Mais rien de tout cela ne serait possible sans une infrastructure sous-jacente en bonne santé et bien gérée. Le Department of Enterprise Assets Management (DEAM) de la ville joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de cette infrastructure.

Le département s’occupe des actifs physiques qui relèvent du fonds général de la ville, tels que l’hôtel de ville, le tribunal municipal, les centres communautaires, les casernes de pompiers et les commissariats de police. Au total, il gère 51 installations. En outre, il gère les programmes d’investissement pour les nouveaux projets de construction de la ville.

L’engagement envers les citoyens et les employés municipaux est un élément fondamental de la mission du DEAM. « Au cœur de la maintenance des installations se trouve son service client », explique Remy Saintil, délégué au DEAM. « Les pompiers qui vivent dans les casernes, par exemple, ont besoin d’un environnement dans lequel ils peuvent être productifs et prêts à aller braver les flammes. Ils ne peuvent pas se permettre de s’inquiéter d’un toit qui fuit ou d’un système CVC en panne. »

Lorsque Remy Saintil a rejoint la DEAM en 2020, le système de gestion des actifs du département était devenu obsolète. « Nous avions besoin d’un système qui nous permette de créer des programmes de maintenance, d’accepter les demandes de bons de travail, et de communiquer en permanence avec les demandeurs », explique M. Saintil. « La gestion des actifs d’entreprise, c’est ce dont notre département s’occupe. Nous voulions devenir des experts dans ce domaine et obtenir notre certification ISO 55001. »

Cette certification présente de nombreux avantages pour la ville. En favorisant la gouvernance de la gestion des actifs, elle permet de s’assurer que les installations sont bien entretenues et que l’argent des contribuables est dépensé à bon escient. Et en améliorant les taux des obligations et des assurances, la ville peut économiser.

Le processus de certification est rigoureux, il implique de multiples audits sur plusieurs années. Seules huit entités aux États-Unis sont actuellement certifiées, dont deux dans la région d’Atlanta : la Metropolitan Atlanta Rapid Transit Authority (MARTA) et l’aéroport d’Atlanta. Remy Saintil et son équipe voulaient faire un triplé à Atlanta, en y ajoutant le DEAM.

M. Saintil faisait partie de l’équipe ayant mené l’initiative de certification à la MARTA et il a dirigé un projet de preuve de concept distinct en s’appuyant sur les capacités de maintenance prédictive d’IBM. Il connaissait parfaitement les points forts de la solution, notamment en matière de respect des exigences de certification, qui sont très rigoureuses et prennent des années à remplir. « J'avais besoin d’un système de gestion d’entreprise robuste doté des toutes dernières fonctionnalités », indique-t-il. « Je savais que ces capacités étaient disponibles chez IBM avec IBM® Maximo® Application Suite, c’est donc la voie que nous avons choisie. »

Heureusement, la ville avait déjà un contrat pour utiliser IBM Maximo Application Suite pour la gestion des actifs, avec des déploiements sur site très réussi dans plusieurs départements. La solution fournit une plateforme unique et intégrée avec un accès à des applications complètes de surveillance, de maintenance et de fiabilité adaptées aux différents départements. Ces départements peuvent utiliser une seule et même plateforme pour planifier et programmer la maintenance, suivre les ordres de travail et gérer les niveaux de stocks de maintenance, de réparation et d’exploitation (MRO).

Mais Saintil souhaitait tirer encore plus des capacités de la solution. Il souhaitait particulièrement l’utiliser comme un service géré dans le cloud : IBM héberge et gère la plateforme sur IBM® Cloud. Et il était très intéressé par ses fonctionnalités de maintenance prédictive basées sur IBM Watson Machine Learning.

La préparation a été la clé de la réussite du projet. L’équipe du DEAM a collaboré avec IBM Expert Labs pour élaborer un plan. La première étape a été d’expliquer la gestion des actifs d’entreprise aux employés et comment elle les aiderait à faire leur travail. Outre la formation à la gestion des actifs, M. Saintil et son équipe ont travaillé pour obtenir la certification Maximo.

Comme les précédentes implémentations IBM Maximo de la ville étaient exécutées uniquement sur site, l’équipe a dû mettre à jour le contrat avec IBM afin de pouvoir exécuter la solution sur IBM Cloud en tant que service géré. Il a fallu du temps pour peaufiner les détails avec la législature de la ville, mais les efforts ont été payants et le contrat a été approuvé en 2021.

Une fois le contrat mis à jour, l’équipe chargée du projet a pu entrer en scène. L'équipe d’IBM a fait appel à Aquitas Solutions, l’un de ses partenaires commerciaux, pour l’aider dans la mise en œuvre. « Aquitas a passé en revue le plan, le type d’informations relatives à nos actifs que nous devions recueillir, et la manière dont nous allions collecter ces informations et les saisir dans Maximo », explique M. Saintil. « Nous avons décidé de profiter de cette synergie et de recueillir en même temps les informations en rapport avec l’évaluation de l’état des équipements. »

Tout au long des phases de planification et de mise en œuvre, le service chargé de la réussite client chez IBM était en coulisses : il collaborait en permanence avec les équipes de DEAM et d’Aquitas, menait des examens mensuels et fournissait des informations et des commentaires au fur et à mesure.

