Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento o GMAO es un software que centraliza la información de mantenimiento y facilita los procesos de las operaciones de mantenimiento. Ayuda a optimizar la utilización y disponibilidad de equipos físicos como vehículos, maquinaria, comunicaciones, infraestructuras de planta y otros activos. También denominados CMMIS o sistema informatizado de gestión del mantenimiento, los sistemas GMAO se emplean en la industria fabril, la producción de petróleo y gas, la generación de energía, la construcción, el transporte y otras industrias en las que la infraestructura física es crucial.
El núcleo de un GMAO es su base de datos. Dispone de un modelo de datos que organiza la información sobre los activos de los que se ocupa una organización de mantenimiento, así como los equipos, materiales y otros recursos para hacerlo.
La información de una base de datos del GMAO soporta diversas funciones del sistema, que habilitan las siguientes capacidades:
Gestión de recursos y mano de obra:Realizar un seguimiento de los empleados disponibles y de las certificaciones del equipamiento. Asignar tareas específicas y formar equipos. Organizar los turnos y gestionar las tarifas salariales.
Registro de activos: Almacenar, acceder y compartir información sobre activos como:
- Fabricante, modelo, número de serie y clase y tipo de equipo
- Costes y códigos asociados
- Localización y posición
- Estadísticas de rendimiento y tiempo de inactividad
- Documentación asociada, vídeo e imágenes como manuales de reparación, procedimientos de seguridad y garantías
- Disponibilidad de contadores, sensores e instrumentación del Internet de las Cosas (IoT)
Gestión de órdenes de trabajo: Típicamente considerada como la función principal de GMAO, la gestión de órdenes de trabajo incluye información como:
- Número de la orden de trabajo
- Descripción y prioridad
- Tipo de pedido (reparación, sustitución, planificado)
- Códigos de causa y solución
- Personal asignado y materiales utilizados
La gestión de órdenes de trabajo también incluye capacidades para:
- Automatizar la generación de órdenes de trabajo
- Reservar materiales y equipos
- Planificar y asignar empleados, cuadrillas y turnos
- Revisar el estado y realizar un seguimiento del tiempo de inactividad
- Registrar los costes previstos y reales
- Adjuntar documentación asociada, reparación y medios de seguridad
Mantenimiento preventivo: Automatizar el inicio de las órdenes de trabajo en función del tiempo, el uso o los eventos desencadenados. Utilizar el mantenimiento preventivo para organizar y asociar activos en varios pedidos. Secuenciar y planificar las órdenes de trabajo preventivas.
Gestión de materiales e inventarios: Realizar el inventario, distribuir y recuperar los equipos y materiales de las operaciones de mantenimiento y reparación (MRO) en las áreas de almacenamiento, los centros de distribución y las instalaciones. Gestionar los proveedores, realizar un seguimiento de los costes de inventario y automatizar el reabastecimiento.
Informes, análisis y auditoría: Generar informes de todas las categorías de mantenimiento, como la disponibilidad de activos, el uso de materiales, los costes de mano de obra y materiales, las evaluaciones de proveedores y mucho más. Analizar la información para comprender la disponibilidad de los activos, las tendencias de rendimiento, la optimización del inventario de MRO y otra información para apoyar las decisiones empresariales y recopilar y organizar la información para las auditorías.¹
Antes de los GMAO, obtener una visión centralizada y dinámica y una gestión automatizada era poco práctico porque la información de mantenimiento estaba enterrada en archivos de papel y, más tarde, dispersa en hojas de cálculo.
Las primeras versiones del GMAO aparecieron en la década de 1960 y solían utilizarlas las grandes empresas. Los técnicos utilizaban tarjetas perforadas y ordenadores centrales de IBM para elaborar registros informatizados y realizar un seguimiento de las tareas de mantenimiento. En los años 70, las tarjetas perforadas dieron paso a las listas de comprobación introducidas en los sistemas GMAO por los técnicos al final de sus turnos.
Los GMAO ganaron mayor prevalencia entre las pequeñas y medianas empresas en los años 80 y 90, a medida que los ordenadores se hacían más pequeños, más asequibles, más distribuidos... y estaban más conectados. En la década de 1990, los GMAO empezaron a compartir información a través de redes de área local o LAN.
La década de los 2000 fue testigo de la aparición de las intranets y la conectividad basada en la web, las cuales ampliaron las capacidades de GMAO a una serie de dispositivos móviles, aplicaciones de campo y centros de operaciones.
La última generación de GMAO está basada en la nube y dotada de una gran movilidad. Ofrece una mayor funcionalidad con una implementación más rápida, un mantenimiento más sencillo y una mayor seguridad de datos.²
El término GMAO suele confundirse o utilizarse indistintamente con EAM o gestión de activos empresariales. Ambos comparten funciones y objetivos muy similares, aunque son esencialmente diferentes. Para discernir las diferencias clave entre GMAO y EAM, es útil repasar brevemente la historia de GMAO y la relación entre GMAO, EAM y APM.
