En tant qu'entreprise nouvellement formée, favoriser des opérations de fabrication et de distribution rentables représentait un objectif clé pour Hellenic Glass Industry. Comment pourrait-elle exercer un contrôle strict sur ses processus ?

Hellenic Glass Industry a fait appel à IBM Services pour concevoir des processus métier intégrés, pris en charge par SAP S/4HANA exécuté sur IBM Services for Managed SAP Applications.

Hellenic Glass Industry (HGI) a été fondée dans le sillage de la crise financière mondiale, puis s'est détachée d'une plus grande entreprise en 2017, Yioula Glassworks S.A. HGI a hérité d'usines en Bulgarie et en Ukraine, ainsi que de centres de distribution en Roumanie et en Grèce.

Elias Stassinos, responsable des technologies de l'information chez Hellenic Glass Industry S.A., explique les défis auxquels la nouvelle entreprise a été confrontée : « Chacun de nos sites de fabrication et de distribution était géré de manière efficace comme une entreprise distincte. Comme chaque site avait sa propre approche de la gestion des activités et de la production de rapports, il était extrêmement difficile d'obtenir une vue unique et précise de nos performances à l'échelle du groupe. »

Manolis Kainourgiakis, directeur général adjoint du groupe et directeur financier du groupe chez Hellenic Glass Industry SA, précise : « En tant que société nouvellement indépendante opérant dans un climat économique instable, la rentabilité des opérations représentait pour nous un objectif clé dès le départ. Comment pourrions-nous établir une base opérationnelle solide tout en favorisant un avenir durable pour l'entreprise ? »

Même si les pratiques de distribution du travail fournissaient une autonomie à chaque unité commerciale, elles faisaient passer HGI à côté d'économies d'échelle. La gestion fragmentée des données, ne permettait pas de répondre facilement et en temps opportun à des questions clés, telles que : quels sont les produits qui se vendent le mieux ? ou quels produits génèrent la plus grande marge ? En l'absence d'informations précises, HGI courait le risque de perdre des revenus cruciaux ou de ne pas réussir à optimiser sa rentabilité.

Au début de chaque mois, les usines et les centres de distribution d’Hellenic Glass Industry partageaient des données sur les commandes, la production et les niveaux de stock avec le service central des finances de l’entreprise sous forme de feuilles de calcul.

La clôture de fin de mois nécessitait souvent trois semaines de travail manuel chronophage, laissant à l'entreprise peu de temps pour identifier des opportunités et des menaces potentielles, et agir le cas échéant.

Pour relever ce défi, Hellenic Glass Industry a décidé d'utiliser des indicateurs et des indicateurs clés de performance (KPI) à l'échelle du groupe pour connaître ses performances et son efficacité, avec des objectifs ambitieux en matière de transmission d'informations.

« En devenant une entreprise intégrée, nous étions convaincus que nous pourrions améliorer notre efficacité et réduire notre exposition aux risques liés aux revenus, explique Manolis Kainourgiakis. Mais nos systèmes qui reposaient sur des feuilles de calcul n'étaient pas à la hauteur de la tâche. Nous avons commencé à définir nos besoins et à rechercher une solution métier rentable. »

L'ancienne société mère, Yioula Glassworks, s'appuyait sur différentes plateformes ERP pour gérer ses principaux processus métier. L'équipe HGI s'est rendu compte qu'elle avait la possibilité de mettre en œuvre un système intégré pour la nouvelle entreprise, en tirant parti des bonnes pratiques tout en adaptant les solutions au fonctionnement de HGI.

Manolis Kainourgiakis élabore : « Nous avons vite reconnu que SAP S/4HANA nous offrait un moyen très efficace de gérer nos opérations : avec une définition unique de nos KPI, une version unique de nos données métier et des processus métier rationalisés pour toutes nos opérations. »

Hellenic Glass Industry a choisi SAP S/4HANA avec des applications pour les finances et le contrôle, la planification de la production, la gestion des entrepôts, l'exécution logistique et la maintenance des usines. Elias Stassinos commente : « L'implantation locale de l'entreprise en Grèce a également joué un rôle important dans notre décision de faire de SAP S/4HANA la base de notre nouvelle activité. Nous constatons que SAP figure parmi les leaders sur notre marché. Cela nous a donné la certitude que la solution répondrait à nos besoins opérationnels spécifiques. »

Pour l'aider à définir ses processus métier et à configurer les solutions SAP S/4HANA afin de soutenir cette nouvelle méthode de travail, Hellenic Glass Industry a fait appel aux experts d'IBM Services. « Nous avons choisi IBM Services car il était clair dès le début qu'ils voulaient vraiment que notre projet réussisse », explique Elias Stassinos.

« IBM a suivi une approche fondée sur les bonnes pratiques, selon sa méthodologie Ascend pour SAP S/4HANA, associée à la bonne foi, au professionnalisme et à la flexibilité qui ont permis au projet d'avancer malgré les obstacles. »

En collaboration avec IBM Services, Hellenic Glass Industry a pu déployer SAP S/4HANA en utilisant IBM Services for Managed SAP Applications, une solution de cloud privé IaaS (Infrastructure-as-a-Service) basée sur des serveurs IBM Power S824 très fiables et un stockage IBM DS8870.

Distribué depuis un centre de données IBM en Grèce, SAP S/4HANA s'exécute sur le système d'exploitation SUSE Linux Enterprise Server for SAP Applications.

« Au moment de choisir la plateforme d'infrastructure pour notre solution SAP, IBM s'est imposé comme une évidence », explique Manolis Kainourgiakis.

