L'automatisation ne permet pas seulement de gagner du temps et de l'argent. Elle peut permettre aux gens d'apprendre et de se développer.
Inter Aduaneira, une société brésilienne de conseil en commerce international, cherchait des moyens de rationaliser ses opérations et d'améliorer les services qu'elle propose. La société a été fondée en 1996 et, avec ses différents intermédiaires, elle utilisait auparavant des méthodes analogiques pour aider les clients à suivre les expéditions de marchandises dans le monde entier. Parmi ses domaines d'expertise figurent une compréhension approfondie des bureaucraties complexes, des questions juridiques et des règles comptables de tous les pays du monde.
Le suivi des expéditions était souvent difficile en raison des processus manuels et de la quantité importante de documentation requise. La saisie des données prenait beaucoup de temps, était source d'erreurs et manquait de sécurité. Plusieurs organisations sont impliquées dans chaque transaction d'importation ou d'exportation, et chacune ajoute des données à des documents tels que des factures commerciales, des bordereaux d'expédition et des connaissements. Comme ces données ne se trouvent pas souvent dans un format numérique, elles doivent être consolidées manuellement. « Dans le commerce international », déclare Breno Palhares, le cofondateur d'Inter Aduaneira et le PDG de Axxin, société issue d'une scission, « les erreurs de saisie de données sont synonymes d'amendes élevées et de marchandises non livrées ».
L'entreprise elle-même n'était pas en mesure de tirer profit du sens de l'innovation de son personnel. Inter Aduaneira a compris que son succès futur dépendait de ses employés. Le service informatique d'Inter Aduaneira a commencé à se renseigner sur la création d'une solution technologique afin de remplacer tous les processus manuels.
Nombre élevé d'opérations
Inter Aduaneira réalise plus de 35 000 opérations commerciales par an
Charge de travail allégée
L'automatisation a permis à Inter Aduaneira de gagner 800 heures par analyste
L'entreprise a décidé de commencer par les processus qui ont un impact sur l'ensemble ou la plupart des services qu'elle fournit à ses clients, tels que les dossiers de déclaration d'importation ou d'exportation, les permis d'importation, les connaissements et les systèmes de suivi des marchandises. Après avoir compris à quel point cela serait difficile, la direction a décidé de créer une nouvelle entreprise pour résoudre ce problème : Axxin. Axxin a conçu quatre solutions fondamentales pour l'analytique, la fouille de données, l'automatisation des workflows et l'IA : Axxin Advanced Analytics, Axxin Data Miner, Axxin Workflow Automation et Axxin Artificial Intelligence. Elle a ensuite commencé à se concentrer sur l'application de la technologie d'automatisation aux processus de suivi des expéditions d'Inter Aduaneira.
Axxin a choisi la solution IBM Robotic Process Automation (RPA)* en raison de sa présence locale et de l'utilisation de big data comme fondation. Avec les 35 000 opérations commerciales d'Inter Aduaneira au Brésil et ses clients multinationaux répartis dans le monde entier, l'entreprise souhaitait tirer parti de la solution d'automatisation des données pour l'aider à planifier son avenir.
La solution RPA fonctionne 24 heures sur 24, recueillant des informations provenant de documents multiples, tels que des dossiers de déclaration d'importation et d'exportation, des permis d'importation, des connaissements et des systèmes officiels de suivi des marchandises. Elle se connecte ensuite aux systèmes gouvernementaux et ajoute les informations qu'elle a recueillies.
La solution RPA a permis aux analystes de mettre à profit leurs compétences pour créer de meilleures relations client et aider Inter Aduaneira à développer son activité. Jusqu'à présent, elle a automatisé :
• 6 500 factures émises
• 7 300 formulaires de paiement de taxes
• 5 550 accès au système de fret aérien
• 4 300 processus d'exportation
• 1 400 instructions sur les processus de commerce international
Inter Aduaneira compte environ 200 analystes qualifiés, et cette solution a permis de gagner plus de 800 heures pour chacun d'entre eux. Dans certains secteurs de l'entreprise, les temps de réponse ont été améliorés de 80 %. La solution est plus précise et a permis de renforcer la sécurité et le contrôle.
Inter Aduaneira envisage de créer de la valeur dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement internationale en appliquant la science des données et l'IA à son travail fondateur de données numérisées et de processus automatiques.
*Le client présenté dans cette étude de cas a initialement collaboré avec WDG Soluções Em Sistemas E Automação De Proces LTDA, qui a commencé à exercer ses activités sous le nom d'IBM le 1er janvier 2021. Les produits WDG mentionnés dans cette étude de cas, WDG Studio et WDG RPA, s'appellent désormais respectivement IBM RPA Studio et IBM RPA Solution.
Inter Aduaneira (lien externe à ibm.com) est une société internationale de conseil en commerce. Fondée en 1996 à Belo Horizonte, au Brésil, la société compte plus de 40 bureaux dans le monde, dont neuf au Brésil, un aux États-Unis, un au Canada et 30 bureaux partenaires au Brésil.
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