¿Qué es una orden de trabajo?

Las órdenes de trabajo son la fuerza impulsora detrás de la estrategia de mantenimiento de cualquier organización. Cuando un gestor envía una solicitud de mantenimiento, la entidad que la recibe crea un documento formal en papel y/o digital. Esa solicitud incluye todos los detalles de las tareas de mantenimiento y describe un proceso para completar las tareas. Este documento se denomina orden de trabajo. Las órdenes de trabajo también pueden incluir información sobre:

• La empresa que gestiona el pedido
• La ubicación del trabajo
  
• Cualquier requisito de habilidades, herramientas y/o materiales
• La parte autorizada
• El técnico o proveedor de servicios asignado a la tarea
• Coste estimado de finalización
• Estimaciones de precios de materiales y mano de obra
• Fecha de finalización esperada
• Fecha real de finalización
• Nivel de prioridad

El objetivo principal de una orden de trabajo es mantener a todas las partes de la operación de mantenimiento al corriente del flujo de trabajo. Cuando se utilizan eficazmente, las órdenes de trabajo ayudan a una organización a organizar, comunicar y rastrear eficazmente el trabajo de mantenimiento dentro de un departamento u organización.

Es probable que una organización necesite varios tipos de órdenes de trabajo para ejecutar operaciones de mantenimiento. Dependiendo del tamaño de la organización y la industria en la que opera, algunos tipos de órdenes de trabajo pueden ser más frecuentes que otros. Una planta que fabrica productos químicos peligrosos, por ejemplo, recibirá muchas más órdenes de trabajo de seguridad que, por ejemplo, un complejo de apartamentos. Sin embargo, es importante comprender los ocho tipos principales de órdenes de trabajo que manejará una organización.

1. Orden de mantenimiento correctivo
2. Orden de trabajo eléctrico
3. Orden de trabajo de emergencia
4. Orden de trabajo general
5. Orden de trabajo de inspección
6. Orden de trabajo de mantenimiento preventivo
7. Orden de trabajo de seguridad
8. Orden de trabajo de proyecto especial

• Orden de trabajo de mantenimiento correctivo: como sugiere el nombre, las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo ayudan a una organización a corregir problemas con una evaluación de un técnico, quien encuentra problemas durante una inspección u otro tipo de orden de trabajo. Por lo general, estas órdenes de trabajo implican reparar o reemplazar equipos o piezas de equipos. Las órdenes de trabajo de mantenimiento correctivo difieren de las órdenes de trabajo de emergencia, en cuyo caso el equipo o activo ya ha fallado.

• Orden de trabajo eléctrico: una orden de trabajo eléctrico es una orden de trabajo para reparar o instalar equipos eléctricos, incluyendo iluminación, fuentes de alimentación y cableado.

• Orden de trabajo de emergencia: una organización emite una orden de trabajo de emergencia cuando un activo o un equipo crítico ha fallado y está causando problemas de producción o seguridad. También conocidas como órdenes de trabajo de mantenimiento reactivo, las órdenes de trabajo de emergencia requieren una actuación inmediata y, por tanto, reciben la máxima prioridad.

• Orden de trabajo general: una orden de trabajo general es una orden de trabajo utilizada para una amplia gama de servicios no urgentes que no encajan en una categoría más específica, incluidas solicitudes más comunes como el control rutinario de plagas o los servicios de pintura.

• Orden de trabajo de inspección: las organizaciones utilizan órdenes de trabajo de inspección cuando desean inspeccionar activos organizativos. Como parte de los programas de mantenimiento recurrente y/o predictivo, una organización ordena una prueba (o una serie de pruebas) para evaluar el rendimiento de los activos con la esperanza de identificar proactivamente anomalías, riesgos y otros problemas de funcionalidad.

• Orden de trabajo de mantenimiento preventivo: una orden de trabajo para el mantenimiento preventivo permite a una organización programar tareas de mantenimiento rutinarias para mantener sus activos funcionando de forma óptima y ampliar el ciclo de vida de su equipo. Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo también ayudan a las organizaciones a disminuir el tiempo de inactividad del equipo, mantener el cumplimiento normativo y reducir los gastos asociados con reparaciones importantes.

