Le futur est un peu comme l’océan, il est en perpétuel mouvement. Même si vous êtes bien préparé à l’affronter, son incertitude peut rapidement et impitoyablement anéantir vos plans les mieux élaborés.
Afin d’être mieux armé pour faire face à cet avenir incertain, Idaho Forest Group, LLC (IFG) a fait appel à Dan Redmond comme nouveau directeur de la planification et analyse financières de l’entreprise.
« Avant mon recrutement, IFG n’avait jamais fait de prévisions auparavant », explique-t-il. « Ils se contentaient de faire correspondre les budgets aux chiffres réels à la fin du mois, puis y ajoutaient leur expérience personnelle et leur intuition pour prendre des décisions. Ils n’avaient donc aucune idée de la situation future de leur trésorerie. Cela les rendait vulnérables et ils devaient se démener lorsque des problèmes se produisaient dans l’une des usines ou en cas de baisse des prix du marché. »
Lorsque Dan Redmond a rejoint le groupe, IFG subissait de plein fouet les fluctuations sans précédent du marché en raison de la pandémie. Dans le même temps, l’entreprise travaillait à la modernisation de l’une de ses scieries, et ce projet mobilisait une partie de ses réserves de liquidités.
Au-delà des difficultés financières, l’inefficacité de la planification de l’entreprise commençait également à perturber ses opérations quotidiennes, entraînant un allongement des délais de livraison et des pénuries ponctuelles de matières premières.
« En général, j’aime être efficace et me simplifier la vie », ajoute Dan Redmond. « Je préfère me concentrer sur les données analytiques et leur examen plutôt que de passer tout mon temps à élaborer des prévisions. Mais nous faisions tout dans des feuilles de calcul Excel. Je consacrais 80 heures chaque mois à cette seule tâche. »
« Excel n’est évidemment pas l’outil idéal pour cela, en particulier lorsque les modèles prennent de l’ampleur », poursuit-il. « J’étais en charge de la planification de plusieurs usines et sites d’entreprise, et les données que je consultais étaient pleines d’erreurs. Ayant travaillé avec un outil de planification dans ma dernière entreprise, je savais qu’il existait une technologie qui pouvait m’aider ».
Libère environ 25 % du temps de travail d’un cadre en réduisant les opérations de prévision de plus de 80 heures à moins de 15 heures
L’automatisation des processus a permis de réaliser un gain de temps de 25 % dans l’ensemble du service financier
Dan Redmond et IFG ont rapidement trouvé l’aide nécessaire auprès d’ActionKPI, partenaire commercial d’IBM, grâce à son produit Integrated Profitability Solution, optimisé par la technologie IBM Planning Analytics. Le nouveau logiciel permet à IFG de centraliser toutes ses données de bilan, de compte de résultat et de flux de trésorerie, ce qui simplifie les prévisions.
« Tel que je le vois », note Lance Tylor, directeur général d’ActionKPI, « Planning Analytics est la prochaine étape d’évolution par rapport à Excel, et je pense personnellement que c’est l’un des meilleurs produits du marché. Nous avons pu mettre en place cette base et la rendre plus fonctionnelle. »
Grâce à Integrated Profitability Solution, le personnel d’IFG peut désormais assurer des prévisions sur 24 mois qui sont constamment mises à jour avec les données produits, les prix, les ventes et les stocks. Les superviseurs de l’usine sont également en mesure de générer des prévisions quotidiennes afin de mieux prioriser les programmes de coupe et d’équilibrer les charges de travail tout au long de la semaine ou du mois.
« L’équipe d’ActionKPI a tout relié au sein d’IPS », explique Dan Redmond. « Nous pouvons maintenant examiner le chiffre d’affaires à la date du jour. Nous pouvons examiner la composition des ventes, les volumes de ventes/MBF [1000 pied mesure planche] par usine. Et cela jusqu’aux clients. Nous pouvons examiner les livraisons de grumes et les prix, et ventiler les différents composants de ces livraisons. Nous pouvons même examiner les données de production en direct et les comparer à nos prévisions. »
Afin de simplifier l’octroi de licences pour le logiciel Planning Analytics sous-jacent, ActionKPI propose Integrated Protifability Solution dans le cadre d’un accord de solution intégrée IBM. La technologie IBM, quant à elle, constitue le cœur de la solution, en gérant les analyses et les calculs complexes utilisés pour établir les prévisions. Bien entendu, ActionKPI a amélioré le logiciel pour apporter une valeur supplémentaire.
« IPS est plus un framework qu’un simple produit », explique Lance Tylor. « Il y a des changements de processus, des intégrations de données prédéfinies, des méthodologies que nous déployons autour de la gestion du changement et de l’adoption. Ensuite, nous intégrons un service de support (un portail, un centre d’assistance) afin d’aider à résoudre tous les problèmes liés aux modèles qui ont été développés. C’est un package complet. »
« Pour les prévisions, les superviseurs d’usine consultent désormais le planning de production élaboré par ActionKPI », explique Dan Redmond. « Ils peuvent modifier les heures, les essences et les coupes pour établir un planning de production journalier et l’intégrer directement à la file d’attente des prévisions. Nous pouvons ensuite consulter ces différents plannings dans le module de vente pour déterminer la valeur monétaire de la production par essence, par mois et par usine.
