Un acteur majeur du secteur du fitness cherchait à stimuler sa croissance mondiale en intégrant davantage d’automatisation, d’innovation et d’efficacité dans ses opérations financières. L’entreprise a fait appel à IBM Services pour l’aider à sélectionner la solution ERP adaptée à son activité, une application Microsoft Dynamics 365 basée sur le cloud, et à fournir des services de déploiement et de support dans le monde entier.
Pour stimuler sa croissance, un leader international dans le domaine du fitness était en quête d’un fournisseur de services fort d’une présence mondiale, d’un savoir-faire local sur les principaux marchés et d’une expertise en matière de bonnes pratiques pour l’aider à actualiser son système ERP.
L’entreprise a choisi IBM Services pour prendre en charge toutes les phases de la solution, de l’analyse des produits au déploiement et à la maintenance, liées à l’offre Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations.
en délocalisant le support vers IBM avant d’adopter la nouvelle solution basée sur le cloud
La forme physique et la motivation sont souvent les deux faces de la même médaille. Depuis de nombreuses années, cette entreprise s’efforce d’aider les gens à aimer le fitness en concevant des séances d’entraînement attrayantes où les mouvements sont chorégraphiés sur la musique. Grâce à un réseau de franchises et d’autres partenaires, elle propose des programmes de fitness en groupe dans diverses catégories de cours à près de 20 000 clubs de remise en forme dans 100 pays. Chaque semaine, les programmes incitent des millions de personnes dans le monde à faire de l’exercice.
L’entreprise continue de stimuler sa croissance, notamment en élargissant la distribution des offres à la demande afin de porter à 100 millions le nombre total de séances d’entraînement hebdomadaires omnicanales.
Une croissance de cette ampleur exige la même concentration et la même discipline que tout programme d’entraînement sportif réussi. Pour développer l’activité, l’équipe de direction avait besoin de consolider et d’optimiser l’ensemble de ses systèmes d’applications. Dans le domaine de la finance, l’entreprise s’est appuyée sur le logiciel ERP Microsoft Dynamics AX 2009 avec une infrastructure héritée sur site et des flux de travaux manuels sur papier. L’application était proche de la fin de son cycle de vie de support. De plus, la base d’utilisateurs du logiciel s’est rapidement développée après le rachat récent par l’entreprise de plusieurs de ses franchises mondiales. De nombreux utilisateurs ont alors exprimé leur mécontentement vis-à-vis du produit vieillissant. L’entreprise recherchait des capacités ERP plus puissantes pour améliorer les niveaux d’automatisation, d’innovation et d’efficacité dans l’ensemble de son organisation. Elle avait également besoin d’offrir de façon constante une excellente expérience utilisateur aux employés, aux associés et aux clients, où qu’ils se trouvent.
« Pour nous, il est important d’être efficaces à 100 % dans tout ce que nous faisons. Nous nous développons à un rythme tel que les processus manuels ne suffisent plus », explique le responsable de la technologie de l’entreprise. « Nous savions que nous devions changer. »
Le responsable de la technologie a adopté une approche indépendante des fournisseurs pour la mise à niveau du logiciel ERP, réduisant son choix à la solution SaaS Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations et à deux autres offres. Il a décidé de faire appel à des professionnels externes pour évaluer et comparer minutieusement les offres, mais aussi pour déployer et gérer la solution sur une plateforme cloud, une fois celle-ci sélectionnée. L’équipe devait utiliser un processus de sélection exhaustif basé sur les meilleures pratiques du secteur. Elle avait également besoin d’une présence et d’une expérience mondiales pour effectuer des déploiements à moindre risque et dans le respect des règles et des réglementations de chaque pays.
