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AusNet Services
AusNet est une entreprise qui vit selon ses valeurs. L’une de ses valeurs fondamentales est de veiller au bien-être de ses collaborateurs, de ses employés et bien-sûr de ses clients. C’est un défi conséquent. Comptant parmi les plus grandes entreprises de transport et de distribution d’énergie de l’État de Victoria, en Australie, elle sert 1,5 million de clients et emploie plus de 1 300 employés.
Ce sentiment de communauté commence à l’intérieur. « AusNet a une culture très inclusive », déclare Bernie Repacholi, responsable des systèmes de gestion du personnel chez AusNet. « Nos employés nouent des relations authentiques et durables. Tous sont profondément investis dans notre objectif d’accélérer l’avènement d’un monde durable.
« Cela se traduit également dans ce que nous faisons pour les clients, car nous intervenons dans les communautés au sein desquelles nous vivons », poursuit-elle. « Nous jouons un rôle essentiel en reliant ces communautés à l’énergie et en fournissant une énergie durable, sûre, fiable et propre ».
Les personnes étaient une priorité en 2021, lorsque l’entreprise a découvert l’existence de sous-paiements involontaires à des employés actuels et anciens en raison de la couverture et de l’application d’accords et de récompenses au sein de l’entreprise.
AusNet a choisi de faire preuve de transparence dans la résolution de ce problème. « L’une des valeurs fondamentales d’AusNet est de faire ce qui est juste », explique Mme Repacholi. « Nous voulions vraiment être à la hauteur. L’entreprise a volontairement révélé le problème aux autorités de régulation et a communiqué avec les employés, qui ont dû s’acquitter d’un paiement rétroactif pour remédier à la situation.
Dans le même temps, AusNet a commencé à travailler avec IBM – un partenaire existant de l’entreprise – pour évaluer sa plateforme de ressources humaines. La plateforme était composée de trois systèmes distincts. Lors son fonctionnement, il était à la fois difficile et chronophage pour les responsables et leurs employés de déterminer le système auquel ils devaient se connecter pour telle ou telle tâche.
Dans le cadre de ses obligations légales pour le suivi des heures travaillées et des heures de présence, l’entreprise demandait à ses employés de remplir des feuilles de temps. La majorité des employés n’avaient pas l’habitude de le faire, et le système était difficile à comprendre pour eux.
AusNet devait moderniser ses processus de ressources humaines existants en combinant ses différents systèmes, en réduisant les interventions manuelles et en accélérant les tâches de ressources humaines pour les employés et les responsables.
de réduction du temps administratif RH estimé sur les 5 prochaines années
processus métier sur 3 systèmes combinés en un seul
Afin de déterminer la meilleure approche pour réorganiser son système de ressources humaines, AusNet a envisagé deux options clés : améliorer la plateforme existante, qui comprenait des modules de gestion des talents obsolètes de SAP SuccessFactors, ou remplacer son système obsolète par SAP SuccessFactors Employee Central, un système d’information sur les ressources humaines (HRIS) dans le cloud. En tant que conseillers en transformation du projet, les services de conseil de SAP SuccessFactors, qui font partie des Services de transformation opérationnelle d’IBM Consulting, ont examiné le problème d’un point de vue systémique et ont recommandé cette dernière solution.
Avec SAP SuccessFactors Employee Central comme base, AusNet a choisi plusieurs modules supplémentaires pour l’aider à répondre à ses besoins métier et à améliorer sa productivité. Avant tout, l’entreprise a sélectionné un module de gestion des temps et des présences pour garantir que les employés sont correctement payés. En outre, elle a amélioré ses modules de gestion des talents existants.
Travaillant en équipe (une autre valeur fondamentale d’AusNet), IBM et AusNet ont uni leurs forces avec des experts de SAP pour mettre en œuvre la solution en juillet 2022, avec un seul chef de projet pour conduire l’effort. Construire un système logiciel et un cadre de conformité autour des accords d’entreprise était un défi majeur. Le processus a nécessité de nombreuses heures d’intégration de règles métier, d’informations provenant de documents juridiques et d’indicateurs de conformité.
