En 2020, l’école a connu une grande expansion de ses bâtiments et de ses installations, mais les solutions mobiles n’étaient pas à la hauteur des changements proposés. Le département de gestion des installations cherchait à mettre à niveau son environnement mobile avec de nouveaux logiciels et à réimplémenter la dernière version de Maximo sur le marché. Le projet permettrait aux équipes de maintenance de suivre plus efficacement les conditions et les anomalies des actifs, en utilisant la surveillance à distance, en mettant les solutions mobiles entre les mains de tout le personnel des installations et en permettant l’accès aux données lorsqu’il n’y avait pas de réseau.

L’équipe souhaitait également une nouvelle plateforme qui pourrait être personnalisable et permettre l’intégration d’outils de développement existants. De telles capacités faciliteraient la transition pour les employés sans avoir besoin de temps de formation supplémentaire pour apprendre de nouveaux outils. Cornell s’est tournée vers IBM pour obtenir de l’aide pour la prochaine phase de la refonte de sa plateforme de maintenance.

« Nous n’avions pas beaucoup d’expérience en interne dans la mise en œuvre du nouveau système. Maximo n’était pas ce qu’il est aujourd’hui. Il était tout de même beaucoup plus robuste que les outils internes auxquels nous étions habitués, explique Mme Becraft. Nous avons également pris beaucoup de temps pour normaliser les noms à tous les niveaux, par exemple pour une unité de traitement de l’air. La normalisation comportait de nombreux éléments, et nous allions tout regrouper sous un seul titre de système et enregistrer les données. Mais nous avions besoin d’aide pour comprendre la précision de ce que nous voulions faire, ainsi que des bonnes pratiques en matière de plans de travail pour les types d’actifs et de ressources dont nous disposions. »

Avec l’aide de consultants d’IBM, l’équipe de Cornell a intégré les systèmes hérités dans la dernière version de Maximo aux côtés de la nouvelle solution mobile qui allait permettre d’augmenter le nombre d’utilisateurs. Un programme de formation a été mis en place pour les employés, et en quelques mois, la base d’utilisateurs est passée de 10 utilisateurs pilotes à 260.

« Cela a été une grande victoire pour nous, car tout ce que nous devions faire dans Maximo, nous pouvions le faire au sein de la solution mobile, explique Mme Becraft. Elle n’avait pas sa propre base de données distincte de Maximo, c’était une extension de celle-ci. »

Les avantages de Maximo sur les appareils mobiles incluent :

• Surveillance à distance de toutes les opérations
• Prise en charge de l’IA dans les opérations pour détecter les anomalies
• Un espace de travail plus sûr pour tous
• Gestion de la maintenance, à tout moment et en tout lieu
• Augmentation de la productivité des techniciens
• Amélioration des connaissances permettant aux équipes de mieux comprendre la santé des actifs et d’agir en conséquence

Lorsque la pandémie de COVID-19 a provoqué la fermeture de Cornell en 2020 et que les campus ont été vidés des étudiants et du personnel, les besoins en matière de gestion et de maintenance des installations n’ont pas cessé. Bien que le nouveau système comportait des fonctionnalités hors ligne, la plupart des utilisateurs devaient être sur le campus pour l’utiliser tout en partageant des appareils, mais cela n’était plus possible. La nécessité d’obtenir davantage de licences Maximo et d’appareils mobiles est devenue plus importante.

Avant la pandémie de COVID-19, les membres du personnel des installations ne disposaient pas tous d’un appareil mobile. Les peintres, par exemple, n’avaient pas besoin d’accéder à Maximo avant la pandémie. Ils remplissaient un bordereau et le remettaient à un coordinateur administratif, dans lequel leur temps et leurs bons de travail seraient inscrits. Mais le personnel administratif étant absent du campus et incapable d’enregistrer les heures de travail, il est devenu plus difficile de recueillir des informations précises sur le travail.

« Lorsque la Covid a frappé, nous n’avions pas beaucoup de personnel sur le campus et les journaux de travail sont devenus critiques pour comprendre où un employé s’arrêtait dans une tâche. De plus, comme les employés devaient prendre des congés maladie pendant une longue période, nous devions savoir où les autres techniciens pourraient prendre le relais, explique Kristi Cooley, responsable informatique chez Cornell. Nous avons également dû penser à la sécurité, en gardant les employés physiquement séparés et en ne partageant plus d’appareils. »

L’accès à Maximo et aux appareils mobiles permet aux techniciens de réagir rapidement aux urgences. Les utilisateurs peuvent être sur le terrain en train de travailler sur une tâche et avoir accès aux bons de travail immédiatement. Ils peuvent se charger de la tâche ou la confier à quelqu’un de mieux placé ou disposant de ressources plus appropriées, même s’il s’agit d’une équipe située dans une autre zone.

