ANAS a adopté un système de gestion de contenu électronique basé sur les solutions IBM Filenet Content Manager et IBM Content Navigator. Il comprend notamment des systèmes spécialisés pour l’ingénierie, les acquisitions et l’informatique.
ANAS S.p.A. travaille sur de grands projets de construction qui impliquent d’énormes quantités d’informations. Pour garantir un accès rapide aux fichiers importants, l’entreprise souhaitait une alternative plus intelligente aux processus papier.
ANAS a adopté un système de gestion de contenu électronique basé sur les solutions IBM Filenet Content Manager et IBM Content Navigator. Il comprend notamment des systèmes spécialisés pour l’ingénierie, les acquisitions et l’informatique.
ANAS est responsable de la construction, de l’entretien et de la mise à niveau du vaste réseau de routes et d’autoroutes italiennes. Veiller à ce que les milliers de villes et villages restent reliés sur le sol hétérogène de l’Italie exige un travail de maintenance constant. En parallèle, ANAS dirige également des projets visant à créer de nouvelles liaisons de transport entre les sites les plus reculés d’Italie.
Maurizio Biccellari, responsable des systèmes de gestion et de documents chez ANAS, explique : « Beaucoup des choses qui font de l’Italie un si beau pays sont aussi très difficile à gérer du point de vue de l’ingénierie. Avec autant de rivières, de vallées et de régions montagneuses, les projets de construction ou de réparation des routes nécessitent des équipes d’ingénieurs, d’architectes et de géomètres, ainsi que de nombreux types de fournisseurs spécialisés. »
Les projets de construction et de maintenance d’ANAS dépendent d’une grande quantité de données, allant des plans des ingénieurs aux contrats d’approvisionnement, en passant par les processus d’enregistrement de la gestion. Pour gérer ses processus d’ingénierie et son énorme réseau de fournisseurs, l’entreprise s’appuyait auparavant sur des flux de travail manuels sur papier. Cependant, cette approche rendait le suivi des formulaires et des fichiers difficile, en particulier sur les projets impliquant plusieurs parties prenantes et flux de travail.
M. Biccellari continue : « Pour mener à bien leur travail, nos équipes et nos fournisseurs ont besoin d’accéder aux plans de construction et d’ingénierie, aux documents d’acquisition, aux procédures de qualité, aux instructions de fonctionnement, aux échanges des collaborateurs, etc. Nous avons actuellement près de 12 millions de documents archivés sur nos systèmes, que nos utilisateurs pourraient avoir besoin de consulter à tout moment. Si notre personnel ne peut pas accéder aux informations dont il a besoin quand il en a besoin, le projet risque d’être retardé, ce qui peut considérablement augmenter nos coûts. »
Pour rendre son approche de la gestion de contenu plus efficace, ANAS a sélectionné IBM Filenet Content Manager et IBM Business Automation Workflow.
« Nous nous sommes déjà appuyés sur les solutions IBM pour stocker nos 12 millions de documents, indique M. Biccellari, et en nous fiant à nos expériences de collaboration positives avec IBM, nous savions que nous trouverions en eux l’assistance réactive et qualitative que nous recherchions.
Tout au long du processus de déploiement, l’équipe IBM nous a été d’une aide précieuse,
et son expertise nous a permis de déployer et de personnaliser rapidement la solution. »
Après avoir développé un système de gestion de documents d’ingénierie en partenariat avec IBM afin de soutenir le côté opérationnel de son activité, ANAS a décidé de faire bénéficier de la solution à d’autres services de l’entreprise. En déployant IBM Content Navigator, ANAS a amélioré sa solution grâce à une interface intuitive et conviviale, permettant aux non-techniciens de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
Aujourd’hui, l’entreprise utilise IBM Content Manager pour renforcer de nombreux systèmes de gestion des dossiers, notamment son système officiel en la matière, P-ANAS. La solution est également intégrée aux systèmes de gestion de documents de projet (PDM) de ses équipes d’ingénierie, de construction et d’informatique, ainsi qu’à sa plateforme de gestion des contrats d’approvisionnement (PCM).
« L’interface de Content Navigator est extrêmement facile à configurer, ce qui nous permet de l’adapter aux différents besoins de chaque service, explique M. Biccellari. Par exemple, nous avons fortement personnalisé l’expérience utilisateur pour notre service Achats, permettant à l’équipe de continuer à adopter la solution sans modifier leurs processus métier. »
Avec un système de gestion de contenu optimisé par les solutions IBM, ANAS a atteint son objectif consistant à rationaliser ses processus, gagnant ainsi du temps tout en réduisant les coûts opérationnels.
« Grâce à IBM Content Manager, nous pouvons transmettre nos plans d’ingénierie aux organismes d’approbation indiqués d’une simple pression sur un bouton. C’est bien plus simple et moins coûteux que tous nos échanges papier d’avant ! », explique M. Biccellari.
« La solution IBM nous aide également à accélérer notre processus d’approvisionnement interne, ajoute-t-il. au niveau de l’informatique, nous avons considérablement raccourci le processus d’approbation, ce qui nous aide à déployer rapidement des services innovants pour l’entreprise. Nos employés trouvent la nouvelle solution très simple d’utilisation, et leurs retours sont tous très positifs. »
Grâce à des capacités de gestion précises des accès, ANAS peut garantir l’accès aux documents à des personnes travaillant dans différents services si nécessaire. Par exemple, les documents d’ingénierie sont stockés dans le système de gestion des documents d’ingénierie, mais sont accessibles via le système de gestion des documents d’approvisionnement lors d’un processus d’appel d’offres.
« L’intégration étroite entre nos référentiels de gestion de contenu nous permet de prendre des décisions rapides et efficaces sans compromettre nos politiques rigoureuses de sécurité de l’information »,
explique M. Biccellari.
Vu le succès rencontré par la solution, ANAS prévoit d’utiliser la fonctionnalité de gestion des dossiers dans IBM Business Automation Workflow pour rationaliser ses processus de comptabilité clients et fournisseurs.
« Il est essentiel de mener nos projets de construction efficacement pour continuer de favoriser la mobilité en Italie, conclut M. Biccellari. Grâce à nos solutions de gestion de contenu IBM, nous sommes en bonne voie pour stimuler encore davantage les niveaux d’efficacité de nos opérations. »
ANAS (lien externe à ibm.com) conçoit, construit et exploite le réseau routier national d’Italie, gérant plus de 30 000 km de routes et d’autoroutes. L’entreprise emploie 6 000 personnes, dont des ingénieurs, des architectes et des géomètres. Basée à Rome, elle possède 38 bureaux en Italie.
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Produit aux États-Unis d’Amérique, février 2019.
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