Las órdenes de trabajo son la fuerza impulsora detrás de la estrategia de mantenimiento de cualquier organización. Cuando un gerente envía una solicitud de mantenimiento, la entidad que recibe la solicitud crea un documento formal o digital que incluye todos los detalles de las tareas de mantenimiento y describe un proceso para completar las tareas. Este documento se denomina orden de trabajo. Las órdenes de trabajo también pueden incluir información sobre:
El objetivo principal de una orden de trabajo es mantener a todas las partes de la operación de mantenimiento al corriente del flujo de trabajo. Cuando se utilizan eficazmente, las órdenes de trabajo ayudan a una organización a organizar, comunicar y rastrear eficazmente el trabajo de mantenimiento dentro de un departamento u organización.
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Es probable que una organización necesite varios tipos de órdenes de trabajo para ejecutar operaciones de mantenimiento. Dependiendo del tamaño de la organización y la industria en la que opera, algunos tipos de órdenes de trabajo pueden ser más frecuentes que otros. Una planta que fabrica productos químicos peligrosos, por ejemplo, recibiré muchas más órdenes de trabajo de seguridad que, por ejemplo, un complejo de apartamentos. Sin embargo, es importante comprender los ocho tipos principales de órdenes de trabajo que manejará una organización.
El flujo de trabajo de gestión de órdenes de trabajo describe cómo una orden de trabajo se moverá a través del proceso de mantenimiento en una organización determinada, comenzando con la identificación de tareas de mantenimiento y concluyendo con el análisis posterior a la finalización.
En la primera fase del ciclo de vida, una persona u organización identifica la tarea que debe completar el personal de mantenimiento. También identificarán si las tareas de mantenimiento califican como mantenimiento planificado, en el que los trabajos serán fácilmente identificables con anticipación, o mantenimiento no planificado, donde el alcance y los detalles del trabajo requerirán una evaluación inicial.
Una vez identificados los problemas de mantenimiento, un gerente presentará los detalles en un formulario de solicitud de orden de trabajo y lo enviará al departamento de mantenimiento para su revisión y aprobación. Las solicitudes de trabajo pueden surgir de diversas circunstancias, desde solicitudes de inquilinos hasta auditorías de mantenimiento preventivo.
El departamento de mantenimiento (o equipo de mantenimiento) es responsable de evaluar las solicitudes de trabajo una vez enviadas. El departamento revisa los detalles de la solicitud de trabajo para determinar si puede completar el trabajo y luego determina las necesidades de personal y recursos. Si se aprueba, la solicitud de orden de trabajo se convierte en una orden de trabajo.
Una vez que el equipo de mantenimiento o supervisor apruebe la solicitud de trabajo y asigne los materiales, equipos y personal que necesitan para completar los trabajos, crearán una orden de trabajo. La orden de trabajo incluirá todos los detalles necesarios del trabajo, así como la información de contacto de la empresa y la fecha límite de finalización. El mantenimiento también debe decidir cómo priorizarán la nueva orden de trabajo dentro del flujo de trabajo general.
En esta fase, el equipo/supervisor asigna los trabajos a un técnico de mantenimiento cualificado que completará la lista de verificación de tareas en el cronograma propuesto. Si la organización utiliza software de sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), el trabajo se asignará automáticamente a un técnico.
Los técnicos de mantenimiento son responsables de documentar y cerrar una orden de trabajo una vez que se completan todas las tareas. Los técnicos deben detallar la cantidad de tiempo que dedicaron a cada tarea, cualquier material/equipo que utilizaron, imágenes de su trabajo y cualquier nota u observación sobre el trabajo. Es posible que un gerente necesite o no aprobar la orden de trabajo completada y brindar orientación sobre los próximos pasos.
La revisión de órdenes de trabajo completas puede proporcionar información valiosa sobre las operaciones de mantenimiento, por lo que las organizaciones deben analizarlas continuamente para identificar oportunidades de mejora en el proceso de órdenes de trabajo. El análisis posterior a la finalización también ayuda a los equipos de mantenimiento a identificar cualquier tarea que omitieron o que necesitan revisar.
La forma en que una organización gestiona las órdenes de trabajo dependerá de varios factores, incluidos el tamaño, la industria, el personal y los recursos financieros, los requisitos de mantenimiento de las instalaciones y el enfoque general de la gestión de activos. No obstante, existen algunas prácticas recomendadas que ayudarán a optimizar el proceso de gestión de órdenes de trabajo, independientemente del entorno.
A medida que una organización crece, puede resultar insostenible confiar en sistemas de órdenes de trabajo en papel o incluso en hojas de cálculo para gestionar las necesidades de datos en constante evolución. Las organizaciones más grandes y las que tienen necesidades más complejas pueden invertir en software de gestión de órdenes de trabajo, como los sistemas GMAO o EAM.
Además de la creación y el seguimiento básicos de órdenes de trabajo, los sistemas EAM y las GMAO utilizan aplicaciones móviles y tecnologías basadas en la nube para ayudar a los equipos de mantenimiento a planificar el mantenimiento preventivo, analizar los trabajos completados, visualizar e informar datos y optimizar la gestión del inventario. Integrar un sistema de gestión de órdenes de trabajo puede ayudar a una organización:
Un GMAO o EAM de alta calidad planificará, creará, rastreará y organizará solicitudes de servicio y órdenes de trabajo automáticamente, eliminando tareas excesivas de planificación de tareas para los gerentes y supervisores de mantenimiento. La utilización de un sistema digital de gestión de órdenes de trabajo también permite a la organización almacenar grandes cantidades de datos electrónicamente, reduciendo los gastos asociados con el almacenamiento de papel.
Con todos los datos de las órdenes de trabajo en una ubicación centralizada, todos los miembros del equipo de gestión pueden realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo a medida que avanzan en el flujo de trabajo. Las plataformas de GMAO/EAM con software de acompañamiento para dispositivos móviles llevan el acceso un paso más allá, utilizando notificaciones push y permitiendo a los miembros del equipo ver y editar tareas en tiempo real.
El software de gestión de órdenes de trabajo permite a una organización agregar y mostrar datos de órdenes de trabajo según sus necesidades específicas. Los equipos de mantenimiento pueden crear y ver informes personalizables, y visualizar datos de tendencias que ayudan a optimizar la gestión de activos y pronosticar el mantenimiento preventivo.
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