• Orden de trabajo de seguridad: a diferencia de otros tipos de órdenes de trabajo, las órdenes de trabajo de seguridad existen por completo para proteger a las personas de daños o riesgos. Las órdenes de trabajo de seguridad implican reparaciones que evitan lesiones al personal, incluidos problemas como derrames líquidos/químicos y obstrucciones físicas por daños a la propiedad.

• Orden de trabajo especial del proyecto: las órdenes de trabajo especiales del proyecto se centran en las actualizaciones y mejoras. Estas órdenes de trabajo permiten a las organizaciones instalar nuevos activos que ayudan a modernizar equipos/instalaciones, aumentar la productividad y optimizar los procesos existentes.

El flujo de trabajo de gestión de órdenes de trabajo describe cómo una orden de trabajo se mueve a través del proceso de mantenimiento en una organización determinada, comenzando con la identificación de tareas de mantenimiento y concluyendo con el análisis posterior a la finalización.

En la primera fase del ciclo de vida, una persona u organización identifica la tarea que debe completar el personal de mantenimiento. También identificarán si las tareas de mantenimiento se consideran mantenimiento planificado. Donde los trabajos son fácilmente identificables con anticipación, o mantenimiento no planificado, donde el alcance y los detalles del trabajo requieren una evaluación inicial.

Una vez identificados los problemas de mantenimiento, un gerente detalla los datos en un formulario de solicitud de orden de trabajo y envía el formulario al departamento de mantenimiento para su revisión y aprobación. Las solicitudes de trabajo pueden surgir de cualquier número de circunstancias, desde solicitudes de inquilinos hasta auditorías de mantenimiento preventivo.

El departamento de mantenimiento (o equipo de mantenimiento) es responsable de evaluar las solicitudes de trabajo una vez enviadas. El departamento revisa los detalles de la solicitud de trabajo para determinar si puede completar el trabajo y luego determina las necesidades de personal y recursos. Si se aprueba, la solicitud de orden de trabajo se convierte en una orden de trabajo.

Una vez que el equipo de mantenimiento o el supervisor aprueben la solicitud de trabajo y asignen los materiales, equipos y personal que necesitan para completar los trabajos, crean una orden de trabajo. La orden de trabajo incluye todos los detalles necesarios del trabajo, así como la información de contacto de la empresa y la fecha límite de finalización. El mantenimiento también debe decidir cómo priorizarán la nueva orden de trabajo dentro del flujo de trabajo general.

En esta fase, el equipo/supervisor asigna los trabajos a un técnico de mantenimiento cualificado que completará la lista de verificación de tareas en el cronograma propuesto. Si la organización utiliza software de sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO), el trabajo se asigna automáticamente a un técnico.

Los técnicos de mantenimiento son responsables de documentar y cerrar una orden de trabajo una vez que se completan todas las tareas. Los técnicos deben detallar la cantidad de tiempo que dedicaron a cada tarea, los materiales/equipos que utilizaron, las imágenes de su trabajo y cualquier nota u observación sobre el trabajo. Es posible que un gestor no necesite firmar la orden de trabajo completada y proporcionar orientación sobre los próximos pasos.

La revisión de órdenes de trabajo completas puede proporcionar información valiosa sobre las operaciones de mantenimiento, por lo que las organizaciones deben analizarlas continuamente para identificar oportunidades de mejora en el proceso de órdenes de trabajo. El análisis posterior a la finalización también ayuda a los equipos de mantenimiento a identificar cualquier tarea que omitieron o que necesitan revisar.

La forma en la que una organización gestiona las órdenes de trabajo depende de varios factores, incluidos el tamaño, la industria, el personal y los recursos financieros, los requisitos de mantenimiento de las instalaciones y el enfoque general de la gestión de activos. No obstante, existen algunas buenas prácticas recomendadas que ayudan a optimizar el proceso de gestión de órdenes de trabajo, independientemente del entorno.