A medida que el GMAO evolucionó, sentó las bases para EAM. Esencialmente, EAM contiene la funcionalidad de GMAO,³ y sus funciones pueden solaparse. Lo que el EAM aporta al GMAO, en parte debido a una mayor conectividad e intercambio de información, es la capacidad de abarcar centros, fomentar la colaboración entre departamentos y proporcionar una integración más profunda con otros sistemas como la planificación de recursos empresariales (ERP).⁴
Estas capacidades dotan a las soluciones EAM de un contexto empresarial más amplio que tiene en cuenta el ciclo de vida global de los activos y su impacto en el análisis financiero, las adquisiciones, la gestión de procesos, el riesgo y la conformidad, la eliminación de activos y mucho más. Las soluciones de GMAO tienden a centrarse en la disponibilidad y el tiempo de actividad de los activos fijos mediante la automatización de las órdenes de trabajo y los flujos de trabajo, la programación de la mano de obra, la gestión de los materiales... y la elaboración de informes y auditorías sobre esas tareas.
Leer: Comprender el impacto y el valor de la EAM
¿Por qué es tan importante el tiempo de actividad?
GMAO, y EAM, son esenciales porque facilitan y hacen más eficaz que los gestores y departamentos de mantenimiento cumplan su objetivo principal: un tiempo de actividad fiable.
Cuanto más tiempo se mantengan en funcionamiento los activos y los equipos físicos, mayor será el valor que aporten. En su post "The complete guide to the benefits of CMMS", la bloguera de IBM Sarah Dudley señala: "Cuanto más tiempo podamos mantener un equipo en funcionamiento sin reparaciones importantes, más dinero ahorraremos a largo plazo".
Ofrecer un tiempo de actividad fiable significa que las empresas pueden aceptar y cumplir los pedidos, satisfacer las demandas de los clientes, dar forma a las experiencias de los clientes y tomar con confianza una serie de decisiones que dependen de los activos. IBM señala que, según una encuesta realizada entre gestores de activos, el 75% cita la fiabilidad del sistema como la principal razón para invertir en EAM.
Los beneficios de un GMAO incluyen:
Visibilidad de los activos: La información centralizada en la base de datos del GMAO permite a los responsables y equipos de mantenimiento consultar casi al instante cuándo se compró un activo, cuándo se realizó el mantenimiento, la frecuencia de las averías, las piezas utilizadas, los índices de eficiencia y mucho más.
Visibilidad del flujo de trabajo: Los paneles de control y las visualizaciones pueden adaptarse a los técnicos y a otros roles para evaluar el estado y el progreso prácticamente en tiempo real. Los equipos de mantenimiento pueden descubrir rápidamente dónde se encuentra un activo, qué necesita, quién debe trabajar en él y cuándo.
Automatización: La automatización de tareas manuales como el pedido de piezas, la reposición del inventario de MRO, la programación de turnos, la recopilación de información para auditorías y otras tareas administrativas ayuda a ahorrar tiempo, reducir errores, mejorar la productividad y centrar a los equipos en las tareas de mantenimiento, no en las administrativas.
Agilización de los procesos: Las órdenes de trabajo pueden ser visualizadas y seguidas por todas las partes implicadas. Los detalles pueden compartirse a través de dispositivos móviles para coordinar el trabajo sobre el terreno con los centros de operaciones. La distribución y utilización de materiales y recursos puede priorizarse y optimizarse.
Gestión del personal sobre el terreno: La gestión del personal de campo interno y externo puede ser compleja y costosa. Las capacidades del GMAO y EAM pueden unificar e implementar de forma rentable equipos internos y asociaciones externas. Las últimas soluciones de gestión de activos empresariales ofrecen avances en conectividad, movilidad, realidad aumentada y blockchain para transformar las operaciones sobre el terreno.
Mantenimiento preventivo: Los datos del GMAO permiten que las operaciones de mantenimiento pasen de un enfoque reactivo a uno proactivo, por lo que se puede desarrollar una estrategia avanzada de mantenimiento de los activos. Los datos derivados de las actividades diarias, así como los sensores, medidores y otros instrumentos del IoT, pueden aportar información sobre los procesos y los activos, informar sobre las medidas preventivas y activar alertas antes de que los activos fallen o rindan por debajo de lo esperado.
Coherencia y trasvase de conocimientos: La documentación, los manuales de reparación y los soportes que recogen los procedimientos de mantenimiento pueden almacenarse en el GMAO y asociarse a los activos correspondientes. Captar y mantener estos conocimientos genera procedimientos y mano de obra coherentes. También conserva ese conocimiento para transferirlo a los nuevos técnicos, en lugar de salir por la puerta con el personal que se marcha.
