Galp a lancé son initiative d'intégration mondiale avec les régions insulaires des Açores et de Madère au Portugal, deux marchés nationaux clés pour son activité énergétique en aval.
Catarina Ceitil, responsable du programme de transformation ERP chez Galp, explique : « Grâce IBM® Services, nous utilisons les applications mobiles SAP Fiori connectées à la plateforme SAP S/4HANA pour permettre aux employés de gérer nos stations-service et nos magasins pour accélérer des tâches telles que la commande de stock et l’établissement de tickets de maintenance. A l’avenir, nous utiliserons les données de point de vente en temps réel pour identifier rapidement la gamme de produits optimale pour chaque magasin en fonction du comportement d’achat précis des clients. Ces capacités combinées permettront aux clients de toujours trouver les produits qu’ils souhaitent dans nos rayons, ce qui les incitera à revenir encore et encore. »
Elle poursuit : « Dans nos opérations B2B, nous avons commencé à remplacer les processus manuels par des flux de travaux numériques automatisés. En travaillant avec IBM Services, cet effort a déjà un impact très positif sur nos équipes chargées des comptes fournisseurs, où nous avons pu traiter directement les factures à 75 %. Nous permettons désormais à nos employés de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée, et les commentaires ont été extrêmement positifs : dans un récent sondage, 76 % des personnes interrogées ont indiqué qu'elles estimaient que le projet était un succès. »
Galp se prépare à l'avenir de l'énergie. La stratégie à long terme vise à constituer un portefeuille d'actifs compétitif, à passer de services axés sur les produits à des services axés sur les clients, et à tirer parti des possibilités de transition énergétique qui se présentent.
Comme de nombreux leaders de l’énergie, Galp s’appuie sur les systèmes métier SAP pour gérer ses processus de bout en bout. Au fil des ans, les systèmes ERP SAP de l'entreprise sont devenus très personnalisés, ce qui a rendu difficile la mise en œuvre de l'initiative de transformation. Les systèmes personnalisés posaient non seulement des problèmes pratiques pour l'activité B2C, car les processus de réception des marchandises, complexes et à forte intensité de main-d'œuvre, entraînaient parfois des erreurs d'inventaire négatives, mais aussi pour les opérations B2B de Galp.
« Même une petite modification des solutions ERP SAP existantes pouvait nécessiter jusqu'à six mois de travail », confirme Catarina Ceitil. « Pour débloquer nos ambitions à long terme, au niveau organisationnel, nous remplaçons les silos opérationnels par des unités opérationnelles intégrées, ce qui permet une meilleure efficacité et une meilleure expérience client. Par exemple, en fusionnant nos différentes unités commerciales, nous pouvons offrir un point de contact unique pour chaque client B2B, plutôt que des chargés de compte, des bons de commande et des factures distincts pour chaque domaine de produit. »
Galp s'est aperçu que les capacités numériques seraient essentielles pour accélérer sa transformation. À court terme, l'objectif est de permettre une meilleure intégration entre les unités opérationnelles de l'entreprise, pour favoriser l'efficacité en interne et renforcer la commodité pour les clients.À long terme, l’entreprise exploitera ses données afin de servir d'incubateur d'innovation pour les start-ups et de soutenir de nouveaux modèles commerciaux énergétiques.
« Lorsque nous avons entendu parler du lancement de SAP S/4HANA, nous avons immédiatement compris qu'il pourrait être un élément clé de notre projet de transformation », se souvient Catarina Ceitil. « Contrairement à d'autres fournisseurs que nous avons envisagés, SAP propose des solutions matures conçues spécifiquement pour les exigences de l'industrie pétrolière et gazière, et nous étions convaincus que SAP S/4HANA répondrait à nos besoins. »
Pour aider l’entreprise à passer à la nouvelle solution SAP, Galp a engagé IBM Services en tant que partenaire d’intégration SAP.
