifier, signer et stocker les notes internes et les correspondances, soit 168 divisions et quelque 5 000 employés. Au total, KNPC a automatisé 26 processus métier clés.
Les avantages de la nouvelle solution ont été rapides et remarquables. Tout d’abord, le cycle moyen de préparation de la correspondance critique est passé de cinq jours à trois heures. L’entreprise n’a plus besoin de coursiers ni de stockage de papier. Son utilisation du papier et de l’encre a considérablement diminué, soit environ 80 arbres épargnés et 303 cartouches d’encre économisées jusqu’à présent.
Les modifications sont désormais plus faciles et rapides à traiter, même pour les documents qui font l’objet de nombreuses modifications successives. La solution permet également aux employés de suivre leurs notes internes à mesure qu’elles circulent dans l’entreprise, ce qui facilite la détection et l’élimination des goulots d’étranglement.
De plus, les dépenses de main-d’œuvre liées au classement des documents physiques – environ 6 KWD par dossier – ont été éliminées, tout comme celles liées aux erreurs de classement (37 KWD) et à la reproduction des documents perdus (68 KWD). Avec Easy Memo, les employés de KNPC passent en moyenne environ 75 % de temps en moins sur la correspondance interne que par le passé.
Aujourd’hui, le service informatique examine comment pousser plus loin la rationalisation des processus avec IBM et Easy Memo. « Nous étudions la reconnaissance vocale basée sur Watson, et nous sommes aussi très intéressés par l’automatisation robotisée des processus (RPA) pour éliminer certaines tâches fastidieuses », conclut par Anfal Al Rashed.
Fondée en 1960, KNPC (lien externe à ibm.com) est responsable du raffinage du pétrole brut ainsi que de la vente et de la distribution de tous les produits pétroliers sur le marché koweïtien. La société possède deux raffineries d’une capacité totale de raffinage de 800 000 barils par jour et exploite 63 stations-service, dont 3 stations mobiles, et prévoit de mettre en service 82 stations supplémentaires au cours des cinq prochaines années. KNPC emploie environ 6 000 personnes de différentes nationalités.
EBLA (lien externe à ibm.com) est considérée comme l’une des plus grandes sociétés informatiques gérées par des professionnels au Moyen-Orient et leader de l’intégration de systèmes dans la région du Golfe arabo-persique. Fondée en 1993, EBLA possède des bureaux au Koweït et au Qatar. Ses 250 employés se concentrent sur la vente et la prise en charge d’une gamme complète de solutions d’entreprise.
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