A l’université américaine au Caire (AUC), les informations étaient dispersées dans des silos de données, ce qui représentait un frein à leur mise en pratique. L’université avait besoin d’une nouvelle plateforme d’aide à la décision et d’analyse capable de soutenir la prise de décision et de décentraliser les données.

AUC a déployé DB2 Warehouse on Cloud en tant que concentrateur de données central pour héberger des données provenant des systèmes cloisonnés. L’offre Cognos Analytics a quant à elle permis de représenter visuellement les informations et de mettre en lumière des modèles cachés.

Les étudiants viennent de plus de 60 pays à AUC pour profiter de son campus de pointe de plus de 100 hectares dans le Nouveau Caire, en Égypte. Ils apprennent à penser de manière critique et à trouver des solutions créatives, des compétences qu’ils peuvent continuer à appliquer une fois leur éducation terminée. Par le biais de la recherche, de l’expression intellectuelle et créative et du service communautaire, AUC s’engage à explorer les défis auxquels font face l’Égypte, la région et le monde entier.

Toutefois, cette vision ne peut devenir une réalité si la structure d’information de l’université n’est pas suffisamment robuste pour permettre une prise de décision rapide et éclairée. AUC a fortement investi dans la construction de son infrastructure d’information et l’introduction de systèmes ERP modernes. En mettant l’accent sur la technologie, l’université garantissait que les données critiques et précieuses étaient stockées dans des formats bien structurés, facilitant ainsi l’automatisation des différents processus métier. Au fil du temps, ces systèmes ont continué à amasser de grandes quantités de données.

Cependant, la génération d’informations à partir d’un si grand volume de données a été continuellement mise en veilleuse. En résultent des incohérences, des redondances et de nombreuses versions différentes de la vérité. De plus, le processus manuel sur lequel AUC s’appuyait prenait des semaines pour fournir des données, elles-mêmes exposées à l’erreur humaine. Au moment où les informations arrivaient, il était trop tard : les décisions étaient déjà prises.

AUC s’est donc mise en quête d’une plateforme d’aide à la décision qui permettrait de prendre des décisions rapides et éclairées, de décentraliser les données et de fournir une sortie diverse et visuellement parlante.

Toute stratégie visant à unifier les silos de données d’AUC devait commencer par un système harmonieux qui ne nécessitait aucune intervention manuelle et pouvait fournir automatiquement des données complètes et agrégées.

« L’efficacité institutionnelle repose sur la transformation des institutions à l’aide d’un processus de prise de décision axé sur les données et axé sur l’information. Les données, les informations et les connaissances sont au cœur de tout cela », explique Iman Megahed, directrice de la stratégie et des connaissances chez AUC.

La solution devait également être en mesure de présenter les données sur plusieurs supports et sous divers formats visuels, tels que des tableaux de bord, des statistiques et des analyses. Par ailleurs, AUC est une université à but non lucratif dont les ressources sont limitées. Sa solution devait donc réduire les frais généraux et permettre la formation simple du personnel pour l’ensemble du système.

AUC a choisi IBM, qui lui fournit une solution complète composée des offres IBM DataStage, Cognos Analytics et DB2 Warehouse on Cloud. Grâce à la technologie IBM, l’université a pu améliorer la vitesse de collecte des données et consolider les fragments de données de différents ERP. Pour la première fois, elle disposait d’une vue à 360 degrés de ses constituants (étudiants, professeurs et anciens élèves).

« Tous les efforts déployés par l’équipe d’aide à la décision sont immédiatement récompensés quand, lors d’une réunion, le recteur ouvre un tableau de bord concernant les enseignants ou les étudiants, fait confiance aux chiffres et prend des décisions sur la base de ceux-ci », déclare Heba Atteya, directrice principale des solutions d’aide à la décision et de l’analyse des données à l’université américaine au Caire.

Il fallait auparavant des semaines et une énorme quantité d’intervention manuelle pour qu’AUC puisse obtenir des résultats à partir de ses données. Cela ne prend désormais que quelques minutes. Les données ne sont plus dispersées dans plusieurs silos. Grâce aux solutions Cognos Analytics et DB2 Warehouse on Cloud, les différents systèmes détachés font partie du passé, si bien qu’AUC dispose d’une plateforme d’analyse rapide et complète.

Même si la conception d’une solution d’aide à la décision demande du temps, les débuts d’AUC sont prometteurs. La transition a été célébrée et reconnue par bon nombre de personnes sur le campus. Non seulement elle répondait au besoin d’une infrastructure efficace pour soutenir le processus décisionnel, mais elle a également eu plusieurs effets indirects sur la performance de certaines unités sur le campus.

Les premiers résultats de l’aide à la décision ont été les suivants : une évolution progressive de la culture organisationnelle vers un processus décisionnel davantage basé sur des faits ; une amélioration de la qualité et de la gouvernance des données et une diminution de l’effet des silos grâce à une transparence accrue ; une transformation profonde de l’université et une insistance sur la nécessité du changement ; une augmentation de la confiance et de l’alignement à tous les niveaux de la gestion grâce à la création d’un repère unique qui consolide les objectifs de l’université et guide l’action commune.

Fondamentalement, l’implémentation réussie d’une solution d’aide à la décision à l’université au Caire a joué un rôle important dans la transition de cette institution centenaire vers un établissement d’enseignement supérieur plus proactif et moderne dans tous les aspects de sa gestion et de son exploitation.

Les parties prenantes peuvent participer à des réunions, avoir une discussion, examiner les données et prendre immédiatement des décisions éclairées sur la base d’informations quantitatives au lieu de se fier à des suppositions. « Pouvoir se fier à des informations disponibles lors de la prise de décision rend les choses plus claires. Fini les discussions longues ou les débats sur ce que pensent les gens, explique Dre Megahed. C’est un fait. Plus de questions, de demandes ou de suggestions : tout ce qu’il nous faut est à portée de main. » Quelle que soit la discussion, les participants peuvent présenter des faits facilement disponibles au lieu de théories ou d’opinions, et ainsi prendre des décisions sans attendre. Avec une approche proactive plutôt que réactive, les parties prenantes favorisent une meilleure qualité d’éducation.

La nouvelle infrastructure de données offre un autre avantage commercial pour AUC. L’université peut utiliser cette nouvelle solution pour obtenir plus que de simples statistiques académiques. Elle est désormais en mesure de puiser dans les réseaux sociaux pour recueillir des informations sur ses anciens élèves. AUC ne dépend plus seulement des données sur ses étudiants, ses professeurs et ses anciens élèves issues de son pool. Tournée vers l’avenir, elle étend maintenant ses activités aux réseaux sociaux, aux mégadonnées, à l’IA et à l’Internet des objets (IdO).

Fondée en 1919, AUC (link is outside ibm.com) contribue de manière majeure au rayonnement social, intellectuel et culturel de la région arabe. Ce pont vital entre l’Orient et l’Occident relie l’Égypte et sa région au monde grâce à sa recherche académique, ses partenariats avec des institutions universitaires et de recherche et ses programmes d’études à l’étranger. Institution indépendante à but non lucratif, non partisane, non sectaire et prônant l’égalité des chances, AUC propose un programme entièrement accrédité en Égypte et aux États-Unis.