Publicado: 8 de marzo de 2024
Colaboradores: Alice Gomstyn, Alexandra Jonker
Una oficina inteligente es un espacio para oficinas equipado con tecnologías innovadoras para el lugar de trabajo que mejoran la experiencia de los empleados, impulsan la productividad, reducen los costes y aumentan la eficiencia energética.
Las tecnologías clave que impulsan las oficinas inteligentes incluyen la automatización, el Internet de las cosas y los sistemas de gestión integrada del lugar de trabajo. La iluminación inteligente, los termostatos inteligentes, las salas de conferencias inteligentes y los escritorios inteligentes también se encuentran habitualmente en este tipo de espacios.
En esta publicación, nos proponemos ofrecerle directrices que contribuyan a su estrategia de elaboración de informes ESG.
Dos grandes tendencias están animando a los líderes empresariales a empezar a implementar tecnologías de oficina inteligente:
El auge de las tecnologías inteligentes: las tecnologías inteligentes nacieron a partir de varios avances tecnológicos, como la comercialización de Internet en la década de 1990, la aparición de objetos "inteligentes" como los televisores conectados a Internet en la década de 2000, el crecimiento de las redes móviles y la evolución del análisis de datos.1 Hoy en día, las tecnologías inteligentes equipadas con capacidades de recopilación de datos y conectividad se implementan cada vez más para mejorar la sostenibilidad y las experiencias de los usuarios en diversos entornos, como ciudades, granjas y hogares. Los entornos de oficina no son una excepción, y se prevé que el mercado mundial de oficinas inteligentes alcance los 122 600 millones de dólares en 2032.2
Aumento del trabajo a distancia e híbrido: el aumento del teletrabajo durante la pandemia de COVID-19 (y el auge de los lugares de trabajo híbridos desde entonces) ha dado lugar a plantillas más distribuidas que nunca. Esto está impulsando la demanda de tecnologías de oficina inteligente que faciliten la colaboración entre los trabajadores a distancia y los miembros de su equipo en la oficina .
Las empresas que adoptan soluciones de oficina inteligente pueden obtener numerosos beneficios.
Las tecnologías de oficina inteligente pueden ayudar a las empresas a identificar cuándo sus espacios están infrautilizados, permitiéndoles determinar cuándo y cómo reconfigurar la distribución de sus oficinas, reducir su huella inmobiliaria y ahorrar dinero en alquileres y/o costes de mantenimiento. En caso de que los espacios de oficina se reduzcan debido a acuerdos de trabajo híbridos o a un cambio que implique más trabajadores a distancia, las herramientas de gestión de oficinas inteligentes pueden ayudar a facilitar las prácticas de uso compartido del espacio, como el "hot desking" (sistema en el cual los empleados dejan de tener un escritorio o lugar fijo de trabajo). Las soluciones de oficina inteligente también pueden incluir herramientas para mejorar la eficiencia energética, lo que puede reducir las facturas de electricidad.
La mejora de la eficiencia energética también ayuda a las empresas a reducir su huella de carbono. Se trata de un beneficio clave para las empresas centradas en alcanzar los objetivos ESG y satisfacer a las partes interesadas preocupadas por el medio ambiente.
Las soluciones de oficina inteligente hacen posible la personalización de las condiciones ambientales interiores, lo que, según las investigaciones, puede contribuir a mejorar el bienestar de los empleados.3 Esto, a su vez, puede aumentar la productividad y la retención de los mismos.
A medida que los ciberataques acosan cada vez más a las empresas, las oficinas inteligentes pueden incluir diversas tecnologías para respaldar el control de acceso y reducir la probabilidad de que la seguridad de los datos se vea comprometida.
Mientras la innovación sigue dando forma al futuro del trabajo, las oficinas inteligentes actuales suelen contar con estas tecnologías:
El Internet de las cosas es una red de dispositivos físicos, vehículos, electrodomésticos y otros objetos que llevan incorporados sensores, software y conectividad de red. Estas características integradas permiten a los objetos recopilar datos. En el caso de las oficinas inteligentes, los sensores captan datos en tiempo real sobre la ocupación, los patrones de uso de la oficina, el tráfico peatonal, la temperatura, las condiciones de iluminación y otros datos para fundamentar las decisiones sobre la implementación óptima de los recursos dentro de la oficina.
Los sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo ayudan a los líderes empresariales y a los gestores de las instalaciones a optimizar los bienes inmuebles y los espacios de trabajo de la empresa. En los IWMS de vanguardia, los datos recopilados por los sensores del IoT y los dispositivos inteligentes se analizan mediante inteligencia artificial (IA) para proporcionar conocimientos sobre la gestión estratégica del espacio. Los IWMS también pueden capacitar a los empleados cuando se utilizan para crear aplicaciones móviles personalizadas. Los empleados pueden utilizar estas aplicaciones para hacer cosas como reservar escritorios o lugares de trabajo (también conocido como "desk booking") o hacer solicitudes de mantenimiento con unos pocos toques en sus smartphones en lugar de gastar tiempo haciendo llamadas telefónicas.
