Publicado: 21 de diciembre de 2023
Colaboradores: Amanda McGrath, Alexandra Jonker
La gestión del espacio se refiere a la forma en que una empresa gestiona estratégicamente sus espacios físicos para alinearse con sus objetivos más amplios de productividad, sostenibilidad, rentabilidad y bienestar. Se trata de identificar formas de utilizar el espacio de forma más eficiente y adaptarlo a las necesidades actuales y futuras.
La gestión eficaz del espacio tiene en cuenta las necesidades de los empleados y clientes, así como los objetivos generales del negocio. Eso significa diseñar cuestiones como la distribución de las oficinas y la disposición del mobiliario para fomentar la colaboración entre los empleados. También implica optimizar el diseño de las zonas de ventas para mejorar la experiencia del cliente, o tomar decisiones sobre las instalaciones de almacenamiento, producción y fabricación con el fin de agilizar las actividades y maximizar la eficiencia energética. El objetivo es garantizar que cada metro cuadrado de espacio, ya sea en edificios de oficinas, espacios comerciales, almacenes o zonas de fabricación, sirva para algo.
La gestión del espacio repercute directamente en la productividad, la rentabilidad y la satisfacción del cliente y puede moldear la cultura de la empresa y los resultados empresariales. Una empresa podría, por ejemplo, rediseñar su sede para incluir más espacios colaborativos, lo que supondría un impulso para la innovación y el trabajo en equipo. Un minorista podría reorganizar la distribución de su tienda para mejorar el flujo de clientes y aumentar las ventas. Y una empresa manufacturera podría reorganizar su planta de producción para mejorar el flujo de trabajo y la seguridad, lo que redundaría en una mayor productividad y menos accidentes.
Un sistema eficaz de gestión del espacio puede reducir los costes asociados al alquiler, los servicios públicos y el mantenimiento. Y conforme el teletrabajo y el trabajo híbrido se generalizan, muchas empresas se replantean el uso del espacio y la forma de posibilitar unas condiciones de trabajo flexibles tanto dentro como fuera de las instalaciones.
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Optimizar los espacios físicos puede impactar significativamente en muchas áreas de la empresa, desde el ahorro financiero hasta los objetivos medioambientales, sociales y de gobierno corporativo (ESG). Los beneficios de la gestión del espacio incluyen:
Los gastos de espacio de oficinas y otras instalaciones constituyen una parte importante de los presupuestos de muchas empresas. Optimizar los espacios físicos ayuda a recortar el gasto inmobiliario y de servicios públicos innecesarios y permite ahorrar costes. Un enfoque estratégico de la gestión del espacio, por ejemplo, permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre inversiones inmobiliarias, arrendamientos, adquisiciones y mucho más. En una economía robusta, las empresas podrían ampliar su espacio inmobiliario o de oficinas, mientras que en una recesión, podrían consolidar o reorganizar los espacios en aras de la eficiencia. Las organizaciones también pueden reasignar espacios que no estén utilizando para un uso más apropiado o incluso plantear argumentos a favor o en contra de la necesidad de una ampliación. Y aplicando prácticas de gestión del espacio eficientes desde el punto de vista energético, las empresas pueden reducir significativamente sus facturas de servicios públicos.
Un espacio de trabajo mal diseñado puede reducir la productividad de los empleados, desanimarles y aumentar el estrés y los problemas de salud. Por otra parte, espacios de trabajo bien diseñados favorecen la satisfacción de los empleados, aumentan el rendimiento general y fomentan una cultura empresarial positiva. Las empresas pueden asegurarse de que los empleados disponen de lo necesario para desempeñar sus funciones correctamente y de forma segura con una distribución óptima de las oficinas. Esto implica garantizar unas condiciones saludables (mediante una iluminación, un control de la temperatura y una ventilación adecuados) y proporcionar los servicios necesarios.
Además, una eficaz gestión de instalaciones garantiza que todos los equipos y sistemas funcionen de forma óptima, reduciendo el tiempo de inactividad y la frustración entre los empleados. Esto puede disminuir significativamente el absentismo y aumentar la retención de los empleados.
