La construction d'appartements, de centres commerciaux et de complexes de loisirs peut prendre des années, et les conditions du marché peuvent changer pendant la phase de construction. Comment l'entreprise ARDIC peut-elle s'assurer que chacune de ses promotions immobilières offre une valeur maximale ?

En consolidant ses processus de planification, de budgétisation et de gestion de projet avec IBM Planning Analytics, ARDIC peut obtenir les informations dont elle a besoin pour livrer chaque projet dans les délais et le budget prévus.

Depuis plus de 20 ans, ARDIC est un pionnier du marché immobilier égyptien, assurant la promotion immobilière d'appartements, complexes commerciaux et villas de grande valeur à travers tout le pays. Mais à mesure que le marché est devenu plus concurrentiel, la position de leader d'ARDIC sur le marché a été menacée.

Alaa Soueif, directeur informatique chez ARDIC, explique : « Un projet de promotion immobilière peut durer de 4 à 10 ans, parfois plus. Étant donné que les projets ont des délais très longs et impliquent de multiples parties, ils sont très vulnérables aux évolutions du marché, en particulier aux fluctuations des coûts des matériaux et des prix de l'immobilier. Si nous voulons réussir dans le secteur, nous devons nous assurer que nous pouvons planifier et budgétiser efficacement les évolutions du marché, et nous y adapter ».

ARDIC a décidé d'entièrement repenser son modèle de gestion. À l'origine, l'entreprise concentrait tous ses efforts sur un projet à la fois, mais cela limitait son agilité globale et rendait difficile la diminution des risques liés aux projets. L'entreprise souhaitait au contraire pouvoir gérer plusieurs projets simultanément et établir un plan stratégique de croissance et de développement.

La volonté d'harmoniser la gestion de tous ses projets en cours ainsi que sa planification opérationnelle autour d'une vision partagée est au cœur du plan stratégique triennal de l'entreprise. Pour y parvenir, ARDIC a décidé de repenser un grand nombre de ses systèmes et processus clés.

Alaa Soueif poursuit : « Notre ancienne façon de travailler était inefficace. Nous disposions d'un système de comptabilité automatisé, mais nous planifiions la plupart de nos projets manuellement, avec des feuilles de calcul, et nous utilisions un système distinct pour la gestion de projet. Par conséquent, il était difficile de synchroniser les choses ou d'adopter une approche standardisée pour tous les projets. »

« Alors que nos plans opérationnels et stratégiques étaient conceptuellement liés, les systèmes que nous utilisions pour les gérer et les mettre à jour étaient totalement déconnectés. En raison du travail manuel nécessaire pour harmoniser ces plans, nous ne pouvions les mettre à jour que sur une base trimestrielle. Il devenait donc complexe de diriger notre entreprise lors des périodes difficiles et de nous adapter aux changements soudains du marché. »

Pour trouver la technologie adaptée à la transformation de ses activités, ARDIC a testé plusieurs solutions proposées par des entreprises opérant en Égypte. Après quoi, l'entreprise a décidé de déployer IBM Planning Analytics pour optimiser sa budgétisation et sa planification, tout en rationalisant sa gestion de projet.

Comme l'explique Alaa Soueif : « Au départ, nous avons étudié des systèmes de planification, de budgétisation et de gestion de projet prêts à l'emploi. Cependant, nous avons rapidement réalisé que la complexité de notre modèle de gestion nécessitait une solution beaucoup plus polyvalente qui pourrait être personnalisée pour répondre à nos besoins uniques. »

« Nous avons été impressionnés par la robustesse et la flexibilité d'IBM Planning Analytics. Nous avons également apprécié le fait de pouvoir implémenter Planning Analytics dans le cloud et d'éviter les dépenses liées à la gestion et à la maintenance d'une solution sur site. IBM a également recommandé de travailler avec Business Vision pour nous aider tout au long du processus d'implémentation. »

Business Vision, partenaire commercial IBM, a travaillé en étroite collaboration avec ARDIC pour développer une solution complète de planification stratégique, opérationnelle et de projet dans IBM Planning Analytics. En définissant explicitement les relations entre les trois plans au sein du système, ARDIC sera mieux à même d'adapter ses activités à l'évolution des conditions du marché.

Pour contrôler et allouer efficacement les coûts, ARDIC est en train de créer un module dans IBM Planning Analytics qui appliquera sa politique de vérification des demandes d'achat par rapport aux budgets du projet avant qu'un paiement ne soit effectué, réduisant ainsi le risque de dépenses imprévues.

Au moment de la rédaction du présent document, ARDIC et Business Vision sont également en train d'intégrer IBM Planning Analytics au système ERP de l'entreprise, Maisonette. Une fois l'intégration terminée, ARDIC pourra importer automatiquement les valeurs réelles de son système financier dans ses plans et s'assurer que chaque projet reste sur la bonne voie.

« Nous sommes très satisfaits de Business Vision, poursuit Alaa Soueif. Il a été facile de travailler avec son équipe, qui a adopté une approche conviviale et professionnelle lors de l'implémentation. Elle a par exemple accepté d'étendre la portée du projet lorsque nous avons réalisé que nos exigences étaient plus complexes qu'elles ne le semblaient à l'origine. Tout au long du processus, la société Business Vision a démontré qu'elle s'engageait à 100 % pour nous aider à utiliser IBM Planning Analytics à son plein potentiel. »

Une fois que la solution IBM Planning Analytics sera opérationnelle, ARDIC prévoit de pouvoir gérer efficacement plusieurs projets, tout en s'assurant que ses plans opérationnels lui permettent d'atteindre ses objectifs stratégiques, dans le respect des délais et du budget.

« Le passage à une méthode de travail plus efficace et plus intégrée renforcera notre capacité à garder une longueur d'avance sur nos concurrents, souligne Alaa Soueif. IBM Planning Analytics va nous permettre de mettre à jour nos plans opérationnels et stratégiques sur une base mensuelle, plutôt que trimestrielle, afin de pouvoir réagir beaucoup plus rapidement à l'évolution des conditions du marché. »

Avec ses budgets, plans opérationnels et données de gestion de projet réunis sur une seule plateforme intégrée, ARDIC éliminera également les tâches manuelles chronophages de nombreux processus centraux et réduira la probabilité d'erreur humaine.

« Avec IBM Planning Analytics, nous n'aurons plus besoin de gérer et de suivre les informations sur plusieurs feuilles de calcul, et nous pourrons mettre à jour nos prévisions au même endroit au lieu de trois, précise Alaa Soueif. Cela permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire le risque d'erreurs et d'éliminer les incohérences entre nos plans, ce qui nous donnera une base beaucoup plus solide pour la prise de décision. »

Et de conclure : « Grâce à IBM et à Business Vision, nous pourrons être beaucoup plus réactifs et gérer facilement plusieurs projets. En améliorant notre efficacité opérationnelle grâce à la technologie IBM, nous serons en mesure d'offrir une valeur ajoutée encore plus grande à nos clients tout en développant nos activités. »

Depuis sa création en tant que société par actions en 1998, ARDIC (lien externe à ibm.com) n'a cessé d'étendre sa présence sur le dynamique marché immobilier de l'Égypte, proposant des propriétés immobilières de grande valeur au Nouveau Caire, à El Shorouk et à Gizeh.