Gestión de la conformidad: Las auditorías de la conformidad pueden suponer una interrupción de las operaciones de mantenimiento y de las empresas intensivas en activos en su conjunto. Los datos del GMAO facilitan exponencialmente una auditoría, ya que generan respuestas e informes adaptados a las exigencias de una auditoría.
Salud, seguridad y medio ambiente: En línea con la gestión de la conformidad, las soluciones GMAO y EAM ofrecen informes centrales para las cuestiones de seguridad, salud y medio ambiente. Los objetivos son reducir el riesgo y mantener un entorno operativo seguro. Los sistemas de GMAO y EAM pueden facilitar investigaciones destinadas a analizar incidencias o defectos recurrentes, la trazabilidad de incidencias y las correspondientes acciones correctivas, así como la gestión de cambios en los procesos.
La selección e implantación de un GMAO eficaz requiere la consideración de factores funcionales y tecnológicos. Los proveedores y los adoptantes pueden utilizar los términos GMAO y EAM indistintamente en este contexto, lo que es aceptable debido al solapamiento de sus capacidades.
Una de las consideraciones funcionales centrales, según el analista de TI IDC, es el manejo de cantidades cada vez mayores de datos: "A medida que aumenta el número de fuentes de datos a disposición del gestor de activos (sensores, datos espaciales, datos visuales, etc.), gestionar, fusionar y analizar estos conjuntos de datos a gran velocidad supondrá un enorme reto para los profesionales de EAM en los próximos cinco años".
IDC también señala que alinear los recursos de personal y desarrollo con la gestión de activos puede ser fundamental: "La función suele estar infradotada de recursos en términos de personal, formación y desarrollo. Esta falta de recursos erosiona la motivación y crea una cultura contraproducente entre el personal".
Por último, IDC afirma que la modernización de las funciones de GMAO y EAM es importante y que "algunas organizaciones todavía tienen que dejar atrás los sistemas heredados y las hojas de cálculo para funciones EAM críticas como la gestión de órdenes de reparación, la programación del trabajo y las decisiones de sustitución/reparación".
Las soluciones de CMMS y EAM abordan retos funcionales de varias maneras, pero uno de los enfoques tecnológicos principales es implementar soluciones de CMMS y EAM hospedadas en la nube como software como servicio (SaaS).
De acuerdo con IBM, "al elegir un software de gestión de activos, las empresas están recurriendo cada vez más al software como servicio (SaaS): un modelo de entrega basado en la nube en el que el software está hospedado de forma centralizada por un proveedor y disponible bajo demanda".
SaaS, como enfoque tecnológico, aborda algunos factores funcionales principales:
- Hospedado en la nube, SaaS CMMS ofrece la flexibilidad de ampliar y contratar en función de las demandas de datos. Los usuarios se benefician pagando solo por los recursos de datos que necesitan, en lugar de realizar grandes inversiones iniciales para garantizar que tengan capacidad suficiente para gestionar la creciente entrada de datos de instrumentos de IoT, lo que prácticamente elimina los costos de hardware.
- SaaS puede ayudar a resolver los retos relacionados con el personal y los recursos, ya que requiere mucha menos intervención y soporte de TI que las implementaciones en las instalaciones. Los ingenieros de CMMS, los administradores de CMMS y los equipos técnicos en el campo pueden gestionar el sistema en gran medida por su cuenta. Como resultado, los gastos de capital relacionados con TI se pueden convertir en gastos y recursos operacionales.
- Los sistemas heredados, la modernización y el uso de las últimas tecnologías para mantenerse al día con las presiones operativas y de mantenimiento son también áreas en las que SaaS puede ayudar. Los proveedores de servicios en la nube son los encargados de realizar las actualizaciones, por lo que siempre se aplican las últimas versiones y funciones. Además, SaaS también integra nuevas tecnologías de forma más rápida y con menos riesgos. De acuerdo con IBM, PDF (478 KB), "permite a las empresas probar nuevos enfoques y soluciones para sus negocios con gran cantidad de activos, así como descubrir nuevos insights y modelos operacionales para obtener una ventaja competitiva".
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Proporcione al técnico conectado una gestión de activos empresariales (EAM) móvil e inteligente para gestionar cualquier activo, en cualquier momento y lugar.
Convierta los datos en información práctica para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo. Sitúe la conformidad en el centro de la seguridad, facilitando la identificación y eliminación de peligros.
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Siete preguntas a tener en cuenta antes de elegir la solución adecuada para usted.
Fuentes
1. El papel del CMMS (PDF, 151 KB) (enlace externo a ibm.com)
2. ¿Qué es un CMMS? Todo lo que necesita saber
3. The real difference between CMMS and EAM (enlace externo a ibm.com)
4. MRO Inventory Rationalization and Optimization (enlace externo a ibm.com)