Tras la pandemia, el cambio hacia modelos de trabajo híbridos y el teletrabajo ha puesto de relieve la importancia de una gestión flexible del lugar de trabajo. La gestión estratégica del espacio permite a las empresas adaptar sus espacios físicos para dar cabida a estos nuevos estilos de trabajo y construir un lugar de trabajo verdaderamente híbrido. Las empresas pueden, por ejemplo, reconvertir los espacios de oficina tradicionales en áreas de colaboración o zonas tranquilas y así atender a las distintas preferencias de trabajo. Tomar decisiones acertadas en materia de gestión del espacio significa garantizar que los empleados tengan acceso a los recursos y tecnologías clave, ya sea en persona o virtualmente. En términos de espacios físicos, la gestión estratégica podría incluir escritorios rotatorios o flexibles, espacios silenciosos o tranquilos que favorezcan la concentración y espacios creativos que fomenten la colaboración, la interacción y la lluvia de ideas en entornos informales.
Las estrategias de gestión del espacio pueden influir en ayudar a las empresas a alcanzar los objetivos de sostenibilidad. Al optimizar el uso del espacio, las empresas utilizan sólo los recursos que realmente necesitan, lo que puede minimizar su huella de carbono. Una mejor gestión de las instalaciones puede ayudar a instituir prácticas de eficiencia energética. El uso de iluminación LED, la instalación de electrodomésticos de bajo consumo y la utilización de nuevas tecnologías son ejemplos de cómo se puede reducir el impacto medioambiental de una empresa. La gestión del espacio también puede incluir consideraciones como la gestión de residuos y las prácticas de reciclaje y otras formas de promover prácticas empresariales sostenibles.
La gestión del espacio no consiste sólo en aprovechar al máximo el espacio físico disponible. Implica un planteamiento estratégico que tiene en cuenta diversos factores. Depende de:
- Comprender los objetivos del negocio: Se requiere una visión clara de la misión, los valores y las metas de la empresa para diseñar espacios al servicio del negocio. Determinar la distribución del espacio en función de las prioridades y la cultura de la empresa permite asegurarse de que los espacios se utilizan de forma óptima.
- Comprender la experiencia de los empleados: saber qué tipo de espacio necesitan los miembros del equipo para desempeñar bien su trabajo sirve de orientación para la gestión del espacio. Esto incluye la creación de espacios de trabajo con una iluminación y ventilación adecuadas, mobiliario ergonómico, así como el diseño de espacios que se adapten a los diferentes estilos y preferencias.
- Comprender el comportamiento del cliente: Las visitas o patrocinadores de un negocio pueden tener necesidades diferentes a las de quienes trabajan en él. Los espacios también pueden diseñarse para garantizar una experiencia del cliente positiva.
- Comprender el espacio en sí: un inventario del espacio físico y una visión global del espacio disponible, de su utilización y de las posibilidades de ampliación o modificación para mejorar la experiencia en el lugar de trabajo son fundamentales para adoptar decisiones en materia de gestión del espacio.
Las principales consideraciones al formular una estrategia de gestión del espacio pueden incluir:
Los espacios bien planificados pueden reducir las limitaciones del inmueble y favorecer la productividad. Una estrategia de gestión del espacio considerará la manera de aprovechar al máximo el espacio disponible gracias a la utilización de mobiliario multifuncional, la creación de espacios abiertos y el aprovechamiento del espacio vertical. También puede suponer tener en cuenta el tráfico, las necesidades de almacenamiento y los patrones de presencialidad, así como la necesidad de contar con espacios compartidos como salas de reuniones o zonas de colaboración.
La gestión del espacio garantiza que los empleados tengan el entorno físico que necesitan para trabajar de forma eficaz. Contar con un mobiliario práctico, puestos de trabajo ergonómicos y acceso fácil a las herramientas puede contribuir a la concentración en las tareas, mientras que una iluminación y una acústica bien diseñadas ayudarán a limitar las distracciones. Equilibrar la funcionalidad y la estética puede ayudar a crear un entorno acogedor que refleje la cultura de la empresa.
Como ya se ha mencionado, la gestión del espacio puede ayudar a las empresas que buscan mejora sostenibilidad en general. El uso inteligente del espacio puede contribuir a reducir la huella de carbono, mejorar la eficiencia energética y apoyar prácticas ecológicas como el reciclaje y el uso de energía alternativa.