L’entreprise a choisi IBM Services pour travailler conjointement sur les multiples phases de son déploiement ERP mondial. « Nous avions besoin d’un partenaire local avec une portée vraiment mondiale », explique le responsable de la technologie. « C’est la principale raison pour laquelle nous avons choisi IBM. D’autres avantages sont venus s’ajouter, comme un processus de sélection robuste, des modèles de livraison et de tarification flexibles, ainsi que la possibilité d’exploiter les ressources à différents emplacements, en fonction des compétences et des connaissances. »
L’entreprise a fait appel à IBM Services pour la première fois en mars 2018. Dans le cadre d’une évaluation de la valeur ajoutée d’IBM Microsoft Dynamics, les conseillers d’IBM ont guidé les équipes informatiques et financières tout au long d’une évaluation approfondie du logiciel ERP. En s’appuyant sur la méthodologie d’IBM Enterprise Design Thinking, ils ont contribué à aligner les exigences de l’organisation en matière de solutions axées sur l’entreprise sur les meilleures pratiques. Tout au long du processus, ils ont étudié pratiquement tous les aspects liés à l’adoption de chacune des offres, notamment les incidences sur la budgétisation, les prévisions, la production de rapports et d’autres processus financiers de l’entreprise, ainsi que son infrastructure informatique et ses collaborateurs, l’amélioration de l’efficacité et la réduction des risques. Les conseillers IBM ont également identifié les problèmes potentiels des utilisateurs et recherché des solutions. Ils ont ensuite effectué une analyse coûts-bénéfices pour déterminer la valeur attendue associée à l’acquisition des licences et à l’implémentation de chaque offre.
A la fin de la période d’évaluation, le responsable de la technologie a choisi la solution Microsoft Dynamics 365, sans aucune hésitation. « Le processus d’IBM m’a donné la confiance nécessaire pour me présenter devant le conseil d’administration, la main sur le cœur, et déclarer qu’IBM était la bonne solution », déclare-t-il.
En juillet 2018, avant l’implémentation mondiale de Microsoft Dynamics 365, IBM Services a pris en charge la gestion et l’attribution des licences du logiciel Microsoft Dynamics AX de l’entreprise, déployé sur site. En remplaçant les services de support informatique locaux par des ressources externalisées d’IBM Client Innovation Center (CIC) en Inde, l’entreprise a réalisé des économies considérables durant la période de transition, au cours de laquelle IBM a accompagné la planification d’un déploiement ERP en plusieurs phases.
Ensemble, les deux entreprises ont conçu de nouveaux modèles de gestion et processus financiers à l’aide des fonctionnalités normalisées de Microsoft Dynamics 365, avec très peu de personnalisations. « IBM et notre équipe ont fait preuve d’une grande rigueur pour s’aligner sur des fonctionnalités prêtes à l’emploi, ce qui nous a offert des avantages indéniables », explique le responsable de la technologie, évoquant l’accélération du déploiement, la rationalisation des mises à jour mensuelles du logiciel et la réduction significative du coût total de possession. « Une fois que l’entreprise aura automatisé et consolidé ses principales opérations financières à l’aide de fonctions normalisées », ajoute-t-il, « elle pourra lancer d’autres fonctionnalités plus innovantes, en s’appuyant si nécessaire sur la connaissance approfondie qu’IBM a de la feuille de route des produits Microsoft. » « IBM place l’innovation au cœur de ses activités et cherche continuellement à améliorer les nôtres. En ce qui concerne l’application Microsoft Dynamics 365, je sais qu’ils sont de bons conseils », dit-il.
Le déploiement mondial a commencé au siège de l’entreprise. En tirant parti des outils de migration des données de Microsoft Dynamics 365, IBM a rapidement transféré les données de l’application sur site précédente vers la nouvelle solution SaaS, déployée sur une plateforme cloud Microsoft Azure. Ayant adopté très tôt les technologies cloud, l’entreprise avait déjà transféré ses autres systèmes critiques sur une plateforme cloud. Les spécialistes IBM ont contribué à affiner la stratégie cloud pour l’adapter à la nouvelle offre Microsoft Dynamics 365. La solution a été mise en service en juillet 2019, dans le respect des délais et du budget, et IBM a ensuite porté son attention sur les déploiements dans d’autres zones géographiques.