« Nous pouvons tout intégrer », poursuit-il. « Nous pouvons prévoir le coût des services publics, les dépenses d’investissement, les coûts de personnel pour une usine ou un département en particulier. Et nous pouvons regrouper toutes ces données dans divers rapports et les surveiller via des tableaux de bord personnalisés. Nous ne faisons plus de calculs. Il nous suffit maintenant d’actualiser le système, d’effectuer une capture d’écran et de la déposer dans un PowerPoint. Ensuite, nous envoyons le tout à l’exploitant et au conseil d’administration pour examen. »
Outre ses fonctionnalités de prévision, Integrated Profitability Solution facilite également la gestion des stocks.
« Dans l’industrie du bois, les équilibres des stocks sont toujours compliqués », note Dan Redmond. « Au printemps, lorsque la neige commence à fondre, il est très difficile de sortir les troncs d’arbres en raison de l’état des routes. Nous devons généralement nous débrouiller avec les grumes que nous avons. Maintenant que nous pouvons suivre les stocks dans l’ensemble de l’entreprise, nous ne risquons plus de manquer de bois d’œuvre ou d’une essence particulière. »
Mais les fonctionnalités de la plateforme ne s’arrêtent pas là. Comme l’explique Dan Redmond, « Le dernier outil de prévision que j’ai utilisé n’offrait pas de fonctionnalité de commentaires. Mais avec IPS, les commentaires étaient disponibles dès le premier jour, ce qui est très utile. Parfois, lorsque vous examinez des prévisions, il peut y avoir un élément que vous avez intégré il y a deux mois, et il est difficile de se souvenir de ce que vous faisiez il y a deux mois. Vous affichez alors le commentaire, et tout devient clair. »
En tirant parti de la solution ActionKPI, optimisée par le logiciel IBM Planning Analytics, IFG a considérablement accéléré ses opérations de prévision et de reporting. En moyenne, le service financier de l’entreprise a réalisé un gain de temps de 25 % sur l’ensemble des opérations grâce à l’automatisation des processus.
« Je passais personnellement environ 80 heures chaque mois à jongler avec des feuilles de calcul pour créer nos prévisions », observe Dan Redmond. « Maintenant, il ne me faut plus que 10 à 15 heures pour effectuer la même tâche. J’ai quasiment épargné 25 % de mon temps. En outre, notre équipe de planification et analyse financière est nettement plus affûtée. Nous pouvons soutenir l’entreprise et traiter encore plus de demandes d’analyse sans avoir à augmenter nos effectifs. »
« Nous les avons aidés à éliminer une grande partie des feuilles de calcul qu’ils utilisaient en intégrant tout dans Planning Analytics », ajoute Lance Tylor. « Les informations sont extraites de six systèmes différents. Nous créons donc un petit entrepôt de données avec des rapports intégrés et des interfaces simples à utiliser. Nous disposons ainsi d’une source d’information unique pour la planification et l’analyse à l’échelle de l’entreprise. »
Et grâce à un outil plus complet et plus intuitif, IFG a réduit son cycle budgétaire annuel d’environ trois mois auparavant à seulement quelques semaines. La solution contribue également à alléger la pression sur le personnel comptable, qui peut désormais répondre aux questions du directeur financier et de l’exploitant en quelques minutes, au lieu de passer des heures à effectuer des recherches fastidieuses.
De plus, Integrated Profitability Solution offrait un retour sur investissement (ROI) très intéressant. Comme le note Dan Redmond, « Si l’on compare le coût d’IPS à celui d’un système de grand livre général, la valeur obtenue grâce à ActionKPI est nettement supérieure, en particulier en ce qui concerne l’élaboration et l’analyse des rapports. »
« Avec IPS, nous disposons désormais de prévisions exemptes de toute émotion », conclut-il. Et en travaillant avec ActionKPI, elles ne feront que gagner en précision. Il est aussi très rassurant de se savoir soutenu par un géant tel qu’IBM. »
Basée à Coeur d’Alene, en Idaho, IFG est l’un des plus grands producteurs de bois aux États-Unis, fabriquant près de deux milliards de PMP (pied mesure planche) de bois d’œuvre chaque année. Au total, l’entreprise exploite sept scieries et une unité d’aboutage où elle produit du bois de différentes tailles et qualités à partir de dix essences d’arbres différentes.
À propos d’ActionKPI
ActionKPI, partenaire commercial IBM, est une société de conseil en gestion spécialisée dans la gestion de la performance, l’analytique et l’augmentation de la rentabilité pour les services financiers. Basée à Calgary, en Alberta, l’entreprise a également un bureau à Dover, dans le Delaware.
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