La collecte des données a demandé du temps et des efforts. « Ce fut une tâche fastidieuse, nécessitant de nombreuses heures de travail », explique Tiffany Burden, directrice de l’administration au DEAM. « Mais une fois les informations rassemblées, nous avons pu collaborer avec Aquitas pour les déplacer dans le système. Et nous continuons aujourd’hui à le faire. Ce n’est pas un processus ponctuel, c’est un processus continu. La qualité du système dépend des informations que vous y insérez. C’est pourquoi nous disposons également d’une équipe qui vérifie l’exactitude des données. »

Le processus de chargement des informations dans Maximo a débuté mi-2022 et en mars 2023, le DEAM lançait son nouveau système de gestion des actifs.

Le nouveau système de gestion des actifs pose la base solide dont le DEAM a besoin pour obtenir la certification ISO 55001 et permet au département de faire des choses qu’il n’avait jamais faites auparavant.

« Ce système permet aux utilisateurs, directeur, délégué, superviseur ou mécanicien chargé de la maintenance des installations, d’accéder à un tableau de bord pour une consultation rapide des informations », explique Tiffany Burden. « Nos mécaniciens peuvent immédiatement voir leurs tickets, et les superviseurs peuvent voir la localisation et le statut de tous les tickets ouverts et fermés. Nous pouvons également recueillir des indicateurs de performance et exécuter des rapports. »

Les données sont au cœur de cette innovation. « Vous ne pouvez pas exécuter de rapports sans historique », indique M. Saintil. « Et c’est à partir des informations que nous sommes en train de collecter que nous créons cet historique. Elle est là notre mine d’or : disposer de données exploitables, qui nous permettent d’agir. Nous sommes donc enthousiastes à l’idée d’en profiter : collecter, formater et stocker correctement les données dans un système de gestion des actifs, ce que nous ne pouvions pas faire auparavant. Maintenant que c’est possible, nous sommes ravis. C’est extraordinaire. »

En attendant, selon Remy Saintil, la réaction des employés municipaux a été très positive. « Ce qui est le plus satisfaisant, c’est de voir l’enthousiasme des casernes et des commissariats qui savent désormais qu’en cas de problème, ils ont un moyen de le signaler. »

La solution contribuera également aux initiatives de développement durable de la ville. Non seulement il aidera le DEAM à entretenir et à préserver les actifs de la ville, mais il permettra également aux installations de fonctionner plus efficacement et aux techniciens de gagner du temps et de l’argent en réduisant la nécessité de se déplacer pour vérifier et réparer les équipements défectueux.

L’équipe prévoit d’exploiter encore davantage les capacités de Maximo, notamment dans le domaine de l’IA. « L’utilisation d’IBM Watson va être déterminante pour nous », déclare M. Saintil. « Nous aurons par exemple la possibilité de charger le manuel d’un actif dans Maximo, puis de soumettre des requêtes et d’obtenir une réponse sur ce qui ne va pas en fonction des questions et des données saisies. Avoir un système qui nous guide pour trouver l’origine du problème va énormément nous aider. »

L’ajout d’une couche de maintenance prédictive peut également fournir des informations inestimables : quand un technicien a besoin d’une formation, comment un équipement fonctionne un certain jour dans des conditions météorologiques particulières et ses performances en fonction des informations collectées.

« Une fois cela mis en place, nous disposerons d’un système vraiment robuste, dans lequel nous ne serons plus aussi affectés par les conditions de l’environnement », déclare M. Saintil. « On en aura réellement la preuve. »

La base pour notre réussite future est solide, fortifiée par l’esprit d’équipe du DEAM et d’IBM. « IBM est devenu notre meilleur allié », affirme Remy Saintil. « Notre relation est exceptionnelle. Il n’a pas toujours été facile de se conformer aux réglementations municipales. Mais déjà depuis mes années MARTA, notre relation avec IBM est phénoménale. »

Le DEAM (lien externe à ibm.com) est une branche de l’administration de la ville d’Atlanta. Il est responsable de la gestion des actifs d’entreprise pour 51 installations de la ville, y compris l’hôtel de ville d'Atlanta, le tribunal municipal d’Atlanta, le quartier général de la sécurité publique, les casernes de pompiers et les commissariats, entre autres. Le département supervise également les nouveaux projets de construction de la ville et tient à jour l’inventaire des propriétés détenues et louées par la ville. 

À propos d’Aquitas Solutions

Basé à Atlanta, en Géorgie, le partenaire commercial d’IBM Aquitas Solutions (lien externe à ibm.com), est un fournisseur de solutions de gestion des actifs d’entreprise et de solutions IdO. La société a été fondée en 2006.