« Nous utilisons IBM Systems pour soutenir nos activités mondiales depuis plus de dix ans, et les solutions ne nous ont jamais déçus. »

« Étant donné notre expérience de collaboration positive avec IBM par le passé, nous savions qu'ils disposaient de l'expertise technique et des capacités de gestion de projet pour nous accompagner avec efficacité dans notre parcours de transformation. »

« Grâce à IBM Services for Managed SAP Applications, nous obtenons les performances des systèmes basés sur le processeur IBM POWER8 sans avoir à investir des capitaux importants dans une nouvelle infrastructure. »

Aujourd'hui, l'entreprise forme son personnel global à l'utilisation des nouveaux flux de travaux, qui concernent notamment l'approvisionnement, les ventes, ainsi que la gestion des entrepôts et des stocks.

« Notre environnement SAP S/4HANA est désormais entièrement opérationnel et notre prochain objectif est de donner à nos collaborateurs les compétences dont ils ont besoin pour passer des processus manuels basés sur des feuilles de calcul aux workflows SAP, » ajoute Manolis Kainourgiakis.

« Notre relation avec IBM Services reste extrêmement précieuse à nos yeux, et l'équipe d'IBM fournit une assistance continue à la formation de nos employés. »

Alors qu'elle poursuit sa transformation numérique à l'aide de SAP S/4HANA sur IBM Services for Managed SAP Applications, Hellenic Glass Industry est convaincue qu'elle dispose des capacités nécessaires pour façonner des opérations mondiales lean et rentables.

Chaque palette de produits se voit désormais attribuer un identifiant unique dans SAP S/4HANA, qui est associé en tant que code-barres et scanné au fur et à mesure que les produits avancent sur la chaîne d'approvisionnement. Toutes les données de production, d'inventaire et de logistique étant gérées par SAP S/4HANA, HGI dispose d'une vue immédiate et précise des stocks disponibles à la vente et de leur emplacement dans l'entreprise.

Obtenir des informations détaillées

Aujourd'hui, Hellenic Glass Industry est en mesure de produire des rapports précis sur les KPI au niveau du groupe, notamment sur le nombre de produits fabriqués quotidiennement, le nombre de consignations expédiées vers ses sites de distribution et l'espace disponible dans ses entrepôts. Mais surtout, l'équipe financière de l'entreprise peut utiliser ces données pour terminer la clôture mensuelle beaucoup plus rapidement.

« Auparavant, nous devions attendre le vingt-deuxième jour du mois pour clôturer nos comptes, mais depuis notre collaboration avec IBM Services pour déployer SAP S/4HANA, la clôture peut se faire au huitième jour du mois : c'est 63 % plus rapide », déclare Manolis Kainourgiakis.

« Plus vite nous clôturons nos comptes, plus vite nous pouvons déterminer si nous sommes sur la bonne voie pour atteindre nos objectifs de revenus? En outre, cette accélération du délai de clôture possible grâce à IBM et SAP nous permettra de prendre des décisions proactives au sein d'un marché concurrentiel. Nous continuons à nous efforcer de gagner en efficacité et nous sommes convaincus que nous pourrons finalement achever une clôture en cinq jours ».

Alors que les collaborateurs terminent leur apprentissage de SAP S/4HANA, Hellenic Glass Industry prévoit une amélioration considérable de l'efficacité dans de nombreux domaines de l'entreprise.

« L'un des principaux inconvénients qui viennent avec l'utilisation de feuilles de calcul est le fait qu'elles augmentent rapidement de taille et se complexifient, en faisant un processus chronophage, explique Elias Stassinos. En moyenne, nous estimons que nos employés qui travaillent avec des feuilles de calcul doivent ressaisir les données à trois endroits différents, ce qui nuit à l’efficacité et augmente le risque d’erreur humaine. D'ici un an, nous prévoyons que la transition complète à SAP S/4HANA augmentera de 50 % l'efficacité opérationnelle de nos équipes en charge de la production, des entrepôts et de l'administratif, et de 80 % celle de nos analystes métier à l'échelle du groupe.

Manolis Kainourgiakis ajoute : « En utilisant SAP S/4HANA sur IBM Services for Managed SAP Applications, notre objectif est de réduire au maximum le temps nécessaire à la réalisation des processus clés, à commencer par nos flux de travaux de vente. Une plus grande efficacité sur l'ensemble de l'entreprise contribuera à réduire nos coûts opérationnels, accroître notre agilité et améliorer notre capacité à faire face à la concurrence sur un marché difficile. Notre objectif ultime est d'augmenter nos bénéfices avant intérêts, impôts, dépréciation et amortissement [EBITDA] jusqu'à 35 %. Nos solutions IBM et SAP vont grandement nous aider à y parvenir. »

Une stratégie tournée vers l'avenir

En plaçant des données métier précises entre les mains de ses dirigeants, Hellenic Glass Industry vise à aider son équipe de direction à prendre des décisions éclairées et fondées sur des données. Pour faciliter l'accès à ces informations sur n'importe quel appareil, l'entreprise s'apprête à améliorer sa solution avec les solutions de mobilité SAP.

« Le fait de pouvoir prendre une tablette pour visualiser les performances de tous les aspects de nos activités internationales en temps quasi réel représente une innovation considérable, conclut Manolis Kainourgiakis. Grâce au travail effectué avec IBM Services pour déployer SAP S/4HANA sur un cloud privé basé sur des serveurs IBM Power Systems, nous construisons une entreprise lean et efficace, capable de résister aux conditions économiques les plus difficiles. »

Hellenic Glass Industry S.A. (lien externe à IBM.com), dont le siège social est situé à Mandra, en Grèce, est l'un des principaux fabricants et distributeurs de produits en verre. Spécialisée dans les récipients et la vaisselle, l'entreprise exploite des centres manufacturiers en Bulgarie et en Ukraine, ainsi que des centres de distribution en Roumanie et en Grèce.