« Avec la COVID-19, nous devions adopter une approche rationalisée de notre maintenance et des différents types de travaux dont nous étions responsables, explique Mme Becraft. Nous avions une nouvelle direction au sein de notre division qui croyait en la prise de décision fondée sur les données. Nous avions besoin que le système nous donne des réponses que personne d’autre ne pouvait fournir. Les dirigeants ont commencé à examiner le contenu de chaque ordre de travail et les personnes affectées à cette équipe et à d’autres. "Avaient-ils besoin de partager leurs ressources ? Si une équipe a accumulé un retard important dans une zone, quelqu’un d’une autre zone pouvait-elle l’aider à rattraper ce retard ?" »

Auparavant, Cornell utilisait Maximo comme système de livraison et de facturation du travail. Aujourd’hui, il sert également d’outil de gestion du travail pour prévoir la maintenance préventive et intégrer la maintenance corrective et le travail de projet. La dernière mise à jour, activée par Maximo, prend en charge plus de 800 demandes de service par jour et apporte efficacité et optimisation. Elle élimine les processus manuels redondants et le papier perforé coûteux, tout en améliorant le service client et l’assistance aux utilisateurs de Maximo.

« Grâce à Maximo, nous sommes totalement dématérialisés, ajoute Mme Becraft. Personne n’utilise de papier pour tout ce qui concerne le travail ou les projets de maintenance, et nous devenons une organisation de maintenance de plus haut niveau grâce à toutes les informations que nous pouvons conserver dans un seul système concernant tous les bâtiments et tous les systèmes qui s’y trouvent. »

L’équipe administrative peut désormais allouer plus efficacement des ressources telles que les besoins en personnel. Ce qui prenait auparavant cinq développeurs informatiques est désormais géré par deux, ce qui permet à l’équipe d’affecter les employés à d’autres domaines essentiels. À ce jour, le nombre actuel de licences mobiles et d’appareils est passé à 377 utilisateurs.

Les économies de coûts supplémentaires, uniquement du côté des inspections, parlent d’elles-mêmes. Le nouvel environnement remplace une solution d’inspection autonome, éliminant ainsi la nécessité de faciliter l’échange constant de données Maximo avec ce système. Les composants de conformité et de réglementation de Maximo ont également amélioré l’efficacité du département de maintenance de l’université.

« Le nouveau module d’inspection de Maximo est l’une des choses dont nous nous réjouissons le plus, ajoute Mme Becraft. Au cours des six derniers mois, il a permis à tous nos groupes de gagner en efficacité. Nous sommes désormais autorisés à utiliser Maximo au lieu de registres papier pour le reporting, et les données vont jusqu’aux actifs inspectés. »

Mme Cooley ajoute : « La conformité y joue un rôle important. Nous disposons d’un système qui nous permet de suivre tout ce que nous devons faire pour répondre aux exigences des différentes agences. Nous disposons d’un outil qui nous permet de communiquer à tous les niveaux de l’organisation et qui nous donne un certain niveau de confiance et de responsabilité dans notre travail. Cela montre ce qu’il faut réellement pour entretenir un campus. »

À l’avenir, le département de gestion des installations continuera à travailler à la mise en œuvre complète de sa vision et à la normalisation de toutes les installations de l’organisation afin de devenir une opération plus durable. L’un des objectifs est de débarrasser le campus des déchets matériels et d’utiliser davantage les ressources déjà sur le terrain. L’université prévoit de mettre à niveau Maximo, grâce à l’IA, pour aider son personnel sur le terrain à identifier les facteurs de performance, à améliorer la fiabilité de la maintenance et à augmenter l’utilisation des actifs, réduisant ainsi les coûts de maintenance.

« Nous rencontrons de grands succès, mais nous devons nous améliorer dans tous les domaines. Mais les actifs, en général, ont beaucoup évolué, déclare Mme Becraft. En ce qui concerne la durabilité, nous travaillons à l’optimisation de la chaîne d’approvisionnement. Nous utilisons le système pour nous aider à ne pas avoir des tonnes de documents partout sur le campus ou à ne pas les précommander avant d’en avoir besoin, afin de les avoir sous la main. Notre feuille de route consiste également à intégrer davantage d’utilisateurs et à effectuer davantage de maintenance prédictive. Nous avons un nouveau système d’automatisation des bâtiments que nous aimerions intégrer plus complètement. »

Elle poursuit : « Nous accordons souvent plus d’attention à ce qu’il nous reste à faire qu’à ce que nous avons accompli jusqu’à présent, mais du début à notre situation actuelle, nous avons connu une croissance incroyable. En réalité, Maximo nous permet de prendre des décisions fondées sur les données. Cela nous a permis d’obtenir les ressources nécessaires pour faire ce dont nous avons besoin pour soutenir l’université et ses missions ».

Située à Ithaca, New York, Cornell (lien externe à ibm.com) est une université de recherche privée statutaire de l’Ivy League fondée en 1865. Le corps étudiant comprend plus de 15 500 étudiants de premier cycle et 10 000 étudiants des cycles supérieurs, provenant des 50 États américains et de 119 pays. L’institution est divisée en sept collèges de premier cycle et sept divisions de deuxième cycle sur son campus principal.