Las soluciones de software desempeñan un papel fundamental en la gestión del espacio. Herramientas como los sistemas de gestión de instalaciones asistidas por ordenador (CAFM) permiten a las empresas visualizar el espacio físico y los activos de forma digital. El software de planificación de espacios proporciona planos y diseños detallados, lo que permite a las empresas planificar y gestionar espacios de manera eficaz. Y el software de gestión de espacios puede incorporar funcionalidades como el seguimiento de la ocupación, la gestión de los programas de mantenimiento y el suministro de actualizaciones en tiempo real sobre la utilización del espacio..
Un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo (IWMS) es una plataforma de software que consolida todas las áreas de la gestión inmobiliaria y de instalaciones en una sola plataforma. Capta y responde a cuestiones como el coste de las operaciones, el consumo de energía, la gestión del mantenimiento, los planos de planta y otros datos relevantes. Como herramienta, un IWMS permite a los gestores de instalaciones y espacios elaborar informes de utilización y utilizar la planificación de escenarios para la futura asignación de espacios. Estos datos pueden ayudar a las organizaciones a reducir gastos, adaptarse a las demandas cambiantes de los ocupantes, tomar decisiones informadas sobre los espacios de trabajo y cumplir con los objetivos de sostenibilidad.