À chaque déploiement, IBM peut apporter de la valeur en faisant appel à des experts en confidentialité des données, en fiscalité et à d’autres experts qui comprennent les complexités locales des opérations dans chaque région. Par exemple, IBM contribue à prévenir le vol des données des détenteurs de carte en assurant la conformité de l’entreprise avec la norme de sécurité de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS), partout où l’entreprise opère. En outre, IBM peut fournir un accès rapide aux spécialistes des logiciels Microsoft Dynamics basés dans chaque zone géographique et servir de point de contact initial pour contacter Microsoft en cas de problème. Une fois chaque déploiement terminé, IBM fournit des services continus de maintenance et de support via son réseau mondial de centres de données.
Les avantages d’une collaboration avec IBM sont nombreux pour l’entreprise. En 2018, elle a réalisé environ 50 % d’économies en confiant à IBM la gestion de son application Microsoft Dynamics AX sur site. En capitalisant sur son alliance avec Microsoft et sur ses connaissances en matière de licences cloud, IBM a également aidé l’entreprise à sélectionner le modèle de licence Microsoft Dynamics AX adapté à ses besoins métier, ce qui lui a permis de réaliser d’importantes économies sur les coûts de licence en 2018.
En outre, en collaborant avec IBM pour implémenter la solution Microsoft Dynamics 365 à l’aide de fonctionnalités normalisées, l’entreprise peut considérablement simplifier et accélérer les déploiements. En évitant de multiples personnalisations comme auparavant avec l’application Microsoft Dynamics AX, elle peut également maintenir un faible coût total de possession, minimiser les risques associés aux mises à jour logicielles et réaliser des gains d’efficacité importants, notamment au niveau des transactions intragroupe.
Par exemple, l’entreprise génère désormais des états financiers clés, notamment des rapports de fin de mois, à l’aide de processus automatisés et rationalisés. Auparavant, les centres de coûts internes de l’entreprise attendaient souvent plusieurs jours avant de recevoir les rapports de fin de mois provenant d’un outil de reporting tiers. Désormais, chaque centre de coûts peut élaborer son propre rapport détaillé de fin de mois, les transactions en cours étant clairement mises en évidence, ce qui permet de renforcer les contrôles internes et de réduire les taux d’erreur à un niveau proche de zéro. L’entreprise réduit également ses dépenses administratives sur l’ensemble de l’organisation en limitant la consommation de papier.
Enfin, grâce à des processus entièrement automatisés pris en charge par une solution conçue pour une disponibilité et des performances élevées, l’organisation dispose désormais d’un ERP robuste qui lui permet d’améliorer la satisfaction de ses employés et de ses partenaires commerciaux. La solution améliore également l’expérience client, grâce notamment à une facturation plus rapide et à des processus de paiement par carte de crédit conformes à la norme PCI DSS.
Grâce à sa relation continue avec IBM, l’entreprise est finalement mieux positionnée pour soutenir l’automatisation, l’innovation et l’efficacité dans l’ensemble de son organisation et atteindre ainsi ses objectifs de croissance. « Avec IBM, je bénéficie d’une flexibilité et d’une couverture exceptionnelles », déclare le responsable de la technologie. « Je dispose de différents niveaux de capacités auxquels je peux faire appel pour résoudre divers problèmes. Il n’est plus nécessaire de solliciter un partenaire et d’attendre. J’ai pleinement confiance dans l’étendue des capacités d’IBM à travailler avec nous. »
L’entreprise crée et distribue des programmes de fitness en groupe conçus pour motiver les utilisateurs par le mouvement et la musique. Sa gamme d’offres comprend des programmes de musculation, d’entraînement par intervalles de forte intensité, de yoga, de cyclisme, de danse, d’arts martiaux et d’autres pratiques sportives. L’entreprise est présente dans le monde entier.
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Produit aux États-Unis d'Amérique, avril 2020.
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