Dans le cadre d’une réalignement de sa structure organisationnelle et de sa stratégie, CSL a fait appel aux solutions Oracle Cloud et à IBM Services pour moderniser sa plateforme back-office afin d’améliorer l’efficacité, de réduire les coûts et de faciliter la prise de décisions.
En quête d’amélioration continue, CSL Group a commencé à chercher des moyens d’améliorer l’efficacité et de réduire les coûts, sans sacrifier la qualité du service.
CSL Group a décidé de transformer ses fonctions finance, ressources humaines et achats en faisant appel à une équipe IBM qualifiée et aux solutions Oracle Cloud de pointe pour accompagner son parcours.
CSL Group a commencé à chercher des moyens de gagner en efficacité et de réduire les coûts, sans compromettre la qualité du service. Un examen approfondi des activités a révélé plusieurs fonctions clés pouvant être améliorées, notamment les finances, les ressources humaines et les achats.
Pour concrétiser sa vision, l’entreprise s’est lancée dans une transformation à grande échelle de ses activités, comprenant une refonte de la structure organisationnelle et des principales plateformes technologiques.
Après avoir évalué plusieurs plateformes ERP parmi les plus utilisées et la dernière version de sa solution existante, CSL Group a fait appel à IBM Services pour déployer Oracle HCM Cloud et Oracle ERP Cloud.
Karin Jonsson, Corporate Controller chez CSL Group, se souvient : « Nous avons très vite écarté la dernière version de notre ancien système, car elle n’était pas bien adaptée à notre secteur d’activité et ne figurait pas dans le Magic Quadrant de Gartner. L’expérience a montré que le système était peu utilisé dans la région de Montréal, et que nous avions souvent eu des problèmes pour trouver une assistance locale.
« Nous avons évalué trois des meilleures solutions ERP du marché selon différents critères, notamment le coût d’implémentation, le coût total de possession et l’étendue des fonctionnalités. Nous avons fortement impliqué les utilisateurs de la fonction finance et achats dans le processus de sélection, les invitant à participer à des démonstrations de fournisseurs et à fournir des commentaires par la suite.
« En fin de compte, nous avons décidé qu’Oracle Cloud conviendrait le mieux à notre entreprise. Constatant que le cloud concentrait l’essentiel des efforts et des investissements des fournisseurs, nous avons opté pour un déploiement cloud. En outre, cette approche permettrait à notre équipe informatique de se concentrer sur notre cœur de métier à mesure que nous transformions nos opérations, au lieu d’être accaparée par le maintien des systèmes.
« Nous avons choisi IBM Services pour mettre en œuvre les solutions Oracle, car nous pensions qu’ils préféraient travailler en partenariat plutôt que d’assumer le contrôle total de l’implémentation. Nous étions impatients d’apprendre à utiliser et à gérer les solutions Oracle pour véritablement nous les approprier, et c’est ainsi qu’IBM a procédé.
En travaillant en étroite collaboration, IBM et CSL Group ont déployé les solutions Oracle, notamment des modules pour le grand livre, les comptes fournisseurs, la gestion de la trésorerie, les immobilisations, la gestion du capital humain et les achats. Pour le déploiement, IBM a adopté la méthode d’implémentation IBM Oracle Cloud Agile qui apporte une flexibilité et une efficacité accrues tout en réduisant les risques. IBM a assuré le développement d’applications de bout en bout et a guidé CSL Group tout au long d’une migration cloud réussie, en priorisant le transfert de certaines applications vers le cloud en fonction des besoins métier. En remplaçant le système obsolète par une offre Oracle Cloud de pointe, IBM a aidé CSL Group à réduire les coûts et les ressources liés à la gestion des applications et à dégager de la valeur des applications métier pour améliorer la prise de décision.
Parallèlement à ce changement technologique, IBM a aidé le groupe CSL à se défaire des tâches manuelle en développant l’automatisation des processus de ses départements Finances et Ressources humaines.
« IBM a grandement contribué à définir l’étendue du projet dans le respect de nos délais d’implémentation serrés, en reportant la mise en service de certaines fonctionnalités à une phase ultérieure pour répondre dans un premier temps à nos besoins essentiels », observe Karin Jonsson. « Nous nous nous sommes bien entendus avec l’équipe IBM ; travailler avec eux fut un réel plaisir. »
Comme l’explique Jean Bernard Caisse, responsable national IBM pour les solutions Oracle Cloud ERP au Canada, « Les petites et moyennes entreprises ne s’attendent généralement pas à ce que des géants comme IBM jouent sur leur terrain, mais en réalité, nous nous orientons de plus en plus vers cet espace. Par exemple, nous avons mis en relation CSL Group, une entreprise de taille moyenne, avec notre IBM Client Innovation Center de Montréal, afin de bénéficier des conseils et du soutien des meilleurs experts d’Oracle Cloud ERP. Leur contribution a joué un rôle déterminant dans le succès global du déploiement chez CSL Group. »
Outre le déploiement d’Oracle, CSL Group a entrepris une transformation organisationnelle. En menant les deux projets en parallèle, l’entreprise a pu aligner les applications Oracle sur la nouvelle structure opérationnelle, réduisant ainsi le nombre d’ajustements nécessaires.
« Grâce aux solutions Oracle et avec l’aide d’IBM, nous avons introduit un processus de comptabilité fournisseurs rationalisé et automatisé avec des approbations de factures basées sur des workflows. Pour les managers, le processus d’approbation est extrêmement simple : ils reçoivent une notification par e-mail et peuvent cliquer sur ’Approuver’ ou afficher les détails de la facture directement dans la solution Oracle selon leur choix. »
L’équipe financière commence également à récolter les fruits du déploiement. Certaines tâches comme les conversions de devises sont déjà plus rapides et plus simples. CSL Group sera en mesure d’accélérer l’accès des employés aux informations financières détaillées et d’automatiser certaines tâches pour améliorer la productivité.
Le passage aux solutions Oracle Cloud permettra également à CSL Group d’abandonner les deux systèmes actuellement utilisés pour prendre en charge le reporting financier, accélérer la production de rapports et réduire le coût total de possession. Les solutions Oracle Cloud ont également introduit des fonctionnalités entièrement nouvelles pour CSL Group.
Alors que les premières vagues de transformation se mettent en place au sein l’entreprise, CSL Group projette déjà de nouvelles améliorations. Par exemple, l’implémentation d’Oracle pose les bases permettant à l’entreprise d’accroître ses capacités d’analyse et d’intégrer les données des systèmes commerciaux, opérationnels et financiers dans sa plateforme de Business Intelligence. Pour accélérer la budgétisation, CSL Group déploie également Oracle Planning and Budgeting Cloud. En outre, l’entreprise prévoit de tirer parti de la technologie de l’Internet des objets terrestres et dans sa flotte maritime, ouvrant la voie à la maintenance prédictive, à l’optimisation des itinéraires, etc.
« IBM Services et Oracle Cloud ont fourni un support inestimable lors de l’implémentation de la première phase de notre programme de transformation », conclut Karin Jonsson.
CSL Group (lien résidant externe à ibm.com) est le plus grand propriétaire et opérateur de navires autodéchargeurs au monde. Basée à Montréal avec des divisions en Amérique, en Australie, en Europe et en Asie, CSL livre chaque année des millions de tonnes de marchandises en vrac sec à des clients des secteurs de la construction, de l’acier, de l’énergie et de l’agriculture.
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