Las nuevas tecnologías están mejorando las capacidades de las empresas para gestionar su espacio y guiar la toma de decisiones sobre su mejor uso. Herramientas como los sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo (IWMS, por siglas en inglés), inteligencia artificial (IA), machine learning (ML) y sensores del Internet de las cosas (IoT) pueden desempeñar funciones importantes.
Las soluciones de software desempeñan un papel fundamental en la gestión del espacio. Herramientas como los sistemas de gestión de instalaciones asistidas por ordenador (CAFM) permiten a las empresas visualizar el espacio físico y los activos de forma digital. El software de planificación de espacios proporciona planos y diseños detallados, lo que permite a las empresas planificar y gestionar espacios de manera eficaz. Y el software de gestión de espacios puede incorporar funcionalidades como el seguimiento de la ocupación, la gestión de los programas de mantenimiento y el suministro de actualizaciones en tiempo real sobre la utilización del espacio..
Un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo (IWMS) es una plataforma de software que consolida todas las áreas de la gestión inmobiliaria y de instalaciones en una sola plataforma. Capta y responde a cuestiones como el coste de las operaciones, el consumo de energía, la gestión del mantenimiento, los planos de planta y otros datos relevantes. Como herramienta, un IWMS permite a los gestores de instalaciones y espacios elaborar informes de utilización y utilizar la planificación de escenarios para la futura asignación de espacios. Estos datos pueden ayudar a las organizaciones a reducir gastos, adaptarse a las demandas cambiantes de los ocupantes, tomar decisiones informadas sobre los espacios de trabajo y cumplir con los objetivos de sostenibilidad.
Los sensores del Internet de las Cosas (IoT) pueden proporcionar datos en tiempo real sobre la utilización del espacio gracias a la monitorización de aspectos como los niveles de ocupación, la temperatura y el uso de la energía. Estos datos pueden proporcionar conocimientos sobre cómo se utilizan los espacios e identificar áreas de mejora. Si, por ejemplo, los sensores indican que determinadas zonas están constantemente infrautilizadas, las empresas pueden reconvertir estos espacios para otros usos. O si los datos sugieren un hacinamiento, las zonas pueden ampliarse o reestructurarse para dar cabida a más personas.
Los sistemas de reserva de salas permiten a los empleados reservar salas de reuniones, hot desks o espacios de trabajo de forma digital, eliminando la necesidad de realizar una planificación manual. La reserva de salas permite organizar mejor los recursos existentes y gestionar eficazmente el espacio de oficina. Además, las organizaciones pueden evaluar los datos de utilización de las plataformas de reserva como base para futuras decisiones de gestión del espacio. Por ejemplo, si se necesitan más salas de conferencias o si los empleados híbridos están haciendo uso de las opciones de reserva de escritorios.
Tecnologías emergentes como la IA y el ML también prestan asistencia a la gestión del espacio. Estas tecnologías pueden analizar grandes cantidades de datos de varias fuentes para identificar patrones y tendencias. Por ejemplo, la IA puede predecir las necesidades futuras de espacio basándose en datos históricos, lo que permite a las empresas planificar con antelación y evitar gastos innecesarios. Del mismo modo, los algoritmos de ML (aprendizaje automático) pueden optimizar los diseños de los espacios para mejorar la productividad y la satisfacción de los empleados. También se pueden utilizar la realidad virtual (VR) y la realidad aumentada (AR) para crear modelos virtuales de espacios. Esto permite a las empresas experimentar con diferentes distribuciones sin tener que reorganizar físicamente sus espacios. Estas herramientas de gestión del espacio basadas en datos no sólo ahorran tiempo y esfuerzo al permitir a los empleados automatizar tareas, sino que también permiten una planificación del espacio más creativa y eficaz y una mejor gestión de activos.
Idear soluciones de gestión del espacio suele corresponder a los responsables de las instalaciones o a los directores de operaciones. Sin embargo, un plan integral de gestión del espacio es un esfuerzo multidisciplinar que implica a los departamentos de recursos humanos, informática y finanzas. Recopilar y evaluar datos y métricas sobre el espacio, tomar decisiones sobre inversiones inmobiliarias y gestión de la propiedad, y crear un entorno de trabajo seguro y eficiente es una labor que puede abarcar muchas funciones dentro de una empresa. Aunque fomentar el cambio en la estrategia general del lugar de trabajo puede recaer en los equipos directivos y en el liderazgo del equipo directivo.
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