Filiale du groupe La Poste, Asten Santé recherchait un outil budgétaire avancé pour améliorer l’efficacité opérationnelle. L’entreprise a choisi IBM Cognos Analytics et IBM Planning Analytics (le nouveau nom de TM1) pour développer plusieurs modules clés pour ses équipes, un projet qui a duré plus de 3 ans.
IBM Cognos Analytics
IBM Planning Analytics (nouveau nom de TM1)
Asten Santé est un acteur majeur des services de soins à domicile qui accompagne quotidiennement près de 120 000 patients dans toute la France. Initialement association à but non lucratif, c’est aujourd’hui une filiale du groupe La Poste affiliée à l’agence La Poste Santé & Autonomie.
Il y a plus de trois ans, Asten Santé a entamé des discussions sur la mise en œuvre d’un outil pour automatiser l’élaboration du budget et faciliter son analyse. « Nous étions à la recherche d’un outil de prise de décision et de pilotage pour nos équipes de gestion et opérationnelles », explique Laurence Paquereau, responsable du contrôle du groupe chez Asten Santé.
La diversité des activités de l’entreprise rend le processus de génération des ventes de plus en plus complexe... tout comme son affiliation au groupe La Poste. « Faire partie du groupe La Poste, c’est passer par 5 étapes budgétaires par an : 1 budget et 4 estimations. En d’autres termes, les phases d’élaboration et de développement du budget sont effectuées cinq fois par an, ce qui représente une charge de travail importante. Disposer d’un outil de budgétisation nous a donc permis d’accélérer ces opérations tout en garantissant leur fiabilité et leur sécurité ».
Asten Santé s’est rapidement tourné vers Next Decision, un partenaire avec lequel l’entreprise avait déjà collaboré sur des projets de business intelligence, ainsi que vers les solutions IBM Cognos TM1 et IBM Planning Analytics. « Dans un poste précédent, l’un des contrôleurs de gestion de l’équipe avait travaillé avec ces solutions IBM : il connaissait l’efficacité des outils et les avantages que nous pouvions en tirer », note Laurence Paquereau.
Asten Santé a décidé de commencer par un module initial de comptabilité sur les comptes de résultat analytiques.
« Notre objectif était de connecter IBM Planning Analytics à SAGE, avec en ligne de mire l’extraction des données réelles et la création d’un module d’élaboration budgétaire dédié aux états de revenus. Ce premier module est un tremplin essentiel vers des sujets plus techniques et plus enrichissants, explique Laurence Paquereau, responsable du contrôle du groupe chez Asten Santé.
Depuis, plusieurs autres modules ont été développés :
Activité commerciale et ventes : ce module se connecte à l’outil commercial Isadom afin d’extraire des données essentielles (patients, traitements, etc.) et d’obtenir ainsi une projection budgétaire pour l’année.
Utilisation de consommables pour les patients : les professionnels de santé ont besoin de consommables en grand nombre. Ce module, qui permet d’évaluer ces besoins et de calculer les marges, est le plus souvent utilisé par les équipes opérationnelles pour optimiser leur consommation.
Actifs : l’entreprise a mis en place un module pour les prévisions CAPEX, basé sur des projections d’activité. Cet outil est principalement utilisé par le service de contrôle de gestion.
D’autres initiatives ont été prises, notamment la production de comptes de résultat par agence.
Pour chaque module, la méthode de développement est la même : « notre expert de Next Decision commence par une page blanche et note nos besoins au cours de sessions dédiées. Le module peut ainsi être créé au cours de nos discussions. Nous voyons le module prendre vie sur papier, avant même que l’outil n’existe ! »
Avec le développement de nouveaux modules, Asten Santé est passé d’une simple élaboration budgétaire à la création d’un véritable outil de gestion financière. La solution est robuste et comprend des mises à jour quotidiennes des données comptables et opérationnelles.
« Nous utilisons actuellement IBM Planning Analytics de plusieurs manières », explique Laurence Paquereau, responsable du contrôle du groupe chez Asten Santé. « Outre les prévisions budgétaires, nous produisons des rapports mensuels pour la direction, les directeurs régionaux, les responsables d’agences et les différents responsables des services d’assistance (ventes, marketing, etc.). Une fois par mois, nous produisons des analyses plus détaillées, notamment centrées sur les marges, pour les équipes opérationnelles. Nous utilisons cette solution quotidiennement dans notre service de contrôle de gestion, tant pour les tâches de contrôle que pour les tâches d’analyse ».
Les équipes d’Asten Santé et de Next Decision travaillent actuellement sur un module ETP (équivalent temps plein) qui permettra d’évaluer les ressources humaines nécessaires à la réalisation des activités prévues dans la projection budgétaire. Asten Santé espère finaliser cette solution au premier trimestre 2024. Un autre projet sur lequel nous travaillons est de fournir des comptes de résultats par activité, ce qui donnerait à la direction une image plus précise des performances de l’entreprise activité par activité. Là encore, ce projet est prévu pour 2024.
Enfin, les changements dans l’équipe de contrôle de gestion nécessiteront la formation de nouveaux contrôleurs, ce qui facilitera le transfert de compétences. « 2024 sera l’année de la consolidation de notre EPM », conclut Laurence Paquereau.
Acteur clé dans le secteur des soins à domicile, Asten Santé accompagne les patients tout au long de leur parcours de soins en traitant des pathologies aiguës et chroniques, mais aussi en résolvant les problèmes liés à la perte d’autonomie due au vieillissement ou à un handicap.
Ayant démarré comme association, et de par son affiliation au groupe La Poste, Asten Santé est un acteur unique dans le secteur des soins à domicile, qui propose une approche pleinement engagée et pratique à l’égard des patients et des équipes soignantes.
Asten Santé propose une large gamme de services médico-techniques à domicile pour les patients : traitement de l’apnée du sommeil, de l’insuffisance respiratoire chronique, perfusion, nutrition, insulinothérapie, prise en charge de la maladie de Parkinson...
Depuis 50 ans, nos équipes d’experts pluridisciplinaires travaillent aux côtés des professionnels de santé pour assurer une prise en charge globale et personnalisée des patients et garantir l’observance des traitements.
Chez Asten Santé, nous pensons que chaque patient est unique. Nous prenons en compte son histoire, ses besoins et ses préoccupations spécifiques, et nous donnons toujours la priorité à la dimension humaine de notre profession.