Mettre en place des systèmes électroniques de transmission des informations requises par les institutions financières autorisées à effectuer le paiement de pensions de retraite.

L’échange automatisé de données a permis à la caisse de retraite slovène de gérer les pensions des retraités croates résidant dans le pays.

Le paiement des pensions de retraite est effectué par l’intermédiaire de banques agréées, d’organismes gouvernementaux et d’institutions financières qui s’appuient sur des informations précises et à jour fournies par HZMO concernant les cotisations payées à la caisse de retraite et les prestations que celle-ci versera. Jusqu’à récemment, il n’existait aucun moyen électronique d’envoyer les informations. Tous les mois, HZMO devait donc copier ces données vitales sur 800 supports magnétiques individuels, qui étaient ensuite envoyés par courrier à chaque site.

Outre l’ampleur de l’opération, la procédure comportait un risque d’erreur humaine et dépendait de la fiabilité du système postal pour garantir la bonne réception des disques par les partenaires. Des défaillances ont entraîné des coûts excessifs pour HZMO en raison de paiements erronés (recouvrement de sommes versées et rapprochement des dépenses).

Selon Sanja Grković-Hrabar, responsable du déploiement logiciel dans le service des systèmes d’information et de communication, « Préparer 800 supports magnétiques chaque mois représentait un énorme travail manuel pour notre organisation ; nous devons envoyer environ 2 Go de données à nos institutions financières partenaires tous les trente jours. Nous avons décidé de commencer à envoyer ces informations par voie électronique et via une passerelle commune qui protégerait les données tout en préservant leur confidentialité. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles nous avons choisi d’utiliser Sterling B2B Integrator. »
 

Sterling B2B Integrator est un outil de collaboration business-to-business qui a permis l’intégration des processus métier de HZMO et de ses institutions partenaires en Croatie et à l’étranger. La solution a été mise en œuvre avec un adaptateur pour IBM Sterling Connect :Direct, un outil utilisé par de nombreuses banques et institutions financières de premier plan pour leurs transferts de fichiers point à point hautement sécurisés, automatisant ainsi l’échange de données entre les applications essentielles.

TIS Group, l’un des principaux fournisseurs de technologies d’information et de communication en Croatie, était un partenaire de choix pour la mise en œuvre de la solution. Sanja Grković-Hrabar commente : « Nous utilisons Sterling Connect:Direct depuis environ cinq ans et nous en sommes très satisfaits. C’est ce qui nous a amenés à choisir Sterling et TIS pour mener à bien le projet. » Ayant collaboré avec ces deux entreprises sur d’autres dossiers, la société HZMO était convaincue qu’elles étaient dignes de confiance et fiables.

Avant la mise en œuvre, il a fallu préparer le terrain en créant les processus métier décrivant les flux de données. Une base de données contenant un répertoire des paramètres essentiels nécessaires à la transmission des données, tels que les noms des institutions, le type de transmission et le calendrier de transmission, a également été générée. Sterling B2B Integrator a été installé sur un serveur du réseau HZMO, et l’équipe informatique de HZMO a suivi une formation sur l’utilisation du logiciel afin de pouvoir mettre en œuvre les nouveaux processus à l’avenir.

Après une phase pilote initiale de preuve de concept, la première connexion avec la Slovénie, pays voisin et ancien État membre de l’ex-Yougoslavie au même titre que la Croatie, a été établie. L’échange automatisé de données a permis à la caisse de retraite slovène de gérer les pensions des retraités croates résidant dans le pays.

Des connexions avec d’autres institutions financières continuent d’être déployées par étapes. Les deux transmissions automatisées étant opérationnelles, les données sont transmises via Sterling B2B Integrator tous les jours et plusieurs fois par mois.

La solution a permis à HZMO d’atteindre les mêmes normes que celles utilisées par de nombreuses autres institutions publiques pour procéder au paiement des retraites dans l’Union européenne, l’aidant ainsi à se préparer à faire partie d’un réseau international.

L’un des principaux avantages de l’utilisation de Sterling B2B Integrator par rapport à d’autres logiciels concurrents réside dans la gamme de modules qu’il propose, et qui fonctionnent avec un éventail de systèmes et de normes. Comme l’explique Sanja Grković-Hrabar, « Nos agences partenaires peuvent utiliser FTP, HTTPS, Connect:Direct ou tout autre protocole de leur choix. Sterling B2B Integrator nous le permet, car il prend en charge l’ensemble de ces protocoles. C’est important pour nous dans ce climat économique délicat : nous ne pouvons pas attendre de nos partenaires qu’ils investissent dans de nouveaux logiciels compatibles avec le nôtre. Avec Sterling B2B Integrator, ils reçoivent les données que nous leur envoyons sans aucune mise à niveau de leurs systèmes. »

L’automatisation du transfert de données a déjà profité à l’activité de HZMO en gagnant du temps et en réduisant les coûts associés à l’exécution manuelle du processus. Les données peuvent désormais être envoyées plus régulièrement aux agences pour garantir qu’elles restent à jour et contribuer à minimiser le risque de paiements erronés. Les informations peuvent également être plus facilement actualisées et les erreurs corrigées sans avoir à redémarrer le processus, améliorant ainsi la gérabilité du transfert de données.

Sanja Grković-Hrabar poursuit : « La transmission des données est désormais plus rapide et plus efficace, et les données plus précises, car l’ensemble du processus d’échange de données de nos mainframes vers les systèmes des partenaires est automatisé. Les processus sont également normalisés. En bref, l’efficacité, la précision et la normalisation sont trois des principaux avantages que nous retirons. »

L’institut croate d’assurance retraite (Hrvatski Zavod za Mirovinsko Osiguranje – HZMO) gère les pensions de retraite des 4,4 millions de citoyens croates. L’agence gouvernementale, dont le siège social se trouve à Zagreb, la capitale du pays, gère les cotisations versées par la population active à la caisse de retraite de l’État, ainsi que les paiements dus aux 1,2 million de retraités qui résident en Croatie ou à l’étranger.