Las salas de conferencias y de reuniones inteligentes suelen estar equipadas con características como capacidades de videoconferencia y pizarras interactivas. Estas características mezclan entornos de trabajo físicos y virtuales, lo que ayuda a a los empleados in situ y a distancia a trabajar juntos de manera más inteligente.
Los sistemas de iluminación inteligente pueden calcular la cantidad de luz natural de una oficina y ajustar la iluminación a lo largo de la jornada laboral según sea necesario. Esto ayuda a proporcionar el equilibrio adecuado de luz natural y artificial, para que los empleados tengan la visibilidad que necesitan para realizar su trabajo. Los sistemas de iluminación inteligente también pueden encender y apagar automáticamente las luces en función de si una habitación o espacio está ocupado, lo que reduce el consumo de electricidad.
Los termostatos y los sistemas de climatización inteligentes pueden ajustar automáticamente el caudal de aire, la calefacción y la refrigeración, así como los niveles de dióxido de carbono y humedad, en respuesta a la ocupación en toda la oficina y a las condiciones interiores detectadas por los sensores del IoT . Estos ajustes dinámicos en tiempo real pueden mejorar el confort de los empleados y reducir el consumo de energía.
La automatización es el uso de la tecnología para ejecutar tareas con una mínima intervención humana. En las oficinas inteligentes , la automatización impulsa los ajustes instantáneos que realizan los sistemas de iluminación y los termostatos inteligentes.
Los escritorios conectados a sistemas de reserva se denominan a veces escritorios inteligentes. El término también se utiliza para referirse a los escritorios motorizados que pueden ajustarse fácilmente a las preferencias de altura de un empleado, lo que los convierte en un complemento útil para las oficinas con espacios de trabajo compartidos.
A través de los sistemas de control inteligente de accesos , se utilizan tecnologías como la biométrica (que abarca desde el escaneado de huellas dactilares hasta el reconocimiento facial) y la autenticación multifactor para gestionar las visitas y evitar el acceso no autorizado a los datos. Estos sistemas también pueden identificar actividades sospechosas, como cuando una persona no autorizada intenta entrar en una oficina.4
Las tecnologías de oficina inteligente se utilizan en todo el mundo y tanto en el sector público como en el privado.
- Teradyne, una empresa de fabricación de equipos de prueba de Massachusetts, utilizó IWMS para medir el uso de sus oficinas, comprimir su huella inmobiliaria en consecuencia e implementar nuevas estrategias de gestión del espacio en el lugar de trabajo.
- En Victoria, Australia, los responsables de las instalaciones del Royal Melbourne Hospital utilizaron una plataforma digital de gestión de tareas, a la que pueden acceder a través de sus dispositivos móviles, para responder a 600 tipos diferentes de solicitudes de servicio. La plataforma impulsada por IWMS ha ayudado a reducir los tiempos de respuesta y a disminuir los residuos asociados a los antiguos procesos en papel.
- La instalación de tecnologías inteligentes en sus edificios ayudó a la Administración de Servicios Generales de EE. UU. a reducir las emisiones anuales de gases de efecto invernadero en un 51 % desde los niveles de 2008.5
- Durante la pandemia del COVID-19, IBM Global Real Estate utilizó IWMS para analizar el uso del espacio y habilitar experiencias de lugar de trabajo más seguras para los empleados en 370 ubicaciones.
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Las estructuras inteligentes y conectadas permiten interactuar con los ocupantes de nuevas formas.
Una ciudad inteligente es una zona urbana en la que la tecnología y la recopilación de datos contribuyen a mejorar la calidad de vida, así como la sostenibilidad y el funcionamiento eficiente de la ciudad.
Notas a pie de página
1“The Digital Revolution: Internet of Things, 5G and Beyond” (enlace externo a ibm.com), Communications of the Association for Information Systems, mayo de 2016
2”Smart Office Market Report by Component (Hardware, Software, Service), Office Type (Retrofit, New Construction), Technology (Wireless Technology, Wired Technology), and Region 2024-2032” (enlace externo a ibm.com), IMARC Group, 2023
3”Smart offices: A productivity and well-being perspective” (enlace externo a ibm.com), International Journal of Information Management, volumen 51, abril de 2020
4”The importance of access control in modern offices” (el enlace es externo a ibm.com), SecurityInfoWatch.com, 19 de octubre de 2023
5“First Look: Federal buildings agency cuts emissions 51% since 2008” (enlace externo a ibm.com), Axios, 21 de abril de 2023