1. Establezca metas y decida cómo medirá el éxito. Para saber si el proceso de órdenes de trabajo funciona de manera óptima para su negocio, debe establecer objetivos departamentales. Y decida las métricas que utilizará para medir su progreso hacia esos objetivos. También es vital comprender sus KPI, para que el departamento sepa qué elementos del proceso deben cuantificarse.
2. Estandarice el proceso de las órdenes de trabajo. El proceso de enviar una solicitud de trabajo, generar nuevas órdenes de trabajo y cerrar órdenes de trabajo existentes debe ser siempre el mismo para todos. Desarrolle una plantilla de órdenes de trabajo para garantizar que el formato y los componentes sean coherentes en toda la organización. Asegúrese también de definir claramente las funciones y responsabilidades para que todas las partes sepan quién es el responsable de cada paso del proceso.
3. Sea proactivo. Si bien es imposible anticipar todos los problemas de mantenimiento y averías del equipo, es importante ser proactivo en cuanto a los elementos del proceso de mantenimiento que puede controlar. Cree y cumpla un cronograma de mantenimiento preventivo de los activos. Use herramientas de monintorización remoto para configurar activadores automáticos que creen y hagan un seguimiento de las solicitudes de trabajo según un cronograma predeterminado. El mantenimiento proactivo es casi siempre más económico que el mantenimiento reactivo/emergencia; tomar medidas preventivas para mantener los activos en perfecto estado ayuda a su organización a alcanzar la eficiencia óptima.
4. Utilice GMAO o software de gestión de activos empresariales (EAM). La forma más sencilla y eficaz de gestionar las órdenes de trabajo es utilizar un sistema EAM o un software GMAO. Ambos ofrecen una solución de software de gestión de mantenimiento de alta tecnología que automatiza su proceso de órdenes de trabajo, gestiona las facturas y las fechas de vencimiento, y reduce los retrasos y los errores humanos.

A medida que una organización crece, puede resultar insostenible confiar en sistemas de órdenes de trabajo en papel o incluso en hojas de cálculo para gestionar las necesidades de datos en constante evolución. Las organizaciones más grandes y aquellas con necesidades más complejas pueden invertir en software de gestión de órdenes de trabajo, como sistemas GMAO o EAM.

Además de la creación y el seguimiento básicos de las órdenes de trabajo, los sistemas EAM y los GMAO utilizan aplicaciones móviles y tecnologías basadas en la nube. Estas tecnologías ayudan a los equipos de mantenimiento a planificar el mantenimiento preventivo, analizar los trabajos completados, visualizar e informar datos y optimizar la gestión del inventario.

La integración de un sistema de gestión de órdenes de trabajo puede ayudar a una organización a:

Un GMAO o EAM de alta calidad planificará, creará, rastreará y organizará solicitudes de servicio y órdenes de trabajo automáticamente, eliminando tareas excesivas de planificación de tareas para los gerentes y supervisores de mantenimiento. La utilización de un sistema digital de gestión de órdenes de trabajo también permite a la organización almacenar grandes cantidades de datos electrónicamente, reduciendo los gastos asociados con el almacenamiento de papel.

Con todos los datos de las órdenes de trabajo en una ubicación centralizada, todos los miembros del equipo de gestión pueden realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo a medida que avanzan en el flujo de trabajo. Las plataformas de GMAO/EAM con software de acompañamiento para dispositivos móviles llevan el acceso un paso más allá, utilizando notificaciones push y permitiendo a los miembros del equipo ver y editar tareas en tiempo real.

El software de gestión de órdenes de trabajo permite a una organización agregar y mostrar datos de órdenes de trabajo según sus necesidades específicas. Los equipos de mantenimiento pueden crear y ver informes personalizables, y visualizar datos de tendencias que ayudan a optimizar la gestión de activos y pronosticar el mantenimiento preventivo.