« Dès le départ, IBM a démontré une solide connaissance du secteur pétrolier et gazier ainsi qu'une expertise technique approfondie en matière de solutions SAP », poursuit Mme Ceitil. « Une entreprise, c'est avant tout de l'humain, et nous avons été très impressionnés par la performance de l'équipe IBM lors des entretiens et des tables rondes tout au long du processus d'évaluation. Galp, IBM et SAP ont créé une équipe capable de mener à bien un projet complexe, en plusieurs étapes. »
Grâce au succès de la conversion initiale vers SAP S/4HANA aux Açores et à Madère, Galp et IBM ont tiré de précieuses leçons qui leur permettront d’accélérer le déploiement continu de la nouvelle plateforme SAP sur l’ensemble des activités mondiales.
« Au cours de la prochaine phase, IBM continuera de nous aider dans notre transformation tout agissant comme pionnier des méthodes de déploiement agiles hybrides », explique Mme Ceitil. « En exploitant des sprints agiles et itératifs au cours des phases de conception et de construction, et des méthodologies en cascade pour la conversion finale de SAP S/4HANA (tests, formation et déploiement), nous sommes certains de pouvoir achever la prochaine étape du projet selon un calendrier ambitieux, ce qui nous rapprochera de nos objectifs de transformation à long terme. »
Avec des systèmes d’entreprise standardisés et intégrés au cœur de ses opérations, Galp est en mesure d’augmenter rapidement ses capacités numériques, et ce avec l’évolutivité nécessaire pour répondre à la demande future.
Mme Ceitil ajoute : « Par le passé, apporter des modifications à nos applications SAP ERP pouvait nécessiter jusqu’à six mois de travail. Avec nos nouvelles solutions SAP, tout a changé. Nous avons en fait récemment effectué une mise à niveau vers la dernière version de la plateforme SAP S/4HANA en seulement 10 semaines. Nous pouvons ainsi tirer parti des fonctionnalités améliorées rapidement et sans aucun impact négatif sur nos opérations quotidiennes. »
En travaillant avec IBM Services, Galp a commencé par cartographier ses processus métier B2B et B2C à Madère et dans les Açores, et par identifier les changements nécessaires pour créer des flux de travaux intégrés dans SAP S/4HANA.
« La conversion initiale SAP S/4HANA était une preuve de faisabilité importante pour notre projet mondial, et nous avions fixé des délais ambitieux pour la mise en production », précise Catarina Ceitil. « IBM a compris nos objectifs et a toujours été disposé à faire preuve de souplesse pour nous aider à les atteindre. Dès le début du projet, IBM a mis en place un environnement de bac à sable pour SAP S/4HANA dans IBM Cloud®, ce qui nous a permis de commencer à travailler immédiatement, sans attendre que l'infrastructure AWS soit prête. »
Au départ, IBM a travaillé aux côtés de l'équipe de projet Galp. À mi-chemin du projet, la crise de la COVID-19 a frappé. Alors qu’un confinement national fermait tous les bureaux du Portugal, les deux équipes ont été contraintes de passer au travail à distance.
« Face aux perturbations causées par la COVID-19, les équipes d'IBM et de Galp se sont montrées à la hauteur de la situation en respectant les délais de livraison et en rencontrant remarquablement peu problèmes de mise en œuvre », ajoute Mme Ceitil. « IBM s'est efforcé de faire en sorte que nous puissions mener à distance nos processus de conception, de test et de formation, et que tout le monde atteigne les mêmes objectifs à chaque étape. La collaboration a vraiment été un succès, et nous avons réussi à nous lancer avec seulement un mois de retard sur notre prévision. »
Basé à Lisbonne, au Portugal, Galp (lien externe à ibm.com) est un fournisseur d'énergie engagé dans le développement de solutions efficaces et durables dans ses opérations et dans ses offres intégrées aux clients. La société emploie 6 360 personnes et opère dans 11 pays ; son offre comprend différents types d'énergie, depuis une électricité issues de sources renouvelables jusqu'au gaz naturel et aux combustibles liquides. En tant que producteur, Galp opère dans l'extraction de pétrole et de gaz naturel à partir de réservoirs situés à des kilomètres sous la surface de la mer et est également le plus grand producteur d'électricité solaire de la péninsule ibérique.
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