Bien que l’équipe informatique d’AusNet ait lancé le projet et ait été fortement impliquée à tous les instants, l’équipe des ressources humaines a dirigé une grande partie de la conception du système. Utilisant une combinaison de principes agiles et de conception centrée sur l’humain, l’équipe a néanmoins été contrainte de solliciter l’avis des employés en raison des exigences de conformité.
« Nous avons délibérément contacté les employés et les responsables pour déterminer comment nous souhaitions qu’ils participent », explique Mme Repacholi. « Nous avons constitué un groupe de référence chargé de veiller à ce que les personnes impliquées dans le projet sachent ce qui se passait. Certains aspects du projet étaient ouverts à la négociation, d’autres non. Nous avons donc fait en sorte que le plan de changement soit très clair à cet égard ».
Dans le même temps, l’équipe est restée fidèle à la tradition de transparence d’AusNet, notamment en contactant les employés tout au long du processus. Elle a également fait appel à un groupe de test quand cela s’est avéré nécessaire. « Nous avons découvert certaines choses en cours de route qui nous ont amenés à repenser le travail de configuration », explique Mme Repacholi. « IBM nous avait signifié : “Quels que soient vos besoins pour arriver au terme du projet, nous continuerons à adapter le système pour répondre aux exigences spécifiques d’AusNet, et nous veillerons bien-sûr à ce que cela soit fait dans les règles”. »
Finalement, l’équipe a implanté la solution et combiné 38 processus métier issus de trois systèmes en un seul.
Aujourd’hui, AusNet récolte les fruits de son nouveau système de ressources humaines. La rapidité de mise sur le marché est essentielle pour attirer et retenir les talents. A cette fin, le nouveau système a considérablement accéléré le processus d’approbation de l’embauche chez AusNet. Les demandes de nouveaux postes devaient auparavant passer par trois niveaux d’approbation. L’approbation finale était décidée par le directeur général exécutif, ce qui pouvait amener les délais jusqu’à deux semaines. Désormais, le seul approbateur est une équipe de conformité, qui délivre quotidiennement des approbations.
Les employés peuvent désormais facilement remplir des feuilles de temps sur leurs appareils mobiles et sont enthousiastes quant aux avantages supplémentaires offerts par le système. « Les gens adorent la visibilité de notre fonctionnement », déclare Mme Repacholi. « Les dirigeants disposent de tableaux de bord avec les feuilles de temps, qui leur permettent de suivre l’évolution du temps consacré aux projets. Le système intègre des règles métier pour le suivi du temps et les applique automatiquement si, par exemple, les employés ont droit à des indemnités ou doivent être rémunérés pour des heures supplémentaires. »
La direction sait désormais exactement quels employés sont payés en fonction des heures travaillées. Cette capacité ouvre également des conversations sur la santé et le bien-être lorsque les employés font des heures supplémentaires. La direction peut voir les domaines de l’entreprise où il y a des problèmes de ressources et réagir rapidement.
Le cadre de conformité étant codé dans le système, AusNet peut se fier à l’exactitude des données et des systèmes sous-jacents. Plutôt que la direction ne consulte des feuilles de calcul lorsqu’elle affecte des employés à de nouveaux postes, le système attribue automatiquement les points de rémunération corrects sans intervention manuelle, informations qui sont clairement visibles pour tous les employés.
Au cours des cinq prochaines années, AusNet prévoit de réduire le temps d’administration des ressources humaines jusqu’à 50 %. L’entreprise se penche actuellement sur d’éventuelles modifications au sein de SAP SuccessFactors, comme la refonte de son processus d’intégration et l’amélioration de l’expérience de ses employés.
« Sur ce projet, nous nous sommes tous réunis et avons travaillé comme une seule équipe avec un résultat commun », conclut Mme Repacholi. « Nous savions qu’IBM n’allait pas disparaître après la refonte du système. Notre relation est vraiment fondée sur la confiance mutuelle. Nous faisons confiance à IBM, et IBM est convaincu que nous fournirons les informations nécessaires pour créer des solutions qui répondent à nos besoins. »
Basé à Melbourne, en Australie, AusNet (lien externe à ibm.com) est une entreprise de transport et de distribution d’énergie qui exploite trois réseaux réglementés d’électricité et de gaz à Victoria, en Australie. L’organisation est une société privée détenue par Australian Energy Holdings No 4 Pty Limited, une entreprise contrôlée par Brookfield Asset Management.
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